Assistenz (m/w/d)

Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Berlin und Hamburg.Unsere Aufgaben sind vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Berlin suchen wir eine strukturierte und engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 25 Stunden/Woche) oder Vollzeit – mit Präsenz an mindestens 3 Tagen pro Woche in unserem Büro in der Französischen Straße im Herzen Berlins.AufgabenBüroorganisation & AssistenzSie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.Administrative Unterstützung & DokumentenmanagementSie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.Rechnungswesen & BuchhaltungsvorbereitungSie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.Immobilienverwaltung & BetreuungSie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.Unterlagen für Steuer & RechtSie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.Externe Kommunikation & KoordinationAls zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.QualifikationAbgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische AusbildungBerufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder BeratungsumfeldErfahrung mit Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Immobilien VerwaltungSehr gute MS-Office-KenntnisseTechnologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud, etc.)Diskrete, zuverlässige und strukturierte ArbeitsweiseVertrauenswürdigkeit und ein professionelles AuftretenSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von VorteilBenefitsAbwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher EigenverantwortungFlexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Berlins (Französische Straße), geschlossenes Büro in einem Büro mit anderen, inklusive Küche, Billardtisch und der Bereitstellung von SnacksBei Bedarf 2 Tage remote work / home officeFlache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes UmfeldLangfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten