Office Assistant

Ben jij georganiseerd, servicegericht en klaar voor een veelzijdige rol in een dynamische internationale organisatie? Kom ons versterken als Office Assistant!HoSt Group Bioenergy Systems is een technologie-gedreven, internationaal familiebedrijf dat zich richt op innovatieve en duurzame energieoplossingen. Ter uitbreiding van ons team zoeken wij een enthousiaste Office Assistant voor minimaal 24 uur per week op ons hoofdkantoor.Vanaf 2026 werk je vanuit ons volledig nieuwe, duurzaam gebouwde kantoor in Hengelo, uitgerust met de modernste faciliteiten en ontworpen om samenwerking en innovatie te stimuleren.Wat ga je doen als Office Assistant?Als Office Assistant zorg jij ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt. Jij bent de onmisbare schakel die collega’s – van engineers tot servicemonteurs die wereldwijd klanten bezoeken – ondersteunt zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Dankzij jouw inzet voelen bezoekers zich welkom, reizen collega’s zonder zorgen en zijn alle facilitaire zaken tot in de puntjes geregeld.Je werkt in een hecht team van vier vaste collega’s en een werkstudent, in een informele werksfeer met korte lijnen. Momenteel werken we vanuit Enschede, maar in 2026 verhuizen we samen met zo’n 600 collega’s naar onze nieuwe locatie in Hengelo.Jij bent degene die het kantoor laat draaien – en jouw bijdrage maakt écht het verschil.Jouw verantwoordelijkhedenHet volledig organiseren van (internationale) zakenreizen, inclusief het aanvragen van reisdocumenten en visa;Zorgen dat collega’s efficiënt, veilig en zorgeloos kunnen reizen;Proactief ondersteunen bij vergaderingen en het ontvangen van bezoekers, onder andere door ruimtes gereed te maken en te zorgen voor alle benodigde voorzieningen, lunches en drankjes;Voorraadbeheer en tijdige bestellingen van koffie/thee/cup-a-soup en andere kantoorbenodigdheden, afgestemd op de behoeften van collega’s;Gastvrij en representatief ontvangen van bezoekers, zodat zij zich direct welkom voelen;Fungeren als aanspreekpunt voor diverse facilitaire en administratieve zaken;Beheren van de algemene mailbox en verwerken van inkomende e-mails.;Reserveren en beheren van vergaderruimtes en bedrijfsauto’s, waarbij je zorgt voor representativiteit en optimale beschikbaarheid;Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken; jij bent het eerste visitekaartje van de organisatie en zorgt dat iedere beller bij de juiste collega terechtkomt;Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende teams binnen de organisatie.Wat neem je mee?HBO-werk- of denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting;Minimaal 5 jaar ervaring in een internationale werkomgeving;Ervaring met Office 365;Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;Representatief en klantgericht: je voelt feilloos aan wat collega’s en bezoekers nodig hebben;Nauwkeurig, zelfstandig en stressbestendig, met een communicatiestijl die duidelijk en vriendelijk is;Gestructureerd, overzichtelijk en een echte teamspeler: jij houdt alles draaiende op kantoor;Je werkt volledig op kantoor, omdat persoonlijk contact en samenwerking essentieel zijn. Gelukkig doe je dit in een fijne, levendige werkomgeving!Ons aanbodGoede arbeidsvoorwaarden en een salaris in de range van €3.400 - €3.800, afhankelijk van jouw ervaring en opleiding.Jaarlijkse aantrekkelijke winstdeling (bij vast contract).Uitstekende pensioenregeling.24 vakantiedagen (op basis van fulltime), met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen (tot maximaal 40 dagen, indien van toepassing).Jaarlijkse vakantietoeslag van 8%.De kans om te werken bij een marktleider in duurzame energie, winnaar van de Oryx en Gazelle Award 2024.Een internationale, informele werkomgeving waar jouw ideeën worden gewaardeerd en successen samen worden gevierd.Veel zelfstandigheid en ruimte om verantwoordelijkheid te nemen.Ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.Een aantrekkelijk fietsleaseplan en de mogelijkheid om cadeaubonnen te sparen door fietskilometers te maken.Klaar om aan de slag te gaan?Ben je enthousiast? Reageer dan via de sollicitatiebutton en stuur je cv en motivatiebrief. Binnen 14 dagen hoor je van ons of je wordt uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek.Wil je vooraf meer informatie? Neem dan contact op met Corine Muggen, Facility Manager, via 088 – 460 90 80.