Manager Suppliers Administration and Accounting

MISSION DU POSTELe/La responsable administration et comptabilité des fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe) ; avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus allant du support au démarrage des livraisons ou des prestations, au suivi et à la création de bons de commande, au rapprochement des factures et des bons de commande, la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus, transactions et délais de paiement sur la région.Pour cela, il/elle collabore avec l’ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs.Il s’agit d’une création de poste.Ce poste comporte à la fois des tâches transactionnelles, de la gestion administrative de devis, contrats, etc…, du support projet d’appel d’offres ou implémentation de nouveaux processus, des travaux de consolidation et de la rationalisation de processus via une démarche d’amélioration continue, du suivi des balances âgées…L’essentiel des tâches transactionnelles est réalisé par le comptable fournisseurs mais le/la responsable doit assurer la continuité du traitement en fonction du planning. Une grande polyvalence est donc intrinsèque à la mission.RESPONSABILITES PRINCIPALES DU SERVICE ADMNISTRATION ET COMPTABILITE DES FOURNISSEURSGestion des bons commandes & rapprochement des facturesGestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financièresSuivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateursRapprochement des facturesMise en litige et suivi des litigesGestion des notes de fraisContrôles des notes de frais dans les outils selon les procéduresFormation et assistance aux utilisateurs & voyageursArchivage des documentsRespect des règles internes, normes et conformitéAppliquer les règles de contrôle interneGarantir la bonne application des règles par les différents utilisateursFormer les parties prenantesGestion et suivi des fournisseursSupport au processus de sélection et d’évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la DirectionContrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisationAdministration des obligations contractuelles : contrôle des licences, assurances…Gestion de la contrathèque de la filialeCréation des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données Maintenir et améliorer les interactions notamment sur les sujets d’intégration comptable, de rationalisation des factures, d’amélioration des délais de paiement…Support administratif à l’arrêt des collaborations Gestion des risques liés aux fournisseursRevue de processus, optimisation et déploiement de plans d’actionAmélioration continue des processus en vue d’accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilitéCartographie et documentationEtude d’automatisation en équipe avec l’équipe comptabilité générale, l’équipe IT et le GroupeMettre en place des plans d’action pour la résolution rapide des litiges et blocages, garantir la pérennité des relationsPROFIL RECHERCHEExpérienceExpérience en département administratif et financier d’environ 7 ans dans un environnement multisite et internationalPremière expérience de management souhaitéeCompétences et savoir-êtreNiveau Master Finance ou ComptabilitéIntérêt pour l’activité Retail et un environnement de travail multiculturelPolyvalence et rigueurRéflexion stratégique et compréhension détaillée des processus opérationnelsCapacité de priorisation et/ou délégation Proactivité et réactivité, dans le respect des procédures et des échéancesRésilience, esprit d’équipe et sens du service Négociation, Management & LeadershipAppétence pour le travail cross-fonctionnelExcellentes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral LanguesFrançais & Anglais : courant écrit et parlé Néerlandais ou une langue scandinave est un plus "Créateur, artisan et marchand d’objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de 25 185 collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d’entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l’autonomie de chacun grâce à un management responsable. L’entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d’exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature – source de matières d’exception. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans près 300 magasins dans le monde."