Projectsecretaris -Vernieuwing Van Brienenoordbrug, Utrecht

In het kort: Je gaat als Projectsecretaris leidinggeven aan het projectsecretariaat van de Vernieuwing van de Brienenoordbrug, waarbij je verantwoordelijk bent voor secretariële ondersteuning, coördinatie van overleggen en het bewaken van projectprocessen.Let Op– Detachering; Loondienst optie tot verlenging; 6x 12 maandenRijkswaterstaatRijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.OpdrachtomschrijvingHet project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De Projectsecretaris geeft hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat. Naast de uitvoering van reguliere taken verwachten we dat je proactief inspeelt op wat het projectteam nodig heeft en denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bovendien ben je secretaris/aanspreekpunt voor een aantal project overstijgende overleggen, zoals het IPM-overleg, het Opdrachtgevers overleg en overkoepelende raakvlak overleggen.Als Projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam, de verbindende factor. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. Je geeft mogelijk leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.Het Secretariaat Is Verantwoordelijk Voor– Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam;– Coördineren, voorbereiden, en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten, inclusief het agenda beheer;– (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:– Capaciteitsmanagement en organisatorische processen;– Informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;– (Light) inkoopproces voor het project;– Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.Resultaat opdrachtDe opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.De Projectsecretaris Heeft O.a. De Volgende Taken– Het zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse /project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen.– Bewaken, orderenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat.– Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen.– Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica.– Verzorgen van teambuildingsactiviteiten.– Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.– Verzorgen van (uitgaande) post, etc.– Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.– Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online en Relatics.– Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen.Leiding en toezichtJa maar je opereert wel zelfstandig in je functie.Functie-eisen– Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met het werken bij grote projecten (>200 mln) – Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op hbo-niveau (bijv. een secretarieel/economische/bedrijfskundige opleiding) – Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator – De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook. – Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.Functie-voorstelLET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.– Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek). – De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail). – De aangeboden kandidaat heeft ervaring met SharePoint Online en/of Relatics. – Beheersing van de (Technische) Engelse taal.De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer