Administrative Assistant

Ubicación: RemotoHorario: Lunes a Viernes, 7:00 AM a 5:00 PM Hora Central (CT)Resumen del Puesto:Estamos buscando un Asistente Ejecutivo bilingüe (español), altamente organizado y proactivo, para brindar soporte operativo y administrativo esencial a nuestros líderes, John y Chris.Este rol es crucial para mantener un flujo de trabajo eficiente, gestionar comunicaciones críticas con clientes y garantizar una coordinación perfecta en todos los proyectos.El candidato ideal debe tener 2-3 años de experiencia comprobada apoyando a ejecutivos en un entorno dinámico y de alto volumen. Debe ser experto en manejar información confidencial, priorizar tareas de forma autónoma y mantener una atención excepcional al detalle mientras trabaja de forma remota.Responsabilidades Clave:Gestión de Correo Electrónico y Comunicaciones:Revisar, clasificar y priorizar los correos electrónicos de los ejecutivos.Marcar emails urgentes y redactar respuestas profesionales y personalizadas para su revisión.Mantener una organización excepcional de las bandejas de entrada.Gestión y Preparación de Reuniones:Gestionar calendarios complejos para John y Chris.Preparar informes o agendas generados por IA para reuniones con clientes, asegurando que estén personalizados.Enviar cuestionarios y materiales a clientes con antelación.Configurar y coordinar reuniones internas y grupos de trabajo virtuales.Organizar la logística para reuniones presenciales ocasionales.Flujo de Trabajo y Documentación:Revisar grabaciones y transcripciones de reuniones para extraer y resumir puntos de acción clave.Asignar tareas en la herramienta de gestión de proyectos y hacer seguimiento para su cumplimiento.Preparar y actualizar hojas de trabajo y plantillas esenciales para clientes.Asignar documentos a los responsables y realizar recordatorios proactivos.Organización de Documentos y Datos:Organizar y mantener archivos compartidos en Google Drive, gestionando los permisos de acceso.Habilidades y Calificaciones Requeridas:Mínimo 2-3 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Asistente Virtual o en un rol de soporte administrativo similar.Capacidad comprobada para gestionar calendarios complejos y bandejas de entrada de alto volumen.Fuertes habilidades organizativas y atención obsesiva por los detalles.Experiencia con herramientas de reuniones virtuales (Zoom, Google Meet) y software de gestión de proyectos.Dominio de Google Workspace (Drive, Docs, Sheets).Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con capacidad para editar y personalizar contenido generado por IA.Persona confiable, proactiva y capaz de trabajar de forma independiente dentro del horario establecido.