Assistenz der kaufmännischen Centrumsleitung (d/w/m)

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeu­tender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.Assistenz der kaufmännischen Centrumsleitung (d/w/m)FachgebietFrauenheilkunde und Geburtshilfe, Kinder- und Jugendmedizin Campus Charité Mitte; Campus Virchow-Klinikum, WeddingKennziffer: 5787 | Arbeitszeit: Vollzeit | Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 09.12.2025 | Entgeltgruppe: E7Arbeiten an der CharitéDas Centrum 17 für Frauen-, Kinder- und Jugendmedizin mit Perinatalzentrum und Humangenetik gliedert sich in 4 Fächerverbünde: Perinatalmedizin, Frauenheilkunde, Kinder- und Jugendmedizin sowie Humangenetik.Sie unterstützen die Kaufmännische Centrumsleitung des CC17 in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.AufgabenOrganisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat, insbesondere:Koordination und Management aller Sekretariatsaufgaben für die kaufmännische CentrumsleitungTerminvereinbarungen für die kaufmännische CentrumsleitungSchriftliche und mündliche Korrespondenz für die kaufmännische CentrumsleitungEigenverantwortliches Organisieren und Erstellen von SitzungsprotokollenBearbeitung des Posteingangs bzw. -ausgangsErstellung, Prüfung und Freigabe von Bestellvorgängen im klinikinternen BeschaffungssystemUnterstützung beim operativen Tagesgeschäft nach definierten und abgestimmten Regularien (Prüfung und Freigabe von Rechnungen, Aussonderungsanträgen, Nebentätigkeitsanträgen, Dienstreiseanträgen)Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Koordination der Zusammenarbeit mit DienstleisternVeranstaltungsplanung, Vor- und Nachbereitung von BesprechungenBewirtung, Koordination von BesuchenSelbstständige Betreuung von AuszubildendenUrlaubs- und Krankheitsvertretung im Lehrsekretariat der PädiatrieDie Möglichkeit der eigenverantwortlichen Projekttätigkeit in Bezug auf das dargestellte Aufgabengebiet besteht und ist erwünscht.ProfilAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Ausbildung als Sekretärin / Sekretär bzw. andere verwaltungsbezogene AusbildungBerufserfahrung in Assistenz-, Sekretariats- oder VerwaltungspositionenBeherrschen der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook inkl. MS Teams, PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit SAPSicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind wünschenswertSie überzeugen mit sehr guten Umgangsformen, Ihrem freundlichen Auftreten und einem hohen Bewusstsein für Verantwortung, Zuverlässigkeit, Diskretion und LoyalitätSie haben eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und OrganisationsfähigkeitSehr gutes kollegiales Verhalten im TeamGutes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe, eigenverantwortliches ArbeitenWir bietenEine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären TeamEine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem HandlungsspielraumInterkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und KollegenUmfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum StudiumVergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, SportFahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am CampusEine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche AltersvorsorgeSeit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen Informationen zur StelleEntgeltgruppe E7 gemäß TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation. Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard Die Bewerbungsfrist endet am: 09.12.2025 Kennziffer: 5787Important notePlease be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.LNKD1_DE