Gestionnaire polyvalent Ressources humaines

À propos de nousLe Centre hospitalier d’Arles est un établissement public de santé dynamique, il offre un cadre professionnel stimulant et équilibré, ainsi que des opportunités de carrière importantes. Certifié par la HAS en 2024, il regroupe plus de 1200 professionnels, ce qui en fait le premier employeur de la Ville. Au cœur d’un bassin de population de 200 000 habitants, il est un acteur essentiel de la santé publique en Provence, de la Camargue à la Crau et jusqu'aux Alpilles. Intégré à une Direction commune avec les Hôpitaux des Portes de Camargue sur Beaucaire -Tarascon, ainsi que quatre EHPAD situés dans les Alpilles, le Centre hospitalier d’Arles se positionne comme le troisième acteur hospitalier majeur de Provence en nombre de lits et de professionnels. Cette affiliation élargit les horizons professionnels et offre des perspectives de carrière attractives à travers tout le territoire. Grâce à des collaborations étroites avec les acteurs économiques régionaux et à un service dédié, l'établissement propose un accompagnement sur-mesure aux nouveaux professionnels désireux de s'installer dans la région.MissionPour un CDD de 3 mois renouvelable pouvant conduire à une mise en stage :MISSION PRINCIPALESIl s’agit d’un poste d’agent administratif polyvalent qui se décomposera de la manière suivante : 20% sur le remplacement de la secrétaire de Direction des Ressources Humaines durant son absence et en cas de besoin 30% sur la gestion du recrutement et de la carrière des agents 30% sur la gestion du temps de travail et le suivi des compteurs du personnel non médical 20% sur le suivi de l’absentéisme en l’absence du gestionnaire absentéismeMISSIONS GENERALES Accueillir, renseigner et orienter les personnels Recevoir et traiter les appels téléphoniques et/ou les messages électroniques Participer à l’élaboration de procédures ou instructions administratives Participer à des activités ponctuelles ou/ transversales en fonction de l’actualité GRH Assurer la veille réglementaire relative à son domaine d’activitéMISSIONS SPECIFIQUESSECRETARIAT Organiser des réunions, visites, instances Mettre en forme des documents Prendre des rendez-vous et assurer la gestion de l’agenda de la DRH et de l’attachée d’administration Classer les pièces administratives dans les dossiers des agents Diffuser les offres d’emplois Etre référent du logiciel BeetweenGESTION DES CARRIERES Gérer le recrutement des agents (mutation, recrutement externe, courriers…) Saisir, mettre à jour les données administratives relatives à la carrière des personnels titulaires, stagiaires et contractuels permanents dans le logiciel GRH Contrôler la cohérence et la validité des informations portées sur le dossier agent Elaborer les actes administratifs relatifs aux positions, avancements, cessations de fonctions… Procéder au suivi de l’évaluation des agents stagiaires et des personnels contractuels permanents Rédiger des courriers aux agents ou organismes intervenant dans les situations individuelles des agents Assurer la veille réglementaireGESTION DU TEMPS DE TRAVAIL Suivre et paramétrer le logiciel de gestion du temps de travail, interfaçage paye/absentéisme Créer les nouveaux profils utilisateurs Analyser les données du logiciel de gestion du temps Suivre les compteurs temps du personnel non médicalSUIVI DE L’ABSENTEISME Saisir les arrêts de travail dans le logiciel RH Instruire les demandes de contrôle et d’expertise Instruire les accidents de travailSPECIFICITES DU POSTEPoste polyvalent demandant de l’autonomie et des capacités d’adaptation importantes.RELATIONS PROFESSIONNELLESGESTIONNAIRE ADMINISTRATIF Gestionnaires et cadres de la DRH pour les échanges d’informations Cadres de l’établissement pour la gestion administrative du personnel relevant de leur service Personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations Médecine du travail Trésorerie publique pour transmission des documents et justifications Autorités déconcentrées pour l’accueil, la transmission de données et la demande d’informationsProfilCOMPETENCES – PROFIL Connaître le statut général de la fonction publique Connaître le statut général de la fonction publique hospitalière et les statuts particuliers Connaître l’organisation et le fonctionnement interne d’un établissement public de santé Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques word, excel, du logiciel de gestion administrative du personnel AGIRH, du logiciel de temps de travail Agiletime Accueillir et orienter des personnes, Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail, tableaux de bord, tableaux de suivi Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine Evaluer la pertinence, la véracité des données et ou informations traitées Identifier et analyser les évolutions réglementaires et ou techniques et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine Expliquer aux agents les données et caractéristiques de leur situation administrative Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Alerter l’encadrement sur les situations particulières des agents ou sur des dysfonctionnements techniques ou administratifs Conseiller et orienter les choix d’une personne ou d’un groupe, relatif à son domaine Utiliser, concevoir, formaliser et adapter des instructions Rédiger et mettre en forme des notes, documents, comptes-rendus Organiser, classer des données, des informations, des documents de diverse nature Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire Faire preuve de capacités d’adaptation, de communication, de sens relationnel et de travail en équipe Utilisation du logiciel AGILETIME Maîtriser les aspects règlementaires de la gestion du temps de travailFormation Et/Ou Qualifications Professionnelles RequisesBAC/BTS secrétariat gestion administrativeConnaissances en technique de gestion, secrétariat et utilisation des outils bureautiquesRéférence de l'offre : 8tirxmttej