Management Assistent

Functieprofiel ervaren Secretaresse/Management assistent De vacature in het kort:Ø Je wordt onderdeel van een compact internationaal team Ø Je ondersteunt collega’s en het managementØ Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers Ø Beheersing van de nederlands en engelse taal mondeling en schriftelijk is een vereisteØ Internationaal werken in een dynamische organisatie vandaar dat de Engels onze voertaal is.Ø Vereiste Kennis en ervaring met MS office365, social media, rapportages en financieel. Wat ga je doen?Als ervaren secretaresse/management assistent ben je betrokken bij alle voorkomende taken op de alle afdelingen binnen Hint (Financieel, HRM, Projecten, Kwaliteit, verkoop en PR & Marketing), ook geef je ondersteuning aan je collega’s en het Management Team op het gebied van management, administratief, juridisch, HRM, Sales, projecten, kwaliteit, secretarieel en organisatorisch gebied. Aantal uren per week 20-24 flexibel in te vullen verdeeld over 5 dagen. Thuis werken behoord tot de mogelijk indien het werk dit toe laat. Waar ga je werken?De klanten zijn verspreid over verschillende landen, maar vanuit de cloud kun je iedereen bedienen. Het kantoorpand van HINT staat in Wapenveld. Ook is er een vestiging in Houston, Texas -USA en Plovdiv in Bulgarije. De beste ideeën ontstaan in teamverband, om die reden zien we je graag op kantoor. Niet alleen om samen te sparren over de beste oplossingen, maar ook voor het teamgevoel.  Over het teamBij HINT werk je in een klein team met grootse ambities: oplossingen van wereldklasse leveren en koploper zijn in onze markt. Daarvoor hebben we iemand nodig die het HINT-DNA met ons deelt. Iemand die ideeën heeft en net als HINT wil bijdragen aan een betere wereld. HINT zoekt een creatieve en proactieve collega die naast kennis ook over de juiste attitude beschikt. Jij zou jezelf omschrijven als futurist en bent niet bang om het podium te pakken. Wij zijn benieuwd wie je bent en hoe jouw ambities bijdragen aan onze groei. Als jij onze collega wordt, dan krijg je een prachtige werkplek in een bosrijke omgeving. De voordelen van HINTAls nieuwe collega weet je dat er veel vacatures zijn. Daarom geven wij je hierbij 8 redenen om juist bij HINT te solliciteren:Ø HINT behoort tot de top-10 Technologiebedrijven in de energiesector die klanten helpen om data om te zetten in betrouwbare informatie.Ø Je werkt voor verschillende klanten, zelfs met de grootste spelers in de Energie en Petrochemische sector. Deze klanten zijn jouw ambassadeurs voor nieuwe projecten.Ø Grootse internationale uitdagingen uitgevoerd door een compact team.Ø Je werkt met geavanceerde technologieën in een sterk veranderende markt en je hebt veel inspraak op het eindproduct. Ø Good vibes only! Je krijgt vertrouwen en creatieve vrijheid om in teamverband doelen te behalen. Ø Je krijgt persoonlijke coaching, de kans om trainingen te volgen en jezelf te ontwikkelen.Ø Er is ruimte voor jouw ambitie en ideeën om onze producten nog efficiënter te maken. Ø We betalen je marktconform en geven graag iets extra’s om je te belonen voor je prestaties. Solliciteren of extra informatie vragen?Bij HINT waarderen we een proactieve houding. Laat gerust iets van je horen als je nog vragen hebt of twijfelt of je de juiste match hebt gevonden, zie ook voor meer informatie onze website www.hint-global.com of email: wlast@hint-global.com WerkzaamhedenØ Is het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers houdt overzicht van verzekeringen, financiële gegevens, contact met de Accountant, office support contracten, telefoon, internet, glasvezel, gas, water en energie, bestellingen kantoor zoals koffie, papier, et (in geval van bezoek) en is daarmee het ‘visitekaartje’ voor het bedrijfØ Handelt zelfstandig telefoon-, sociaal media, website vragen af en plaatsen contentØ Maakt afspraken, beheert de agenda’s van het ManagementteamØ Organiseert, notuleert en bereidt vergaderingen en besprekingen voorØ Verdor registratie voor klanten en juridische ondersteuning van internationale contracten en het maken van partner / project en onderhoud contracten. Biedt hulp bij het maken van offertesØ Opzet en onderhoud van de SharePoint omgeving voor het archiveren van elektronische documenten, scannen, verzenden en archiveren van documenten Postverzorging en mailingenØ Bewaakt actiepunten, signaleert en onderneemt actie richting betrokkeneØ Handelt overeenkomstig de van toepassing zijnde richtlijnen en kwaliteitsstandaardenØ Is verantwoordelijk voor de tijdige en correcte verzending van rapporten en correspondentieØ Verricht alle overige voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het bedrijfØ Draagt zorg voor een dagelijkse lediging van de postbus, opent, sorteert en distribueert de binnengekomen posten brengt de post naar het postkantoorØ Verzorgt de HRM zaken zoals ziekmeldingen, uren registratie en loongegevensØ Registreert aanwezige voorraden, bestelt benodigde kantoormaterialen en is verantwoordelijk voor een goed voorraadbeheerØ Onderhoudt contacten met de schoonmaakster en zorgt ervoor dat het kantoor er verzorgt uit ziet. Zorgt dat het afval wordt ingezemeld en afgevoerd. Ø Verricht administratieve werkzaamheden op financieel gebied zoals maken van facturen en opvolgen achterstallige facturen en bijhouden lijstenØ Project en verkoop ondersteuning / boeken van vluchten en hotels / visa / maken van offertes