Assistant(e) Administratif et Financier

Titre: Assistant(e) Administratif et Financier Department: Country Programs - DRC Supervise par : Finance and Administration Manager Matrix Management: N/A Supervise les postes suivants : N/ALocalisation: Kinshasha, Democratic Republic of CongoRésumé du PosteL'Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) fournira un soutien technique, des conseils et une assistance en matière de finances et d'administration aux programmes paysagers du Congo afin de garantir le respect de toutes les exigences budgétaires et procédurales de l'AWF et des bailleurs de fonds.

En outre, le/la titulaire de ce poste apportera son soutien au Responsable Administratif et Financier dans la coordination et la gestion efficaces et efficientes de la logistique et des achats liés aux programmes paysagers afin de garantir un bon rapport qualité-prix. Le/la titulaire de ce poste rendra compte directement au Responsable Administratif et FinancierResponsabilités ClésRéceptionner le courrier quotidien, le trier par ordre de priorité et proposer les mesures appropriées. Tenir à jour un système de classement efficace permettant d'accéder facilement aux documents.

Tenir à jour une liste de contacts des ONG nationales et des partenaires. Assurer le suivi des contrats des consultants ou des prestataires de services. Gérer de manière adéquate et en temps opportun les stocks de fournitures de bureau et les inventaires. Coordonner la logistique des déplacements, y compris les visas, les réservations de vols et l'hébergement à l'hôtel pour le personnel et les visiteurs. Aider à l'organisation d'ateliers et de réunions à Kinshasa. Participer à des réunions, des ateliers, des conférences et rédiger des rapports si nécessaire.

Aider à la gestion de la petite caisse (PC) du bureau de Kinshasa, établir les rapports mensuels sur les transactions et envoyer le rapport de trésorerie de la petite caisse a son superviseurEnregistrer les dépenses mensuelles liées au fonctionnement des bureaux de la RDC conformément au système comptable de l'AWF (Serenics/Netsuite). Aider à la préparation des rapports récapitulatifs de la petite caisse (PC) de Kinshasa (USD/CDF) en prévision des demandes de fonds.

Aider à la finalisation des déclarations des différentes taxes mensuelles et annuelles (INSS, DGI, ONEM et INPP) et en assurer un classement adequat. Collecter (rassembler ou regrouper) et examiner les pièces justificatives en appui des rapports financiers du personnel et des partenaires. Enregistrer les actifs et le matériel des différents bureaux de l'AWF conformément à la politique, aux procédures, aux règlements et aux exigences des donateurs de l'AWF afin de permettre le suivi et la traçabilité du matériel fourni au personnel et aux partenaires.

Aider le supérieur hiérarchique à élaborer et à tenir à jour le programme d'utilisation des véhicules afin de garantir leur disponibilité en cas de besoin pour favoriser le covoiturage. Vérifier et contrôler l'enregistrement mensuel du kilométrage et saisir les données dans le système comptable de AWF. Apporter son aide lors des audits liés aux donateurs. Effectuer toute autre tâche pertinente à la demande du supérieur hiérarchique. Compétences Requises Licence en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire (de préférence dans une ONG internationale ou un environnement de travail dynamique). Intérêt et compréhension avérés des principales fonctions administratives, notamment la gestion des assurances, les contrats de location, les achats, l'administration et la logistique transfrontalière. Esprit proactif, solides capacités de résolution des problèmes et sens de l'organisation. Familiarité avec les relations avec les services gouvernementaux, les autorités fiscales et les services d'immigration. Excellent sens du service à la clientèle et excellentes compétences interpersonnelles.

Excellentes compétences en communication orale et écrite. Capacité à travailler avec un minimum de supervision et un sens de l'urgence, capacité d'apprentissage rapide/adaptation rapide et grande flexibilité. Excellentes aptitudes organisationnelles et capacités de coordination. Capacité à évaluer et à réagir de manière appropriée à des circonstances changeantes. Capacité à prêter attention aux détails et à respecter des délais stricts. Capacité à partager de manière proactive les informations nécessaires. Maîtrise de l'informatique – maîtrise de Microsoft Office. La maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise.

La connaissance du français constitue un atout. Date limite de candidature : 5 août 2025