Assistant de direction à temps non complet (28/5ème) H/F

À propos de Grand Annecy AgglomérationLe Grand Annecy, collectivité dynamique de 215 000 habitants, 34 communes, 1250 agents, porte d’ambitieuses politiques publiques au service d’un territoire attractif aux multiples enjeux.Notre collectivité est handi-accueillante : présence d’un référent handicap avec possibilité d’un accompagnement à l'adaptation du poste.Le posteLe Centre Intercommunal d’Action Sociale du Grand Annecy propose aux habitants différents services destinés aux personnes âgées, à domicile ou en établissements.L’EHPAD Les Vergers, situé à Annecy-le-Vieux, accueille 41 résidents dans un environnement convivial, bienveillant et attentif à la qualité de vie de chacun.Implanté sur le même site géographique que la résidence autonomie La Cour, l’établissement s’inscrit dans une logique de parcours coordonné et de synergie entre services du CIAS.Vos missionsSous la responsabilité du directeur, vous assurez les missions courantes de secrétariat, d’accueil et de gestion administrative dans le cadre d’un fonctionnement mutualisé entre l’EHPAD Les Vergers et la résidence autonomie La Cour. Liste non exhaustive.Accueil et relations avec le publicAccueillir les résidents, familles et visiteurs (physique et téléphone)Orienter les demandes, transmettre les messages et informationsÊtre un relais d’information interne dans l’établissementParticiper à la vigilance concernant les allées et venues dans l’établissementSecrétariat et gestion administrativeGérer les courriers, mails, appels et rendez-vousPréparer les dossiers administratifs des résidentsMettre à jour les tableaux de suivi et documents de fonctionnementParticiper à l’archivage et au classement des documentsSoutien à la gestion des dossiersSaisir les mouvements des résidents (entrées, sorties, absences)Appuyer la constitution des dossiers d’admission et aider les résidents si besoin pour des tâches simplesSaisir les éléments utiles à la facturationAppui à la gestion du personnelTransmettre les absences et éléments d’heures à la DRHTransmettre les informations nécessaires aux services du siègeTravail en réseau et coordinationTravailler en binôme avec l’assistante de direction de La Cour, dans une logique de relais et de continuité de serviceAssurer, sur demande hiérarchique, des missions ponctuelles de remplacement ou de soutien administratif dans d’autres services de la collectivitéCollaborer régulièrement avec les services supports du CIAS (DG, ressources humaines, finances, informatique)Participer activement à la dynamique du réseau des assistantes de direction du pôle établissementsPour des précisions sur le poste, vous pouvez contacter : Jean-Christophe SAINT-GERMAIN , directeur de l'EHPAD les Vergers 04 50 64 08 87Pour les agents du CIAS, possibilité de logement, sous certaines conditions et de manière temporaire.Profil recherchéFormation et compétencesCAP/BEP ou Bac pro en secrétariat ou gestion administrativeMaîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Word, Excel, Outlook)Connaissance des logiciels métiers appréciée (ACTARUS, TITAN, Via Trajectoire) Maîtrise des techniques de secrétariat et d’archivageSavoirs êtresSens de l’accueil et du contact humainDiscrétion, rigueur et sens du service publicEsprit d’équipe et goût du travail en binômeCapacité d’adaptation, autonomie, réactivité