Secrétaire – service prévention et santé au travail H/F 100%

À propos de nousL’EPSM de Caen est le principal établissement de santé mentale du CALVADOS, et fait partie du GHT Normandie-Centre, dont le CHU Caen Normandie est l’établissement support. La capacité de l’établissement est de 320 lits et 239 places sanitaires, 48 lits MAS, 21 places SAMSAH. L’effectif est d’environ 1300 agents.Sa zone d’intervention couvre les 2/3 du territoire départemental. L’EPSM a en charge 3 pôles de psychiatrie générale, 1 pôle de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent, 1 pôle de psychiatrie transversal, 1 pôle d’activités médico-légales, 1 pôle médicotechnique, et 4 structures médico-sociales (CSAPA, CAARUD, SAMSAH et MAS).MissionLe Service de prévention et de santé au travail assure la surveillance de l’état de santé des agents et mène des actions de préventions en milieu de travail selon la législation en vigueur.La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de prévention et de santé au travail.Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin du service de prévention et de santé au travail.Il/Elle collabore avec les infirmiers H/F du service.Missions Principales– Gestion des agendas du médecin, prise de rendez-vous et organisation de réunions– Gestion des appels téléphoniques, gestion de la messagerie électronique du service– Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme..)– Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels..)– Saisie ou mise en forme de lettres types, de comptes rendus, de diaporamas, de cours, de bilans d’activités annuel et protocoles– Accueil présentiel et téléphonique des agents et leur orientation (diffusion d’informations d’ordre général)– Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire– Gestion administrative des dossiers médicaux– Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d’affichesProfilDiplôme souhaité : Niveau 4 ou 5 en secrétariat et gestion administrativeMaîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)QUALITES ATTENDUESSavoir-être– Sens de l’accueil – Disponibilité, capacité d’écoute– Sens du travail en équipe – capacité à transmettre les informations– Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées– Prise d’initiatives dans le périmètre de sa fonction et de ses responsabilités– Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs– Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress, maître de soi– Sens de la hiérarchie, des responsabilités, de l’exemplaritéSavoir-faire– Rigueur– Méthodique– organisé