Facility Services Specialist

Bli en del av vårt dynamiske team på Vækerø!Er du en positiv kraft med "ja-mentalitet"? Vi ser etter en engasjert og allsidig medarbeider som vil bidra til å gjøre Oslo-kontoret til en attraktiv og velfungerende arbeidsplass. Hos oss er de ansatte våre viktigste kunder, og vi jobber målrettet for å skape et kontormiljø der alle trives. Nå søker vi deg som er strukturert, effektiv og motivert for å oppfylle våre kunders behov i hverdagen.Om rollenDu vil få en variert og sentral rolle i Facility Services-teamet, med oppgaver som spenner fra sentralbordtjenester for If Norge til praktisk støtte ved ombygginger på Oslo-kontoret. I tillegg vil du bistå andre kontorer og enheter i If med dokumentbehandling, rådgivning og praktiske løsninger.Teamet har også ansvar for flere viktige funksjoner, som onboarding og offboarding, planlegging og gjennomføring av arrangementer, intern informasjon, kontordrift og kontorutvikling. Du vil også bidra til bestilling av varer og rekvisita – og være med på å sikre at hverdagen på kontoret fungerer sømløst.Vi søker spesielt å styrke teamet innen:Posthåndtering, digital post og arkiveringDokumentanalyse og scanningKundehenvendelser via e-post, telefon og IFNowSystemarbeid i Elma, KTA og CargonizerVi tilbyrEt inkluderende og profesjonelt arbeidsmiljø hvor alle er velkomne Karriere- og utviklingsmuligheter i Nordens største forsikringsselskap En sosial arbeidsplass hvor vi feirer prestasjoner og bygger relasjoner gjennom ulike sammenkomster gjennom året En helsefremmende arbeidsplass med fokus på trivsel, med alt fra mental helse og ergonomi, til trening og ulike bedriftsidrettslag Meget gode personalforsikringer og pensjonsordninger Om teametFacility Services er en del av Facility Management og består av tre team: Ett team med rundt tolv personer holder til på Oslo-kontoret, mens et annet team på fem personer har arbeidsplasser fordelt på de fem største kontorene. Det tredje teamet utgjør If sikkerhetssenter.I denne rollen vil du være basert på Oslo-kontoret og jobbe tett med teamet der. Samtidig samarbeider vi aktivt med kollegaer på andre kontorer i Norge – og på nordisk nivå. Vi har ansvaret for lokal drift av kontoret, renoveringer, møbler, renhold, kantine og arrangementer. På nasjonalt nivå håndterer vi sentralbord, post, scanning, arkiv og henvendelser fra kontorer uten Facility ansatte. Nordisk nivå er prosjekt basert.Hvem er du?Vi ser etter deg som trives med å ta ansvar og får energi av å hjelpe andre. Du er strukturert og effektiv, men også fleksibel og tilpasningsdyktig når situasjonen krever det. Med god teknisk innsikt og god systemforståelse håndterer du enkelt flere oppgaver parallelt – og trives i en variert og til tider hektisk arbeidshverdag.Du er sosial, serviceinnstilt og jobber i tråd med våre kjerneverdier. Du tar initiativ, er fremoverlent og proaktiv i å tilegne deg ny kompetanse. Du evner å jobbe selvstendig, men trives også som en lagspiller som bidrar til et inkluderende og positivt arbeidsmiljø. Du liker å finne løsninger, følger opp det du starter, og viser engasjement og ansvarsfølelse i alt du gjør.Du har også:Minimum fullført videregående skole med vitnemål, høyere utdanning er en fordelErfaring med systemer innen skanning og indeksering. I dag bruker vi KTA, Elma If Indexer, Compass og FrontenErfaring fra resepsjon, kundeservice og generell kontordriftErfaring med kundekontakt – både via telefon, e-post og personlig oppmøteGode språkferdigheter i både norsk og engelskHvis du ønsker å bli en del av et miljø som verdsetter dine bidrag og gir deg muligheten til å vokse – både faglig og personlig – da er dette jobben for deg. Vi gleder oss til å høre fra deg!Tilleggsinformasjon og rekrutteringsprosessen:Søknadsfrist: 15.11.25For å søke: Last opp din CV og svar på et par spørsmål i vår søknadsportal, i stedet for å skrive søknadsbrev.Arbeidssted: VækerøOppstart: Etter avtaleHar du spørsmål om stillingen ta kontakt med Head of Facility Services Nina Jafri 4480665, nina.jafri@if.no About Us We are If. Our purpose is to give people confidence today to shape their tomorrow.To make this possible, trust is our backbone. We stay ahead and challenge ourselves to grow. And we always put our hearts into it – because it takes more than bright minds to make brilliant things happen. We are the leading insurance company in the Nordics/Baltics and a stable employer with 7,900 dedicated professionals. But most importantly, we are protectors of people, enablers of companies and encouragers of dreams. With our joint force of expertise and engagement we always stand by our customers’ side. Giving them the security and the confidence to be curious, explore new worlds, start new businesses and live their lives.We are an equal opportunity employer, convinced that a diverse and inclusive work culture boosts innovation and the growth of intellectual capital in many ways. It doesn’t matter who you are, where you come from, or what you look like. It is the different perspectives, backgrounds, and experiences each of us have and share, that will make a difference. Come and join us!