Personlig/administrativ assistent (50 %) – Drift, oppfølging, og styrearbeid

Warmflake er en ung Med Tech bedrift som for tiden leverer løsninger til forsvarssektoren. Selskapet er part i FoU-prosjekter i forsvarssektoren, og har hatt sine første leveranser av banebrytende livreddende utsyr til blant annet Ukraina. Den faglige og forretningsmessige hovedinnretningen er så langt å utvikle det såkalte Warmflake-systemet for å motvirke prehospital hypotermi for skadde blødende soldater. Altså holde skadde soldater varme slik at blodet lett kan koagulere både under evakuering og operasjon på feltsykehus.Om rollenVi søker en strukturert, selvstendig og pålitelig ledelses- administrativ assistent i 50 % stilling for å avlaste daglig leder. Rollen kombinerer administrasjon, budsjettoppfølging, logistikk og ansvar for oppfølging av styrearbeid. Personen vil være en nøkkelressurs i daglig drift og ha ansvar for koordinering av kundedialog, møteoppfølging, produksjons- og logistikkoppføling samt støtte til ledelsen.Dette passer for en selvstendig person som ønsker tett kontakt med næringslivet og ansvar for sentrale administrative prosesser i en voksende virksomhet. HovedoppgaverAdministrasjon budsjett og driftDialog/oppfølging med økonomiansvarlig om budsjettetDaglig administrasjon så somE-post, koordinering og løpende dokumenthåndteringMøtekoordinering, reiseplanlegging, arrangementer og kalenderadministrasjonDigital arkivering og organisering av dokumenter i en fornuftig strukturUtarbeide enkle rapporter og oversikter.Strukturere og forbedre interne arbeidsflyter.Styrearbeid (sentral del av rollen)Planlegge og koordinere styremøter, herunder styringsgruppemøter og generalforsamlinger.Utarbeide og sende ut møteinnkalling og agenda.Skrive, kvalitetssikre og følge opp styreprotokoller.Håndtere elektronisk signering av protokoller og dokumenter (for eksempel via Signant, BankID, m.m.).Registrere protokoller og relevante saker i Brønnøysund når nødvendig.Arkivering og strukturering av styredokumentasjon.Sikre korrekt formalia og tidsfrister.Logistikk, forsendelse og lagerPakking av bestillinger (små/mellomstore produkter).Beherske tollregler og merverdiavgiftsbestemmelserBestille frakt via Posten, Bring, DHL, UPS eller andre aktører.Opprette og følge opp sporingsnummer til leveransen er fullført.Kundekommunikasjon ved forsinkelser, avvik eller retur.Enkel lagerstyring (beholdning, emballasje, rekvisita).Kunde- og næringslivskontaktProaktiv kommunikasjon med B2B-kunder, distributører og samarbeidspartnere.Svare på kundehenvendelser og være et profesjonelt kontaktpunkt.Oppfølging mot mulige samarbeidspartnere.Representere selskapet utad med service og struktur. AnsvarsområderFullt eierskap til forsendelses- og leveringsprosesser.Strukturert og korrekt håndtering av styrearbeid og protokoller.Ukentlig rapportering til ledelsen på drift, budsjett, logistikk og administrasjon.Tett koordinering med daglig leder om oppgaver og tidsfrister.Initiativ til forbedring av rutiner og systemer. KvalifikasjonerMå-kravErfaring fra administrasjon, kontorledelse, budsjett, logistikk eller koordinatorroller.Erfaring eller trygghet rundt styrearbeid, møteprotokoller og signeringsprosesser.Svært god struktur og selvstendighet.Gode skriftlige og muntlige ferdigheter på norsk og engelsk.God digital kompetanse (Office/Google, CRM, signeringsverktøy, fraktportaler).Ønsket, men ikke kravErfaring med forsendelser og fraktløsninger.Kjennskap til Brønnøysundregistrene.Erfaring fra mindre selskaper/«startups».Interesse for entreprenørskap og vekstprosjekter. Personlige egenskaperSelvstendig og tar ansvar for egne prosesser.Strukturert og ryddig – spesielt på protokoller og dokumentasjon.Initiativrik og handlekraftig.Profesjonell og god representant utad til selskapets omgivelser.Løsningsorientert og komfortabel med å finne praktiske løsninger. Arbeidssted og arbeidstid50 % stilling, fleksibel arbeidstid (men for eksempel mellom 10-14).Kombinasjon av hovedsakelig hjemmekontor og fysisk oppmøte (ved pakking, møter, lager).Muligheter for økt stillingsprosent ved vekst. Vi tilbyrVarierte oppgaver og stort ansvar.Tett samarbeid med gründere og næringsliv.En rolle der du bygger struktur og profesjonalitet i selskapet.Muligheter for vekst innen drift, styrearbeid og koordinering.Årlønn: 620 000- 700 000. SøknadsprosessenKort søknad med CV bes innlevert pr e-post til: post@warmflake.com .Tiltredelse så snart som mulig i løpet av 2026.Lønn etter avtale.Søknadsfrist: 10 desember 2025.