Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) (H/F) CDI

Classification : Selon la grille et en fonction du profil et de l’expérienceLieu de travail : Dijon (siège de l’Udaf de Côte-d’Or)Date de prise de poste souhaitée : au plus tôtContexte du recrutementL’Union Départementale des Associations Familiales de Côte-d’Or (UDAF 21), reconnue d’utilité publique et investie d’une mission légale de représentation des familles (art. L. 211-3 du Code de l’action sociale et des familles), œuvre pour la défense des intérêts matériels et moraux des familles et fédère plus de 100 associations familiales dans le département.Missions principalesSous l’autorité du Directeur général, le/la Secrétaire administrative polyvalente assure un rôle central dans l’organisation et la gestion administrative de l’institution. Ses principales missions sont les suivantes :Organisation et suivi des instances statutairesPréparation et suivi des Conseils d’administration, Bureaux et Assemblées générales (convocations, logistique, rédaction des comptes rendus, formalités postérieures…),Gestion des commissions internes et de contrôle (convocations, organisation, rédaction des procès-verbaux),Suivi du dispositif de gestion des adhérents,Suivi du dispositif de financement : complétude du rapport, mise à jour des tableaux de répartition, correspondances avec les associations et classement des comptes rendus financiers.Secrétariat général et appui administratifGestion de la boîte mail générique et du courrier,Accueil physique et téléphonique,Appui administratif quotidien : rédaction, mise en page et diffusion de documents, suivi de dossiers administratifs, gestion des bases de données, impression, diffusion et archivage…Organisation logistique des réunions et des déplacements.Soutien aux associations et représentants familiauxAccueil, accompagnement et appui administratif aux associations adhérentes et partenaires dans les locaux de l’Udaf : réservation et préparation des salles, installation du matériel visio, intendance…Suivi des représentations familiales : Gestion des appels à candidatures, désignations et renouvellements des représentants familiaux.Appui à la formation et à la communication des bénévoles.Secrétariat de la Médaille de l’Enfance et des FamillesPréparation, vérification et transmission des dossiers à la préfecture.Organisation des commissions, suivi des enquêtes, envoi des distinctions aux mairies.Compétences attenduesConnaissances et savoir-faireBonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, outils collaboratifs).Capacités rédactionnelles et de synthèse (rédaction de comptes rendus et de courriers officiels).Sens de l’organisation, rigueur et respect des délais.Connaissance du fonctionnement associatif et des procédures administratives.Savoir-être professionnel :Discrétion, loyauté et sens du service public associatif.Esprit d’équipe et aptitude à coopérer avec des interlocuteurs variésDisponibilité, autonomie, réactivité et diplomatieCapacité à représenter les valeurs familiales et citoyennes portées par l’Udaf 21Profil recherchéFormation de niveau Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistant de direction ou équivalent).Expérience confirmée en secrétariat administratif, idéalement dans le milieu associatif ou institutionnel.Conditions d’exerciceDéplacements occasionnels (préfecture, réunions partenariales, cérémonies)Moyens mis à disposition : poste informatique, téléphonie, logiciels internes, salle de réunion équipée.Procédure de candidatureLes candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser avant le 11/11/2025 au soir à :Madame la Présidente de l’UDAF de Côte-d’Or à l’adresse : Afficher l'email