Griffiemedewerker, Utrecht

In het kort: Je gaat administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan de gemeenteraad en griffie, waaronder het opstellen van agenda’s, beheren van vergaderstukken en faciliteren van raadsactiviteiten en besluitvormingsprocessen.De gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.Doel Van De FunctieEen correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer bij de voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten en activiteiten.Functie-inhoudHet verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:– Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagenda’s van raads- en commissievergaderingen en vergaderingen van het presidium.– Is verantwoordelijk voor de besluitenlijsten van de vergadering van het presidium en de raad.– Draagt in logistieke zin zorg voor de officiële afhandeling van de stukken na de raadsvergadering.– Ondersteunt in het opstellen van raadsvoorstellen en – besluiten door de griffie.– Draagt zorg voor de geluidsopnames ten behoeve van de digitale verslaglegging van raads- en commissievergaderingen.– Draagt zorg voor het redigeren en controleren van vergaderstukken, moties, amendementen.– Draagt zorg voor het proces rondom digitaal vergaderen.– Is verantwoordelijk voor het proces van digitaal stemmen tijdens de raadsvergadering.– Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, presidium en raadscommissies.– Verzorgen van de (digitale) post, beheren van de griffiemailbox, bijhouden van dossiers en zorgdragen voor archivering.– Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken.– Is aanspreekpunt voor de (leden van de) rekenkamer voor facilitaire zaken.– Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en hoorzittingen.– ICT ondersteuning van raad en griffieteam.– PAV-er, bewaakt de budgetten die onder verantwoordelijkheid van de griffier vallen.– Levert secretariële ondersteuning aan de griffie.– Verzorgen van publicaties van de raad in bijvoorbeeld het huis-aan-huisblad het Kontakt.Verzorgt De Informatievoorziening Aan De Gemeenteraad– Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen.– Monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college.– Is belast met het voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen.– Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn.– Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden.– Organiseert (mede) en faciliteert raadsactiviteiten zoals werkbezoeken, themabijeenkomsten en VHL pleinen.– Beheert en onderhoudt het raadsinformatiesysteem voor de raadsleden en adviseert over de opzet.– Beantwoord diverse vragen van raadsleden, ambtelijke medewerkers en inwoners en toets en beoordeelt vragen en verzoeken aan de hand van procedures.Functie-eisen– Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4. – Aantoonbare werkervaring bij een griffie in de afgelopen 5 jaar. – Aantoonbare werkervaring met politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. – Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag (er mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen tussen de opdrachtnemer en de Gemeente Vijfheerenlanden; de uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Vijfheerenlanden; aan deze voorwaarde wordt niet voldaan als de inschrijver een ZZP-er is). – Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. – Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). – Gemeente Vijfheerenlanden faciliteert geen laptop.Functie-voorstelLET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.– Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een griffie van een gemeente. – Aantoonbare werkervaring met secretariële, administratieve, organisatorische werkzaamheden. – Aantoonbare werkervaring met uitvoerende communicatiewerkzaamheden. – Een aantoonbare afgeronde opleiding griffiemedewerker, aantoonbaar middels een certificaat. – Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. – Accuraat. – Kwaliteitsgericht. – Inzet op samenwerking. – Cognitieve flexibiliteit. – Plannen en organiseren. – Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. – Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer