Document Controller WarmtelinQ project JP1405, Rotterdam

In het kort: Je gaat als Document Controller documentnummering, archivering, wijzigingscontrole, correspondentie afhandeling, kwaliteit en compliance controleren en bewustwording creëren. Ook heb je contact met externe partijen en ben je aanwezig bij project meetings.Wat ga je doen?Als Document Controller Voer Je De Volgende Werkzaamheden UitDocumentnummering en Identificatie: Toepassen van consistente documentnummering om documenten nauwkeurig te identificeren en te traceren. Beheren van de documentnummers om duplicatie en verwarring te voorkomen.Archivering en Organisatie: Digitaal organiseren en archiveren van projectdocumentatie in een voor Document Management ingerichte SharePoint (SharePoint DMP) omgeving zodat het eenvoudig toegankelijk is voor alle projectleden.Wijzigingscontrole en Distributie: Beheren van documentwijzigingen door het bijhouden van de metadata en zorgen voor tijdige correcte distributie en uitgifte. Waarborgen dat alle wijzigingen correct worden geregistreerd en gecommuniceerd.Correspondentie Afhandeling: Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie. Zorgen voor correcte registratie en opvolging van correspondentie.Master Document Register: Bijhouden en onderhouden van het Master Document Register door middel van onderhouden van de metadata. Controleren van Master Document Registers van externe partijen om consistentie en volledigheid teKwaliteit en Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en compliance volgens de voorgeschreven richtlijnen en vereisten om ervoor te zorgen dat alle documentatie aan de standaarden voldoet.Traceerbaarheid van Documenten: Waarborgen van de traceerbaarheid van documenten en de bijbehorende metadata. Zorgen dat documentinformatie op ieder moment actueel en toegankelijk is.Review en Distributie: Toezien op naleving van tijdsrichtlijnen voor documentdistributie na review cycli. Zorgen voor tijdige distributie van documenten en commentaren aan alle betrokken partijen.Voortgangsrapportage: Diverse voortgangsrapportages met betrekking tot de documentstatus beschikbaar maken (views creëren). Informeren van projectteams en management over de actuele status van documentatie.Bewustwording creëren: Informeren, uitleggen en adviseren van projectteams over document control procedures. Fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control gerelateerde vragen en SharePoint DMP kwesties.Contact met Externe Partijen: Onderhouden van contact met contractors en leveranciers voor document control gerelateerde zaken. Bieden van informatie, uitleg en advies aan externe partijen over het gebruik van SharePoint DMP.Aanwezigheid bij Project Meetings: Aanwezig zijn bij projectvergaderingen om document control aspecten te bespreken en te beheren.Systeembeheer EDMS: Bijhouden en verlenen van toegangen tot gebruikte EDMS binnen Warmtelinq project.Over de afdelingOnze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collegas. We werken in de grote projecten en vormen samen een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.Functie-eisenDeze opdracht is alleen in te vullen via detachering (je komt tijdelijk bij ons in dienst tegen een vast maandloon) Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau Minimaal 5 jaar ervaring met Document Control en/of Informatie Management ( Must Have) Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten. ( Must Have) Ervaring met Document Management Systemen zoals Sharepoint of vergelijkbare platforms. Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR). ( Must Have) Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of ben je in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collegas.Functie-voorstelLET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.Als persoon Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk. Heb je een goed organisatorisch vermogen: je kunt verschillende betrokkenen herkennen, documentenstromen in kaart brengen en prioriteiten stellen. Werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail: je controleert en verwerkt documenten met grote precisie. Heb je een proactieve houding: je werkt zelfstandig, denkt mee en draagt bij aan duurzame oplossingen. Ben je flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties. Werk je pragmatisch, gestructureerd en resultaatgericht.De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer