Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Chaberton Partners ist eines der führenden Schweizer Headhunting-Unternehmen. Die Gruppe umfasst heute neun Standorte (Lugano, Zürich, Genf, Wien, Mailand, Padua, Rom, Frankfurt und Paris) und mehr als 200 erfahrene Berater: innen. Wir schaffen langfristige Partnerschaften mit unseren Kunden und legen großen Wert auf ein umfassendes Verständnis ihrer strategischen Vision, Identität und Unternehmenskultur. Bei uns steht nicht nur die Vermittlung von Experten und Führungskräften im Vordergrund — wir streben danach, perfekte Synergien zwischen Unternehmen und Talenten zu schaffen.

Denn wir glauben, dass wahre Spitzenleistungen nur durch eine harmonische Verbindung von Fähigkeiten, Werten und Ambitionen erreicht werden können. Zur weiteren Unterstützung unseres Standortes in Wien suchen wir eine: n engagierte: n und serviceorientierte: n Office Manager & Executive Assistant (m/w/d), der bzw. die unser Executive Search Team in einem vielseitigen und anspruchsvollen Umfeld verstärkt. Was Sie erwarten wird: Organisation und Koordination von internen und externen Meetings im Rahmen unserer Executive-Search-Projekte sowie der laufenden Zusammenarbeit mit Kandidat: innen und MandantenEmpfang und professionelle Betreuung von Gästen, Mandanten und Geschäftspartner:

innen vor OrtUnterstützung bei der Erstellung und Formatierung von hochwertigen Unterlagen — insbesondere Angeboten, Kandidatenberichten und Projektsummaries — in enger Abstimmung mit den Berater: innenPflege und Aktualisierung unserer internen Datenbank, Forecasts und Reporting-ToolsUnterstützung bei der Steuerung von Projektmeilensteinen (Projektstatus, Follow-ups, Fakturierung)Eigenständige Organisation von Reisen, Erstellung und Bearbeitung von SpesenabrechnungenDurchführung von Recherchetätigkeiten (z. B. zu Branchen, Unternehmen, Markttrends)Organisation von internen und externen Firmenevents sowie kleineren KundenveranstaltungenKoordination und Abwicklung von Einkäufen und Bestellungen für das Wiener Büro (Bürobedarf, Catering, Getränke, Werbematerialien etc.

)Allgemeine Office-Management-Agenden und administrative Unterstützung des Wiener TeamsWas Sie mitbringen sollten: Einschlägige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise im Beratungsumfeld, Executive Search oder einer internationalen Professional-Services-OrganisationAusgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Italienischkenntnisse von VorteilSehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere hervorragende Kenntnisse in Excel sowie ausgezeichnete Fähigkeiten in der professionellen Formatierung von PowerPoint- und Word-DokumentenHohes Maß an Organisationsgeschick, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ein ausgeprägter QualitätsanspruchKommunikationsstärke, sicheres und freundliches Auftreten im Umgang mit Mandanten, Kandidat: innen und GästenHöchste Vertraulichkeit und Verlässlichkeit, Flexibilität, Teamspirit und eine ausgeprägte Hands-on-MentalitätWir bieten:

Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem dynamischen, internationalen UmfeldAktive Einbindung in die spannende Welt des Executive Search und die Möglichkeit, Einblicke in die Prozesse der Besetzung von Top-Management-Positionen zu gewinnenEin professionelles und wertschätzendes Team mit flachen HierarchienAttraktive Büroräumlichkeiten im Herzen WiensTeilnahme an internen und externen Firmenevents sowie Networking-VeranstaltungenEine langfristige Perspektive und Gestaltungsspielraum im weiteren Ausbau unseres Wiener StandortesArbeitsort: Wien, 1010Arbeitspensum: Teilzeit / VollzeitWir freuen uns auf Ihre Bewerbung!Bitte senden Sie uns Ihren aktuellen Lebenslauf per E-Mail. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung einen aktuellen Lebenslauf bei.