Deputy Head of Project Operations

Gambaran Umum PekerjaanDeputy Head of Project Operations bertanggung jawab mendukung perencanaan, koordinasi, dan kelancaran operasional seluruh proyek DASSA. Peran ini berfokus pada pengelolaan logistik, dokumentasi, administrasi, dan komunikasi lintas tim untuk memastikan setiap proyek berjalan sesuai rencana, tepat waktu, dan memenuhi standar kualitas organisasi. Posisi ini adalah penghubung penting antara tim teknis, bisnis, keuangan, dan tim lapangan, sekaligus menjaga kelengkapan dokumen serta kepatuhan operasional di berbagai lokasi.Tugas & Tanggung JawabA. Project Coordination & PlanningMendampingi perencanaan aktivitas proyek dan koordinasi dengan project leads serta tim lapangan.Memantau progres deliverables, milestone, dan deadline penting.Menyelenggarakan rapat koordinasi, menyiapkan agenda dan notulen.Mendukung penyusunan work plan, Gantt chart, dan laporan implementasi.B. Project Operations & LogisticsMengelola kebutuhan logistik untuk meeting, workshop, dan kegiatan lapangan.Mengatur perjalanan, transportasi, akomodasi, dan asuransi untuk tim proyek.Mendukung proses procurement bersama Office Operations Coordinator.Mengelola dokumen pembelian (PR, quotation, delivery notes, service agreements).Memastikan barang/jasa proyek diterima tepat waktu dengan dokumentasi lengkap.C. Documentation & ReportingMenyusun dan menjaga sistem filing digital dan fisik untuk dokumen proyek.Mengumpulkan laporan progres, update kegiatan, dan data operasional dari tim lapangan.Membantu pembuatan presentasi, ringkasan, dan materi komunikasi proyek.Menjaga konsistensi, akurasi, dan kontrol versi dokumen.D. Stakeholder & Communication SupportMenjadi penghubung antara tim internal, mitra, dan stakeholder eksternal.Mendukung komunikasi untuk event, meeting, dan korespondensi proyek.Memastikan aliran informasi lancar dan tindak lanjut koordinasi berjalan efektif.E. Monitoring & ComplianceMendukung pemantauan indikator proyek, timeline, dan deliverables.Memastikan kepatuhan terhadap SOP proyek, pedoman operasional, dan jadwal pelaporan.Memberi masukan untuk review internal, audit proyek, dan evaluasi.KualifikasiPendidikan S1 Administrasi Bisnis, Studi Lingkungan, atau bidang terkait.Minimal 5 tahun pengalaman dalam project operations, logistik, atau administrasi proyek.Kemampuan organisasi, multitasking, dan koordinasi yang sangat baik.Mampu berkomunikasi efektif dalam Bahasa Indonesia & Inggris.Menguasai Microsoft Office, Google Workspace, dan tools manajemen proyek.Terbiasa bekerja di bawah tekanan dan menangani banyak prioritas.Detail-oriented, rapi dalam dokumentasi, dan proaktif dalam problem-solving.