Assistant (e) de Direction

Notre bureau de Paris recherche un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) pour assurer le soutien principal des Directeurs Régionaux (RMP) de l'UE dans un environnement axé sur le travail d'équipe et extrêmement dynamique.L'Assistant(e) de Direction agit en tant que point de contact clé et représentant(e) des RMP, facilite la pratique de communication ouverte de l'entreprise avec le personnel, les opérations, les clients et les partenaires commerciaux.Le/la candidat(e) idéal(e) doit s'épanouir dans un environnement rapide et sous haute pression où la clé du succès réside dans une communication intensive, une révision itérative rapide et de solides compétences organisationnelles. Le/la candidat(e) retenu(e) s'acclimatera rapidement à la culture de l'entreprise, s'adaptera et se familiarisera avec les différents dirigeants (personnes), ressources (outils) et autres réseaux de connaissances pour accomplir une grande variété de projets et de tâches.La capacité de jongler avec plusieurs échéances à court et long terme est indispensable et la priorisation continue est essentielle au succès quotidien de ce rôle. L'établissement de relations avec les clients et le personnel à tous les niveaux de l'organisation facilitera le succès de ce/cette candidat(e).Veuillez noter que ce poste n'est pas en télétravail. Nous avons hâte de travailler avec notre nouvel(le) Assistant(e) de Direction dans notre incroyable bureau de Paris.Le PosteGérer les arrangements de voyage d'affaires et les itinéraires - y compris la mise en place de réunions de plusieurs jours, la logistique, l'hébergement, les visas, le transport et les repasGestion complexe de calendriers à travers plusieurs fuseaux horaires, en collaboration avec les membres de l'équipe et les clients pour s'assurer que les réunions hautement complexes sont synchronisées entre toutes les parties et exécutées sans problèmePlanifier des réunions hautement confidentielles et gérer des documents et informations confidentielsSurveiller les communications, y compris les courriels, les appels et les invitations, et assurer une réponse rapideExaminer, prioriser et suivre la correspondance par courriel avec discrétion, y compris répondre en leur nom selon les directivesAccueillir les clientsCoordonner les retraites et ateliers au niveau du conseil d'administrationLiaison principale et point de contact pour les collaborateurs directs du RMPMaintenir les relations clients et tenir le CRM à jourRéserver des déjeuners et dîners (professionnels et privés)Organiser les réunions internes « All Staff », y compris la compilation de la présentation / l'organisation de l'équipement audiovisuel et des installationsRédiger et diffuser les communications régionalesServir de liaison entre les contacts/clients internes et externes de manière professionnelleOrganiser des événements externes (tables rondes clients)Soutenir la compilation et la préparation de rapports et présentations - niveau conseil d'administrationPréparer les supports pour les réunions clésMaintenir de bonnes relations de travail avec les Assistant(e)s de Direction internes et externesRépondre aux appels de manière professionnelleCollecter la documentation pour les notes de frais et les traiterRenouveler les adhésions professionnellesSoutenir l'équipe administrative - questions RH / Congés / Charge de travailTraiter les demandes et problèmes informatiquesCoordination des appels de conférence audio et vidéo via Teams et ZoomÊtre un(e) ambassadeur/ambassadrice de l'entreprise en tout tempsEffectuer toutes les autres tâches connexes nécessairesVos QualificationsFormation de niveau universitaire (Licence/Master)Expérience démontrable dans le soutien d'un cadre dirigeant au sein d'une entreprise internationale, une expérience dans le secteur serait un avantageCapacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique avec un fort sens de l'urgence et du professionnalismeExcellente attention aux détails et compétences supérieures en organisation et gestion du tempsCompétences supérieures en communication verbale et écriteExpérience et compétence dans l'interaction avec les cadres dirigeantsCapacité à anticiper les besoins et à opérer de manière proactiveSensibilité aux projets et informations confidentielsMaîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écritLogiciels RequisDoit être compétent(e) à expert(e) dans les logiciels suivants :Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPointAdobe Acrobat (pour manipuler, éditer, rogner, réduire la taille des fichiers PDF existants)Familiarité avec les bases de données (compréhension de base de la construction de bases de données, fonctionnalité de recherche, tenue de registres de base, l'expérience de Deltek Vision est un plus)À l'aise avec la technologie et compréhension des principaux canaux de médias sociauxLa Vie chez GenslerNous encourageons chaque personne chez Gensler à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages complets comprennent une assurance médicale et dentaire, des prêts pour titres de transport, une pension et des opportunités de bonus deux fois par an.Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise envers le développement professionnel, Gensler offre un remboursement pour certaines qualifications professionnelles et les renouvellements et frais d'examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours éligibles. Nous considérons nos programmes de développement professionnel comme des investissements stratégiques dans notre avenir.__________Our Paris office is seeking an experienced Executive Assistant to act as the primary support for the EU Regional Managing Principals in a team oriented, extremely fast paced environment. The Executive Assistant acts as the key point of contact and representative of the RMPs, facilitates the company’s practice of open-door communication with staff, operations, clients and business partners.The successful candidate must thrive in a fast-paced, high-pressure environment where the key to success is heavy communication, rapid iterative editing and strong organisational skills. The successful candidate will quickly acclimatise to the firm’s culture, adapt to and be familiar with the various leaders (people), resources (tools) and other knowledge networks to accomplish a wide variety of projects and tasks.The ability to juggle multiple short- and long-term deadlines is a must and continual prioritisation is critical to the day-to-day success of this role. Building relationships with clients and staff at all levels of the organisation will facilitate the success of this candidate.Please note, this role is not remote. We look forward to working with our new EA in our incredible Paris office.Your RoleManage business travel arrangements and itineraries - including multi-day meetings set ups, logistics, accommodation, visas, transportation and meals.Complex calendar management across time zones, working with team members and clinets to ensure highly complex meetings and synchronised across all parties and executed smoothlySchedule highly confidential meetings and manage confidential documents and informationMonitoring communications including emails, calls and invitations and ensuring a timely responseReview, prioritise, and track email correspondence with discretion, including responding on their behalf as directedMeet and greet clientsCoordinating board level retreats and workshopsPrimary liaison and point of contact for direct reports of RMPMaintaining client relationships and keeping the CRM updatedBooking lunches and dinners (business and private)Organise internal ‘All Staffs’ including collating the presentation/ organisation of AV equipment and facilitiesDraft and issue regional communicationsServe as a liaison between internal and external contacts/clients in a professional mannerOrganise external events (Client Round Table’s)Support with compiling and preparing reports and presentations – Board levelPreparing materials for key meetingsMaintain good working relationship with internal and external EAsFielding calls in a professional mannerCollect documentation for expense reports and processRenewing professional membershipsSupport the administration team – HR issues/ Holidays/ WorkloadDealing with IT requests and issuesCo-ordination of audio and video conferencing calls using Teams and ZoomAn ambassador for the company at all timePerform all other related duties as necessaryYour QualificationsDegree level education Demonstrable experience supporting an Executive within an international company, industry experience would be an advantageAbility to multitask in fast-paced environment with a strong sense of urgency and professionalismExcellent attention to detail and superior organisational and time management skillsSuperior verbal and written communication skillsExperience and skill in interacting with ExecutivesAbility to anticipate needs and operate proactivelySensitivity to confidential projects and informationFluent in French & EnglishSoftware RequiredMust be proficient to expert in the following software:Microsoft Word, Excel, Outlook & PowerPointAdobe Acrobat (to manipulate, edit, crop, reduce files size of existing PDF files)Database familiarity (basic understanding of database construction, search functionality, basic record keeping, Deltek Vision experience is a plus)Tech savvy with an understanding of primary social media channelsLife at Gensler We encourage every person at Gensler to lead a healthy and balanced life. Our comprehensive benefits include medical and dental insurance, season ticket loans, pension, and twice annual bonus opportunities.As part of the firm’s commitment to professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes. We view our professional development programmes as strategic investments in our future.