Addetto alla segreteria e comunicazione

Finalità del ruolo e ambiti di attivitàL’addetto alla Segreteria e Comunicazione, in staff al Direttore Operativo, è la figura di riferimento per l’accoglienza presso la sede legale e svolge attività di supporto amministrativo alla direzione e alla struttura. Supporta i processi di comunicazione (interna ed esterna) garantendone l’efficacia, in linea con l’identità e la visione della società, coordina l’organizzazione degli eventi aziendali e la partecipazione dell’azienda ad eventi pubblici.La figura da selezionare si occuperà in particolare di:Attività di Segreteria:Gestione del centralino e di tutte le attività inerenti al servizio di accoglienza presso la sede legale, coordinando anche l’approvvigionamento delle forniture essenziali per assicurare disponibilità, puntualità ed esaustività delle risorse necessarie al servizio;Gestione del protocollo con registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita;Gestione documentale della società (Archiviazione di atti e corrispondenza, anche utilizzando il sistema ARXIVAR in dotazione all’azienda; gestione del servizio fotocopie, scannerizzazione, rispetto di norme privacy e memorizzazione conforme);Gestione della posta elettronicaOrganizzazione di appuntamenti e gestione dell’agenda.Attività di supporto amministrativo alla direzione e alla struttura:Predisposizione e trasmissione ordini;Redazione documenti e corrispondenza secondo schemi/modelli;Organizzazione trasferte;Archiviazione dei certificati di idoneità lavorativa del personale dipendente e organizzazione analisi e visite mediche del personale.Attività di comunicazioneSupporto alla società esterna che si occupa di Comunicazione: trasmissione di brief, materiali, dati tecnici e altra documentazione necessaria; coordinamento di tempi e modalità di realizzazione delle attività, supervisione dei contenuti proposti dall’agenzia di comunicazione (es. comunicati stampa, grafiche, post social) per verificare la coerenza con l’identità e le esigenze aziendali; raccolta feedback interni e comunicazione alla società esterna per eventuali modifiche o miglioramenti; il tutto riportando direttamente al Presidente del Cda e al Direttore Operativo per le decisioni di competenza;Organizzazione della logistica di eventi pubblici, incontri con la cittadinanza, giornate ecologiche, attività scolastiche, coordinamento dei fornitori coinvolti (tipografie, service audio-video, allestimenti);Organizzazione di eventi aziendali e coordinamento delle attività inerenti alla partecipazione dell’azienda a eventi come Fiere e convegni;Cura dell’aggiornamento del sito aziendale e dei canali aziendali in generale, se non gestiti direttamente dall’agenzia.Competenze tecniche richiesteConoscenza del funzionamento dei sistemi di archiviazione documentale, dei sistemi di firma digitale e di posta elettronica certificata.Utilizzo di social/strumenti digitali e competenze informatiche inerenti al ruolo.Conoscenza di una o più lingue straniere.Conoscenze in materia di comunicazione.RequisitiLaurea in Scienze della Comunicazione (o simili) o diploma di scuola media superiore con esperienza specifica nel ruoloComunicazione efficaceRiservatezza ed integritàPrecisione e orientamento al dettaglioProattività e problem solvingPianificazione e gestione delle prioritàCandidature aperte fino al 17 novembre