Team-Assistent

Direkt am Bodensee befindet sich das Glorious Bastards Konstanz. Der WOW-Effekt ist mit Panoramablick über See, Stadt und Alpen garantiert.   Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine motivierte und erfahrene Team-Assistenz (m/w/d). Als Team-Assistenz unterstützt du mit deinem Organisationstalent und hohem Maß an Eigenverantwortung die Standortleitung bei allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Backoffice-Aufgaben sowie der Abwicklung interner Prozesse in den Bereichen Verwaltung, Personalverwaltung und Finanzen. Durch deine vorausschauende Planung, professionelle Kommunikation, Diskretion und strukturierten Arbeitsweise ermöglichst du einen reibungslosen Tagesablauf, um das Führungsteam operativ zu entlasten und eine effiziente interne wie externe Kommunikation sicherzustellen.  Deine Aufgaben  Organisation und Koordination von Terminen sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen Termingerechte Aussendung von Informationen und Arbeitsanweisungen in den vorgeschriebenen Teams-Kanälen für die verschiedenen Teams Monitoring und Beantwortung von Gästebewertungen auf allen Plattformen (z.B. Google, TripAdvisor, OpenTable) sowie Analyse und Weiterleitung relevanter Gästefeedbacks an die Fachbereiche Koordination von Bewerbungsprozessen von der Bearbeitung eingehender Bewerbungen bei „Onlyfy“, bis hin zur Weiterleitung geeigneter Kandidat*innen an den Fachbereich sowie Erstkommunikation zur Terminierung von Vorstellungsgesprächen Bearbeitung von E-Mail-Anfragen unserer Gäste und Geschäftspartner  Termingerechte Erstellung und Pflege von arbeitsrechtlichen Dokumenten (Verträge, Abmahnungen, Zeugnisse) Verwaltung und DSGVO-konforme Ablage von Personalunterlagen Unterstützung bei Compliance-relevanten Aufgaben der Personalverwaltung Ordnungsgemäße Übergabe relevanter Finanz- und HR-Unterlagen an die Buchhaltung und den Lohnverrechner (z.B. Verträge, Abrechnungen, Meldungen) Unterstützung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung mit der Pflege von Personalstammdaten und Kontrolle der Stundenkonten sowie Krankheits- und Urlaubstage der Mitarbeitenden Zählung der Bargeldumsätze, Pflege der Cashless-Liste sowie wöchentliche Vorbereitung des Bargeldtransports Allgemeine Büroorganisation und Beschaffungsmanagement inkl. Verwaltung der zentralen Post, Telefonzentrale und E-Mail-Postfächer Ansprechpartner*in für interne Anliegen und externe Dienstleister   Dein Profil  Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Kenntnisse in der Verwaltung, Personalverwaltung und/oder Assistenzfunktion Sicherer Umgang mit MS Office (Teams, Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen von Vorteil Erfahrung in der Unterstützung von Führungsteams von Vorteil Selbstständige, strukturierte und diskrete Arbeitsweise Hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit Organisationsgeschick und große Freude an kommunikativen Aufgaben  Wir garantieren Dir  Übertarifliche & pünktliche Entlohnung  Einen sicheren, modernen und langfristigen Arbeitsplatz Innerbetriebliche Weiterentwicklungs- & Aufstiegschancen   Kostenlose Verpflegung und zusätzliche Benefits  Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten u.a. in der internen Academy  Begegnungen auf Augenhöhe & eine gelebte „DU-Kultur  Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung inkl. frühestmöglichem Eintrittstermin!