Project Coordinator

(Version française ci-dessous)Location: Québec City or Montréal (Hybrid)Company: OVAAbout OVAAt OVA, we design immersive training and simulation experiences for some of the world’s most demanding sectors — defense, aerospace, nuclear, medical, and beyond. Our flagship platform, StellarX, empowers organizations to experience high-fidelity training simulations created by our production teams, and to imagine, create, and explore independently once they’ve been onboarded and trained on the XR software. We work with leading institutions across Canada and internationally, using immersive technology to transform how people learn, train, and perform.As a team, we’re committed to maintaining a culture that’s open, inclusive, and diverse. Every Crew member is valued for their ideas, respected for their expertise, and encouraged to grow.Position OverviewEmbark on a transformative career journey with fast-growing OVA as a Project Coordinator.This is much more than an administrative project support role — it’s an opportunity to take ownership, communicate daily with production team members, and help manage projects that push the boundaries of what’s possible in immersive learning. You’ll collaborate with our Instructional Design, 3D Production, and Marketing teams on diverse simulation projects for government, defense, and enterprise clients.In this role, you’ll connect people, information, and progress—ensuring communication flows smoothly and every project stays aligned from kickoff to delivery. You’ll facilitate agile workflows, prepare client-facing reports, coordinate logistics, and help keep every moving part aligned as simulations evolve rapidly in production.You’ll report directly to the Director of Project Management, supporting OVA’s growing portfolio of national and international projects.Role & ResponsibilitiesSupport the Director of Project Management with day-to-day project coordination and documentation.Prepare bi-weekly client presentations, action logs, and follow-up materials.Coordinate project-related travel and logistics for internal teams.Identify and document short- and medium-term risks, issues, and opportunities related to project schedules and capacity.Prepare monthly progress reports and billing documentation with accuracy and attention to detail.Collaborate with OVA’s Marketing and Communications team to share project milestones and outcomes.Liaise with OVA Administration for purchasing project-related equipment and software.Support hardware setup and configuration of headsets and devices for clients and partners.Assist with the coordination of third-party research or studies evaluating VR project effectiveness and impact.Contribute to continuous improvement of project tools, reporting systems, and delivery processes.QualificationsEducationBachelor’s degree or college diploma in Business, Management, Communications or an equivalent combination of education and experience in a related field.ExperienceDemonstrated experience in project management, coordination, or client-facing delivery.Proven ability to manage timelines, documentation, and communications for complex, multi-stakeholder projects is an asset.Experience in technology, defense, aerospace, training, or enterprise services is an asset.SkillsBilingual in French and English (oral and written) highly favourable.Able to work both independently and collaboratively in a fast-moving environment. A strong sense of initiative, ownership, and follow-through is a must.Exceptional organizational and coordination skills with strong attention to detail.Excellent written communication and presentation abilities.Proficiency with project management and reporting tools (Jira, Confluence, Monday, or similar) is an asset.PersonalityClient-Oriented: Keeps satisfaction and trust at the center of everything.Practical: Focused on execution, results, and solving problems quickly.Organized & Reliable: Brings clarity and structure to fast-moving projects.Collaborative: Works easily across technical, creative, and operational teams.Forward-Looking: Excited to help OVA scale its Project Management function and evolve into a key contributor to future PM leadership.✨ This role is perfect for someone who brings initiative to every challenge, cares deeply about delivering real results, and thrives in dynamic environments — someone who values impact over routine and wants to help shape how OVA delivers high-profile projects that push the boundaries of immersive technology.Your hiring manager will be Tim Purdy. If you require accommodations due to a disability or travel limitations, please contact Tim at tpurdy@ova.ai.All information will be kept confidential and used only to facilitate the hiring process.Coordinateur de ProjetsChez OVAMontréal ou Québec, Canada (Hybride)Chez OVA, nous concevons des expériences de formation et de simulation immersives pour certains des secteurs les plus exigeants au monde : défense, aérospatiale, nucléaire, médical, etc. Notre plateforme phare, StellarX, permet aux organisations de bénéficier de simulations de formation haute fidélité créées par nos équipes de production, et d'imaginer, de créer et d'explorer une fois qu'ils ont été intégrés et formés au logiciel XR alimenté par l'IA. Nous travaillons avec des institutions de premier plan au Canada et à l'étranger, en utilisant des technologies immersives pour transformer la façon dont les gens apprennent, se forment et travaillent.En tant qu'équipe, nous nous engageons à maintenir une culture ouverte, inclusive et diversifiée. Chaque membre de l'équipe est apprécié pour ses idées, respecté pour son expertise et encouragé à se développer. Aperçu du posteEmbarquez pour une carrière transformatrice au sein de l'entreprise OVA en pleine croissance en tant que Coordinateur de Projet.Il s'agit bien plus que d'un simple poste administratif de soutien aux projets : c'est l'occasion de prendre des responsabilités, de communiquer quotidiennement avec les membres de l'équipe de production et de contribuer à la gestion de projets qui repoussent les limites du possible en matière d'apprentissage immersif. Vous collaborerez avec nos équipes de conception pédagogique, de production 3D et de marketing sur divers projets de simulation pour des clients issus du secteur public, de la défense et des entreprises.À ce poste, vous serez chargé de mettre en relation les personnes, les informations et les progrès, en veillant à ce que la communication se déroule sans heurts et que chaque projet reste aligné du lancement à la livraison. Vous faciliterez les flux de travail agiles, préparerez les rapports destinés aux clients, coordonnerez la logistique et contribuerez à maintenir l'alignement de tous les éléments mobiles à mesure que les simulations évoluent rapidement en production.Vous rendrez compte directement au Directeur de la Gestion de Projets et soutiendrez le portefeuille croissant de projets nationaux et internationaux d'OVA.Rôle et responsabilités Assister le directeur de la gestion de projet dans la coordination quotidienne des projets et la documentation.Préparer toutes les deux semaines les présentations aux clients, les registres d'actions et les documents de suivi.Coordonner les déplacements et la logistique liés aux projets pour les équipes internes.Identifier et documenter les risques, les problèmes et les opportunités à court et moyen terme liés aux calendriers et aux capacités des projets.Préparer des rapports d'avancement mensuels et des documents de facturation avec précision et souci du détail.Collaborer avec l'équipe marketing et communication de l'OVA pour partager les étapes importantes et les résultats des projets.Assurer la liaison avec l'administration de l'OVA pour l'achat d'équipements et de logiciels liés aux projets.Assister à l'installation et à la configuration du matériel informatique, des casques et des appareils pour les clients et les partenaires.Aider à la coordination des recherches ou des études menées par des tiers pour évaluer l'efficacité et l'impact des projets de réalité virtuelle.Contribuer à l'amélioration continue des outils de projet, des systèmes de reporting et des processus de livraison.QualificationsFormationBaccalauréat ou diplôme collégial en commerce, gestion, communications ou combinaison équivalente d'études et d'expérience dans un domaine connexe.ExpérienceExpérience avérée en gestion de projet, coordination ou prestation de services à la clientèle.Une capacité avérée à gérer les échéanciers, la documentation et les communications pour des projets complexes impliquant plusieurs parties prenantes est un atout.Une expérience dans les domaines de la technologie, de la défense, de l'aérospatiale, de la formation ou des services aux entreprises est un atout.CompétencesBilingue en français et en anglais (oral et écrit) fortement apprécié.Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement en constante évolution. Un sens aigu de l'initiative, de la responsabilité et du suivi est indispensable.Excellentes compétences en matière d'organisation et de coordination, avec un grand souci du détail.Excellentes capacités de communication écrite et de présentation.La maîtrise des outils de gestion de projet et de reporting (Jira, Confluence, Monday ou similaires) est un atout.PersonalitéOrienté client : place la satisfaction et la confiance au cœur de toutes ses activités.Pragmatique : axé sur l'exécution, les résultats et la résolution rapide des problèmes.Organisé et fiable : apporte clarté et structure aux projets en évolution rapide.Esprit collaboratif : travaille facilement avec les équipes techniques, créatives et opérationnelles.Visionnaire : enthousiaste à l'idée d'aider OVA à développer sa fonction de gestion de projet et à devenir un contributeur clé du futur leadership en matière de gestion de projet.