Corporate Executive Assistant

Per società multinazionale che opera nel settore finanziario siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant. Richiesta conoscenza fluente della lingua inglese.Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 50 k + Bonus e ticket restaurant.Dopo il periodo di onboarding previsto smartworking anche più giorni alla settimana.Stiamo cercando una figura di Corporate Executive Assistant che supporti l'Executive Team nella gestione delle attività strategiche e organizzative, facilitando la comunicazione interna ed esterna e garantendo flussi di lavoro efficienti.La persona sarà un punto di riferimento per la gestione operativa delle priorità del Managing Director Administration e degli Executive, oltre a fornire supporto coordinativo sugli affari societari, in collaborazione con la PA to the Board Global locata a casa madre e i consulenti esterni.È un ruolo ad alto livello di esposizione, che offre la possibilità di contribuire al funzionamento dei processi decisionali aziendali in un contesto dinamico e internazionale.L’Executive team è attualmente composto da 4 persone.Responsabilità principali:Gestire e coordinare l’agenda, la corrispondenza e le priorità del Managing Director e dell’Executive Team.Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita, assicurando completezza, ordine e tracciabilità delle comunicazioni ufficiali.Organizzare e gestire meeting interni ed esterni, incluse la preparazione dell’agenda, la predisposizione dei materiali di supporto, la protocollazione e la redazione dei verbali.Preparare e aggiornare documenti decisionali, presentazioni e protocolli a supporto delle riunioni executive e del Board.Presidiare le attività di affari societari, tra cui: gestione documentale e raccolta firme; supporto nella predisposizione e archiviazione dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale; interfaccia con consulenti legali esterni e stakeholder istituzionali; supervisione dei processi di compliance e governance societaria.Accogliere e gestire ospiti, visitatori e partner strategici, garantendo un’esperienza professionale e coerente con i valori Grenke.Gestire i rapporti con fornitori e partner esterni (es. agenzie viaggio, servizi di supporto eventi).Curare la corrispondenza con HQ e altri stakeholder, assicurando coerenza, tempestività e tono professionale.Pianificare e coordinare trasferte, viaggi e note spese.Supportare l’organizzazione di eventi corporate e istituzionali che coinvolgono l’Executive Team, in collaborazione con HQ.Gestire i flussi informativi e i follow-up delle attività assegnate agli executive, garantendo continuità e rispetto delle scadenze.Collaborare con la PA to the Board e con le principali funzioni aziendali, facilitando la comunicazione e l’allineamento organizzativo.Garantire il rispetto delle policy aziendali in materia di Compliance, Data Protection, AML e standard di Gruppo.Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili (Executive Assistant / Corporate Assistant)Esperienza in contesti strutturati, preferibilmente S.p.A. / multinazionaliInglese fluente, il tedesco sarà considerato un plus in fase di selezioneOttime competenze IT e ottima padronanza di PowerPoint ed Excel (costruzione tabelle Pivot)Standing relazionale elevato, comunicazione efficace, ascolto attivoLearning agility avanzataPlusConoscenza di contesti societari e Modello 231Soft skills richieste:Eccellenti capacità organizzative e di time management.Comunicazione chiara, efficace e assertiva, con padronanza del linguaggio istituzionale.Elevato senso di responsabilità, riservatezza e attenzione ai dettagli.Intelligenza emotiva, ascolto attivo e capacità di leggere il contesto e i “non detti”.Orientamento al risultato e flessibilità nella gestione di priorità multiple.Attitudine alla collaborazione e alla gestione di relazioni interne ed esterne in modo professionale e costruttivo.Autonomia decisionale e spirito d’iniziativa nel perimetro di competenza.