Office Manager (m/w/d)

Calibre Scientific repräsentiert ein Portfolio von Life Science- und Diagnostikunternehmen, die über einzigartige Fähigkeiten verfügen, um die spezifischen Herausforderungen in den Märkten der Laborforschung, Diagnostik und Biopharmazie zu meistern. Durch eine Kombination aus Akquisitionen und organischem Wachstum sind wir zu einem diversifizierten globalen Anbieter von Life-Science-Reagenzien, Geräten, Instrumenten und Verbrauchsmaterialien geworden. Mittlerweile haben wir unsere globale Reichweite auf mehr als 175 Länder ausgeweitet und können so mit unseren rund 1.200 Mitarbeitern Kunden auf der ganzen Welt unterstützen.Für unsere Tochtergesellschaft die BIOZOL Diagnostica Vertrieb GmbH suchen wir zum nächst- möglichen Zeitpunkt an unserem Standort in Hamburg in Teilzeit (20 Std / Woche) Über die Rolle:Als Office Manager:in sind Sie die zentrale Anlaufstelle im Büro und schaffen mit Ihrer freundlichen Art eine offene und einladende Atmosphäre. Sie heißen Gäste ebenso herzlich willkommen wie Sie für Kolleg:innen da sind und sorgen dafür, dass sich alle rundum gut betreut fühlen. Mit Ihrem Organisationstalent behalten Sie den Überblick über die täglichen Abläufe und unterstützen das Team genau dort, wo es gebraucht wird. Auf diese Weise tragen Sie nicht nur zu einem reibungslosen Büroalltag bei, sondern auch zu einem positiven Miteinander und einem Arbeitsumfeld, in dem man sich gerne aufhältWas Sie bei uns machen:Sie sind Sie das Herzstück unseres Büros und die erste Anlaufstelle: Sie sind die erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Gäste und externe Partner:innen. Mit Ihrem freundlichen Auftreten sorgen Sie für einen professionellen Empfang und eine angenehme Atmosphäre. Sie sind maßgeblich bei der Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Feiern involviert.Sie stellen die Büroorganisation sicher und sorgen für reibungslose Abläufe: Sie strukturieren und kommunizieren klare Büroprozesse, wie z. B. Posteingang und -ausgang, Vorlagen oder Ablagesysteme. Sie behalten den Überblick über Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien und stellen sicher, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Auch die Verwaltung von Schlüsseln, Chips und IT-Hardware gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich.Sie übernehmen die Administrative Unterstützung dort wo nötig: Sie verantworten die Erstellung und Pflege von Schriftstücken und unterstützen bei administrativen Aufgaben -bei Bedarf auch in der Personalabteilung. In enger Abstimmung mit der Buchhaltung helfen Sie bei der Rechnungsverwaltung. Darüber hinaus koordinieren Sie externe Dienstleister wie Reinigungsfirmen oder Handwerker und sind im Austausch mit dem Vermieter.Organisation & Projektunterstützung: Sie bringen Ihr Organisationstalent in standort-übergreifende Projekte ein und übernehmen Verantwortung für administrative Sonderthemen. Dabei stellen Sie sicher, dass Abläufe effizient gestaltet sind und stets serviceorientiert umgesetzt werden.Wann Sie zu uns passen:Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bürokauffrau/-mann oder alternativ eine Ausbildung in einem vergleichbaren kaufmännischen Bereich (z.B. Groß- und Außenhandel, Einzelhandel, Speditions- oder BüromanagementSie bringen idealerweise Berufserfahrung im Office Management oder Sekreteriat mitSie haben ein ausgeprägtes Verantwortung- sowie DienstleistungsbewusstseinSelbstständiges, strukturiertes und proaktives Arbeiten ist für Sie selbstverständlichSie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (Level B1 oder B2) und kommunizieren auch bei komplexen Sachverhalten sicher, klar und kompetent.Englische Sprachkenntnisse können Sie solide anwenden (idealerweise C2) und sind dabei offen, sich auch fachspezifische Begriffe und internationale Kommunikationstools anzueignen.