SECRETAIRE ESAT - CT10251282

Cette offre expire le 15/11/2025Description du posteSous la responsabilité des Chefs de Service de Rochefort et Bords, vos principales missions seront :Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes) :Accueil et orientation des appels et des interlocuteurs2 jours fixes à Rochefort et 2 jours fixes à Bords1 jour en alternance 1 semaine sur 2Fonction Administrative Relative à L’établissementTraitement du courrierDiffusion et affichage des différentes communications internes et règlementairesDossier administratif du personnelGestion des convocations formationsDéclaration des accidents de travail sur BlueKango – Net EntreprisesPrise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après arrêt maladie, …)Gestion des sinistresCommande des repas par webfilFonction Administrative Relative Aux RésidentsConseils et assistances auprès des travailleurs d’ ESAT,tuteurs et familles pour le suivi des notifications MDPHUtilisation des outils Via-Trajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des travailleurs d’ESATGestion administrative du processus d’admission et de stagesTransmission des variables de paieAssistanat Au Chef De Service (points Hebdomadaires)Facilite la circulation des informations et s’assure de leurs diffusions au sein de l’établissement de façon régulièreCréation d’outils et de tableaux de bords nécessairesParticipation à l’élaboration du rapport d’activité, enquêtes ANAP…Rédaction des documents attendus pour le Chef de Service et Directeur AdjointParticipation et rédaction des comptes rendus des réunions d’équipePréparation de validations (facturation, commandes, remboursements…)Fonction CommercialeAccueil physique de la clientèleSuivi des achats : contrôle des factures fournisseurs, enregistrement et vérification du journal des achatsSuivi des stocks et commande de fournituresPréparation et établissement de la facturation mensuelle, réalisation de devis (outil EIG)Relances clientsGestion des mouvements d’entrées et de sorties de la caisse, contrôles de fonds de caisseSuivi administratif de divers dossiersParticipation aux réflexions avec le secrétariat de la Direction de Parcours (dimension associative) :Uniformisation des documents de référenceExpérimentation projets pilote (ex : outil OXalys dématérialisation factures)Points assistantes trimestrielsRémunération selon expériences (convention collective 1966)Autres détailsProfil recherchéVous disposez du Diplôme Baccalauréat exigé / Expérience souhaitable et des compétences suivantes :Adaptabilité et organisation = 2 postes de travailMaîtrise des techniques administratives de secrétariat (prise de notes, gestion courriels…)Maitrise des outils bureautique classiques et capacité à s’approprier rapidement les logiciels « métiers » (planification, dossier de l’usager, commande repas)Compétences rédactionnellesCapacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d’un établissement médico- socialCapacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externesQualités AttenduesDiscrétion / ConfidentialitéEcoute active, communication adaptée et prise de reculSens du service et du travail en équipeAutonomie, sens de l’organisation et de la communicationDescription de l'établissementESAT BORDS : 24, rue de Champfleury - 17430 BORDSESAT ROCHEFORT : 1, Chemin de la Charre, ZI de Mouillepieds - 17300 ROCHEFORT$dispatch('internal-check', value))" @internal-check.window="checked = $event.detail" class="flex flex-col gap-y-3"> Postuler à l'offre$dispatch('internal-check', value))" @internal-check.window="checked = $event.detail" class="flex flex-col gap-y-3"> Postuler à l'offre