Managementondersteuner

Functie­omschrijvingEen unieke mogelijkheid om breed actief te zijn als managementondersteuner in het Directoraat-Generaal Politieke Zaken (DGPZ). In deze functie werk je als managementondersteuner voor de (plv) Directeur-Generaal Politieke Zaken. Daarnaast kan je ook worden ingezet als ‘vliegende keep’ voor verschillende DGPZ-directies. Het Directoraat-Generaal Politieke Zaken (DGPZ) staat onder leiding van de Directeur-Generaal Politieke Zaken en geeft invulling aan het buitenlandbeleid, waaronder op het terrein van vrede en veiligheid, mensenrechten en het regiobeleid, en adviseert en coördineert op het gebied van buitenlandpolitieke aangelegenheden. Werken bij de Eenheid Politieke Zaken (EPZ) - in het DGPZ - is dynamisch en uitdagend. Je vervult als managementondersteuner een essentiële rol in het dagelijks reilen en zeilen van de zeven DGPZ directies en het Directoraat-Generaal. Je bent een belangrijk ankerpunt binnen het Directoraat-Generaal en de verbindende schakel tussen de (plv)DG, de directies en de medewerkers. Je voert secretariële, administratieve, logistieke werkzaamheden en coördinerende taken uit. Je beheert de postbussen, selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post. Ook beheer je de agenda’s en maak je afspraken voor de MT’s en afdelingshoofden van directies. Hierbij houd je rekening met de gestelde prioriteiten en behoud je het overzicht. Je weet op hoofdlijnen wat er speelt op de dossiers van de (plv) DG of MT-leden en medewerkers van de directies. Je handelt telefoongesprekken af. Tot je kerntaken behoren tevens het boeken van reizen, het verzorgen van vergaderingen, het verzamelen van de daarbij behorende stukken (inclusief accreditaties) en het verspreiden hiervan, de administratieve ondersteuning bij dossiervorming en de organisatie van evenementen, alsmede het ontvangen van bezoekers. Door als vliegende keep voor kortere of langere tijd bij verschillende organisatieonderdelen van het DGPZ te werken ontwikkel je snel een breed overzicht en een breed netwerkFunctie-eisenJe bent een klantgerichte en collegiale secretariële medewerker.Je kunt het management, medewerkers, externen en derden goed te woord staan.Je kunt goed zelfstandig en in teamverband werken en bent in staat je eigen werk te prioriteren.Je bent flexibel en goed in staat om in te springen op last-minute wijzigingen en verzoeken.Je bent proactief en ondernemend: je denkt vooruit en anticipeert.Je bent stressbestendig, hebt goed gevoel voor humor en weet zelf te relativeren. en hebt een hoog werktempo en blijft tegelijkertijd nauwkeurig.Arbeids­voorwaardenSalaris­niveauschaal 7Maand­salaris: Min €3016 - Max €3879