Projektassistenz/Administration (m/w/x)

Wir bieten eine krisensichere Anstellung in einem zukunftsorientierten Umfeld. Für unseren Kunden, ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels, suchen wir eine engagierte Projektassistenz (m/w/x) in Vollzeit 38,5 Stunden/Woche (auch Teilzeit min. 20 Stunden/Woche möglich), zur Erweiterung des dynamischen Teams.Ihr VerantwortungsbereichVorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).Ihr ProfilFundierte Erfahrung im Pre-Accounting: Kenntnisse der Belegkreisläufe, Kontierung sowie Grundbegriffe der USt, Skonto, KST/KTR.Kenntnisse im Dokumentenmanagement: strukturierte Ordnerlogik, Metadatenpflege, Versionierung, Fristenverwaltung.Sichere Ausdrucksweise: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.IT-Kompetenz: Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365 (Outlook, Word-Formatierung, Excel-Grundlagen). Erfahrung mit branchenüblicher Software (z. B. BMD/DATEV/DMS) ist von Vorteil.Branchenverständnis BauStrukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Lernbereitschaft, Flexibilität und proaktives Mindset sowie die Bereitschaft, den „Extrameter mehr" zu gehen.Nice-to-haveErfahrung mit Zeitwirtschaft/Stundenerfassung, ReisekostenGrundlegende Kenntnisse in Datenschutz und QualitätsmanagementInteresse an der Bau- und ImmobilienbrancheWorauf Sie sich freuen könnenFamiliäre Kultur: Integration in ein junges Team innerhalb eines leidenschaftlichen Unternehmens mit solider Struktur.Regelmäßige Teamevents und flache Hierarchien: Direkte Kommunikation auf Augenhöhe.Förderung Ihrer Entwicklung: Individuelle, fachliche und persönliche Weiterbildung durch Schulungen und Mentoring.Leistungsgerechte Bezahlung: monatlich 2.800,00 brutto bei 38,5 Stunden/Woche (14-mal p.a.) mit Bereitschaft zur Überbezahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung.Interessiert?Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!