Assistant.e de Direction de la Petite enfance et de l’éducation

Sous la responsabilité du directeur·rice, au sein du pôle administratif de la direction de la Petite Enfance et de l’Education assurez l’exécution et la coordination des activités de la direction.Commune de 35 380 habitants (surclassée 40 000 à 80 000 habitants) de l’Est parisien en fort développement, reliée à Paris directement par la ligne 11, membre de l’Établissement Public Territorial Est Ensemble, la Ville de Romainville met en œuvre une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions. Pour participer à cette transformation et au renouvellement des politiques en matière d’éducation à l’enfance, Romainville recrute :un.e assistant.e de direction de la Direction de la Petite enfance et de l’éducation Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (C)(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)EducationPlacé.e sous la responsabilité directe du directeur ou de la directrice, le pôle administratif de la direction de la Petite Enfance et de l’Education assure l’exécution et la coordination des activités suivantes :Facturation et inscriptions aux accueils autour de l’école et de la restauration scolaire,Gestion RH de la direction de l’Enfance et de l’Education,Suivi des effectifs scolaires,Suivi du budget des écoles,Relations aux écoles,Suivi des travaux dans les écoles.Au sein du pôle administratif, en tant qu’assistant. e de direction, vous aurez les missions suivantes :Assistanat du ou de la directeur.rice de l’Enfance et de l’Education :Organisation de réunion,Gestion de planning,Mise en forme de document.Accueil du public et réponse téléphoniqueLa gestion RH de la direction en lien avec la direction des relations humaines :Sur le recrutement : suivi des annonces sur les réseaux spécialisés, relance régulière des annonces, rassembler les candidatures en vue de l’organisation des entretiens de recrutement ; suivi de la constitution des dossiers de recrutements (vacataires, enseignants…) soit environ 200 à 250 dossiers par an et la mise à jour du tableau des effectifs de la direction.Consolidation des données de paies et vacations et tenue d’un tableau de bord,Suivi des données d’absentéisme à l’aide d’un tableau de bordSaisie des congés des personnels des écoles.Secrétariat du Conseil d’administration de la Caisse des écoles et de la Ville :Préparation et envois des dossiers aux administrateurs,Télétransmission des actes après les séancesSuivi des décisions et des arrêtésConcernant les relations aux usagers et aux relations aux directions d’école, vous assurez le suivi du courrier et des réponses aux usagers.Vous êtes également chargé.e d’assurer l’accueil téléphonique de la direction.Durant les vacances scolaires ou, en cas d’absence, de l’un des autres agent.e.s du pôle administratif, vous pouvez être amené.e à suppléer ses collègues sur d’autres processus.Compétences et qualités requises Maîtrise informatique : bon niveau bureautique (bon niveau de maîtrise des tableurs requis), messagerie électronique, progiciels métier (concerto, virtuose), fast, gecConnaissance du fonctionnement du système éducatif et des centres de loisirsNotions de base de finances publiques, appliquer les procédures mises en place en matière de facturation, remboursement, avoirs….Notion de base concernant le statut de la fonction publique et les règles RHInformer les usagers avec précision et rigueurRédiger des réponses écrites aux familles (courriel, logiciel virtuose)Utiliser de manière experte un progiciel métierRenseigner et contrôler des tableaux de bordReporting efficaceAppliquer les obligations de discrétion professionnelleAménité et disponibilité vis-à-vis des usagersRigueurSavoir rendre compte avec régularitéTrès grande disponibilité, sens de l’écoute et dynamismeÊtre force de proposition en matière de simplificationConditionsLieu de travail principal : Mairie de Romainville15 ARTT et 25 jours de congés annuels (37.5 heures hebdomadaire)Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelleTitres-restaurant et participation à la mutuelle (sous conditions)Contrat de groupe PrévoyanceVille adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres socialesPour répondre à cette offre, merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à :Monsieur le Maire, par mail à : votre.candidature@ville-romainville.frPour tout renseignement vous pouvez contacter la Direction des Relations Humaines au 01.49.15.55.60.N.B : la date limite de dépôt des dossiers de candidatures mentionnée est à titre indicatif, des jurys de recrutement sont organisés tout au long de la procédure de recrutement.InformationsService : Direction de la Petite enfance et de l’éducationFilière : AdministrativeType : Offre d'emploiPoste à pourvoir : Assistante de Direction de la Petite enfance et de l’éducationCatégorie : CCandidatureDès que possibleTélécharger l'offre