Asistente de Operaciones

VenezuelaAsistente de OperacionesOrganizationInternational Rescue CommitteePosted 10 Nov 2025 Closing date 31 Dec 2025Descripción general del trabajo: Este cargo tiene como objetivo asegurar que las políticas y procedimientos de operaciones y cadena de suministros se adapten adecuadamente al contexto operativo de la organización. Asimismo, será responsable de capacitar al personal/consultores y socios locales para facilitar la implementación efectiva de los procesos de Operaciones y/o Cadena de Suministro.El Asistente de Operaciones, bajo la supervisión de la Gerencia de Campo, gestionará las solicitudes de compra, verificará ofertas y dará seguimiento a las entregas relacionadas con la oficina. Además, contribuirá al fortalecimiento de capacidades de los socios en la gestión de sus operaciones diarias, promoviendo la mejora continua de sus políticas y la adopción de buenas prácticas.Todas las funciones desempeñadas en apoyo al programa del CIR-Venezuela deberán ejecutarse con el más alto nivel de discreción, respetando estrictamente los protocolos de seguridad para proteger al personal, a las organizaciones aliadas y a los beneficiariosResponsabilidades PrincipalesCadena de Suministro y LogísticaEjecutar los procesos de adquisiciones de acuerdo con el umbral y método de compra desde la solicitud de cotización hasta la recepción de bienes y servicios, incluyendo el envió al área financiera para la solicitud de pago.Elaborar la evaluación de mercado de proveedores, divididos por categorías de adquisiciones requeridas por el equipo programáticos y/o de operaciones (RRHH, ALIANZAS, FINANZAS, SUPPLY CHAIN, SEGURIDAD).Solicitar la creación de Vendor.Gestionar la requisición en INTEGRA a nivel nacional.Garantizar que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros (copias electrónicas e impresas) estén debidamente archivados, organizados y actualizados.Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal de CIR/VE.Actualizar a los solicitantes sobre el estado de su solicitud de compras.Desarrollar, adaptar o construir procedimientos efectivos, funcionales y de menor riesgo.Cualquier otra función relacionada con el rol asignada por el supervisor para lograr los objetivos del rol.Responsabilidades AdministrativasGestionar contratos con proveedores de servicios o productos.Gestionar la logística y administrativa de eventos programáticos y/o de operaciones.Responsable de toda la gestión de documentos y archivo CIR/VE.Gestión de la Guest House y oficinas de CIR/VE en Maracaibo relacionada: Servicios Generales, mantenimiento, reparaciones y mobiliario.Gestión y control del inventario de activos-propiedades y No Stock de Zulia y Falcon.Gestión de la compra, relación mensual y diligenciamiento del Dynad de la compra de boletos aéreos y hospedaje.Facilitar los mecanismos necesarios para la solicitud de parte del equipo de programas y operaciones de servicio de transporte.Archivar y organizar adecuadamente toda la documentación física y digital relacionada con la cadena de suministro.Apoyar al área de Operaciones.Acompañamiento a Socios y Equipos InternosRealizar transferencia de conocimiento, planes de apoyo, gestión del desempeño de la asociación de cadena de suministro entre el CIR-VE y sus socios.Hacer seguimiento de las adquisiciones.Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios, inventarios de acuerdo con las políticas y procedimientos del CIR-VE.Coordinación InterdepartmentalColaborar con finanzas, administración y programas para apoyar al logro de objetivos, integrar controles internos, garantizar pagos oportunos a proveedores, mantener documentación completa y auditable.Herramientas y ProcedimientosEjecutar todos los procesos de adquisición mediante el ERP que CIR-VE designe.Identificar, documentar y comunicar desviaciones del proceso de adquisición según los mecanismos establecidos.Desarrollar, adaptar o implementar procedimientos operativos efectivos y de bajo riesgo.Otras FuncionesCumplir con cualquier otra tarea asignada por el supervisor para alcanzar los objetivos del rol.EntregablesInformes o relación de tickets cerrados por atención de soporte técnico a nivel nacional.Plan de capacitación y ejecución de este, para el staff a nivel nacional, actualizado cada 3 meses, enfocado en: SOP de flota, Políticas de viaje (solicitud de vuelos), gestión de eventos, ingresos, salidas y/o reingresos del almacén y cualquier tema de interés para el área de operaciones.Documentación actualizada del inventario de activos, propiedades y No Stock.Consolidado del estatus de los contratos mensual.Estudio de mercado y lista de proveedores mensual.Informe del uso y consumo de los suministros de oficina dimensual.Informe del uso, costo eficiencia de la GH, compra de boletos y servicios de transporte por proveedores y/o flota interna, de manera trimestral.Gestión documental de los procesos actualizadas por mes, de acuerdo a las indicaciones dada por la organización.EducaciónRequisitos del trabajo:Licenciada/o en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.Experiencia y Habilidades Preferidas2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.Conocimiento básico de inglés oral y escrito.Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.Tener capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.Ser apasionada/o por el trabajo humanitario y tener un pensamiento positivo con una actitud de "poder hacer y trabajar en equipo".Ser confiable y flexible, autodidacta y trabajar bien bajo presión y con limitaciones de tiempo.Estar disponible para viajar a otras ciudades a nivel nacional de forma independiente cuando se te solicite.Ambiente de trabajo***:***Entorno de trabajo de oficina estándarAlgunos viajes nacionales según sea necesarioEstándares de conducta profesionalLos trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicableHow to applyhttps://theirc.wd1.myworkdayjobs.com/es/External_Careers/job/Maracaibo-Venezuela/Asistente-de-Operaciones_JR00000893Job detailsCountryVenezuela (Bolivarian Republic of)City Maracaibo SourceInternational Rescue CommitteeTypeJobCareer categoryLogistics/ProcurementYears of experience0-2 yearsThemeSafety and SecurityShare Share this on Facebook Share this on X Post this on LinkedIn