Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Travailler au Cégep de LévisC’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.IDENTIFICATION DU POSTETitre d'emploi : Agent(e) de soutien administratif, classe principaleNuméro de référence : 1938Direction : Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)Service : Services aux entreprisesDÉTAILS DU POSTECatégorie d’emploi : Soutien administratifNom du supérieur immédiat : Marie-Lise MathieuLieu de travail : Cégep de Lévis, campus de Saint-Romuald : 970, de la Concorde, Lévis, Qc.Statut de l'emploi : Poste régulier à temps completHoraire de travail : lundi au vendredi, de 8 h 00 à 16 h 00Échelle salariale : Min : 25,86 $ Max : 31,65$Entrée en fonction prévue : à déterminerAFFICHAGEDébut d'affichage : 2025-11-04Fin d'affichage : 2025-11-17, 23 h 59Description Du PosteSous la responsabilité de la coordonnatrice à la Direction de la formation continue et des services aux entreprises, la personne titulaire du poste d’agent.e de soutien administratif classe principale contribue principalement à la gestion des opérations en lien avec le secteur des activités de formation non créditées, des tests d’évaluation du français (TEF) et des services aux entreprises. Elle est responsable de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, organisation des activités, suivi budgétaire, compilation de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ces activités. De plus, elle apportera un soutien administratif aux autres secteurs de la DFCSE, principalement au niveau de l’organisation d’activités et d’événements en lien avec ses responsabilités.NATURE DU TRAVAILLe rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.Description Détaillée De La TâcheLa personne titulaire de ce poste, dans les limites de ses responsabilités, peut être appelée à :Coordonner des travaux administratifs Assurer l’organisation de toutes les activités non créditées, à distance et en présence, incluant les activités de perfectionnement (AP), les formations sur mesure (SAE), les certifications collégiales (CC), M3i-Supervision et le test d’évaluation du français (TEF) :Organiser toutes les formations non créditées SAE, AP, CC et M3i-Supervision, incluant feuilles de présence, attestations, etc. Gérer les séances TEF, incluant l’accueil, le support aux participants et aux instructeurs, la facturation et le suivi administratif avec le partenairePlanifier le calendrier des activités de perfectionnements, incluant la demande de création de postes budgétaires, la modification des taux RH-RM, etc. Procéder à l’intégration des AP dans MIA et sur le site web DFCSEMaintenir à jour le calendrier d’occupation Outlook AP, SAE, CC et M3i-Supervision, incluant l’utilisation de comptes ZOOM générique et SplashtopRéserver des locaux dans ClaraGérer les comptes ZOOM et Splashtop_entreprise Gérer le compte Moodle entrepriseFaire les impressions de notes de cours dans Repro VEGérer les Planners des AP, SAE, CC et M3i-SupervisionGérer le CRM ZOHOTravailler en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques et la coordonnatrice Coordonner les suivis entre les formateurs, les conseillers pédagogiques, les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires en lien avec la logistique de toutes les activités du SAE:Comprendre et gérer le suivi des subventions avec les partenairesPréparer les offres de services pour Services QuébecAssurer le suivi des annulations, confirmations, reports avec les participants, les formateurs et les partenairesPréparer les contrats des formateurs dans Clara, et en faire le suivi avec euxGérer les communications avec les formateurs, les participants, les entreprises et les partenairesAssurer les suivis logistiques avec les formateurs, les participants, les entreprises et les partenairesAssurer un soutien administratif au processus d’inscription des participants aux activités de perfectionnement non créditées, aux certifications collégiales, à M3i-Superivsion et au TEF :Assurer un excellent service à la clientèleProcéder aux inscriptions dans MIA, paiements, reçus, encaissements, remboursements dans CLARAFaire le suivi des inscriptions AP dans MIA, en respectant les balises des partenairesEffectuer la relance des personnes en listes d’attentes selon les activitésRépondre aux demandes d’informations pour les différentes activitésAgir à titre de répondant(e) des différentes activités sous sa responsabilité en matière de gestion des documents et effectuer les opérations qui en découlent. Faire l’archivage des activités non créditées Gestion les communications internes et externesGérer toutes les communications (courriels, téléphones, etc.) avec les formateurs, les participants, les entreprises et les organismes subventionneursGérer les boites génériques dfc-sae et dfcProduire un rapport détaillé hebdomadaire de l’état des inscriptions et faire suivre, avec commentaires, aux divers partenairesFaire la mise à jour du site webAssurer le suivi des séances TEF avec le partenaire externe (horaire, facturation, envoi des données avec iPad, etc.)Compléter l’Impact pub selon les activités pour la direction des communications Produire, en collaboration avec les personnes concernées, divers documents dont la qualité de présentation requise nécessite une mise en page avancée telle que des notes de cours, des rapports, etc. Collaborer aux activités de promotionSuivis budgétaires et opérations financièresEffectuer les demandes d’achat pour toutes les activités non créditées et les acheminer pour approbation, selon la procédure en coursEffectuer la facturation pour toutes les activités non créditées et les locations de locauxEnvoyer les factures en incluant les pièces justificatives : liste de présences, attestations, formulaires d’appréciation, tableaux de suivi, etc. Assurer le suivi budgétaire des activités non créditées, en collaboration avec les CP et la coordonnatriceParticiper au processus d’écritures comptables et à la mise à jour de l’outil de suivi Excel « projet-cours »Classer les pièces justificatives aux bons endroitsAssurer le suivi des comptes payables avec les clientsTâches connexes Travailler étroitement avec les CP et la coordonnatrice afin d’assurer un excellent service à la clientèle aux formateurs, aux participants, aux entreprises et aux partenairesTraiter et acheminer le courrier interne et externe aux personnes concernéesRédiger et maintenir à jour toutes les procédures relatives aux activités du secteur non créditéRecueillir les informations nécessaires pour certains dossiers particuliers ou pour transmettre des avis ou messages aux formateurs, aux participants, aux entreprises et aux partenairesCollaborer à l’organisation d’activités spéciales : tournoi de golf, colloques, etc. Faire l’accueil des participants, en collaboration avec les conseillers pédagogiquesFaire l’accueil du campus de Saint-RomualdToute autre tâche connexeQualifications RequisesDétenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.CONDITIONS EXIGÉES PAR LE COLLÈGESatisfaire à la norme linguistique établie par le CollègeMaîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel)Être autonome dans la réalisation de ses tâchesConnaissances de base en comptabilitéAptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés et applications tels que les applications Skytech dont CLARA et MIA, ainsi que ZOOM, ZOHO, etc. Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de patience et de diplomatieAvoir le sens de l’organisation, de la planification et des responsabilitésFacilité à communiquer et capacité à travailler en équipeCapacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciersHabileté à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointeSouci de la qualité du service à la clientèleTests requis : FrançaisLogiciels Word et ExcelREMARQUESPour ce poste, le travail en mode hybride est possible, selon des modalités à convenir avec la gestionnaire.Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.