Documentalist -Project Werpsterhoek, Arnhem

Over RijkswaterstaatRijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We werken dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.OpdrachtomschrijvingDe opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.Daarnaast zijn de taken onder andere: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan projectmedewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.TakenTaken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrixHet verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeemHet maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkersInstrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoerenHet toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuurHet actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horenHet verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiersToezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFBResultaat opdracht Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)De eisenKandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaren kennis van en werkervaring met het werken met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren.Kandidaat beschikt over een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardigKandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelenKandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen De wensenKennis van en ervaring met (grootschalige) GWW projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata)Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer