Assistant(e) de Direction

Contexte et environnement Le poste est basé à Paris-15ème Activités Les principales missions de l’assistant/te de Direction Générale sont les suivantes :Gestion des agendas :Gestion de l’agenda du DGPlanification de ses réunions (Comités de Direction TotalEnergies Electricité et Gaz France, réunions one-to-one, Business Reviews, Copils, réunions diverses…) et des réunions des N-1 auxquelles il participePrises de RDVGestion des conflits d’agendaReconfirmation des RDV avec les visiteurs externes la veilleAccueil des visiteurs, attribution de places de places de parkingGestion des déplacements :Réservation de billets de train, avion, voiture de location pour la Direction Générale (DG + CODIR)Réservation de taxi, hôtels pour la Direction GénéraleFeuilles de route récapitulativesContact privilégié avec TotalEnergies :En particulier avec l’assistant(e) de la Directrice RPG, N+1 du DGTraitement du courrier entrant (suivi et dispatching) :Récupérer le courrier de la DG, DAF et direction juridique chaque matin, l’ouvrir et enregistrer les RAR dans un tableauFaire des scans de certains courriersLe dispatcherTraitement du courrier sortant :Mise en page de courriersScan et archivageMise au départ courrierMise à la signature :Centralisation des documents à mettre en signature, les relire et les mettre en pageParaphe + tampon + mise à la signatureRedispatching après signatureNotes de frais :Préparer les notes de frais de la Direction GénéraleSéminaires et réunion IPBU :Soutien dans l’organisation des séminaires du CODIROrganisation des diners et journées pendant lesquelles les différentes directions de TE ou filiales visitent RPG France (parfois en lien avec la direction communication)Préparer les dossiers et imprimer des documents pour des réunions internes et externesDivers :Support aux membres du CODIR lors de missions ponctuelles : création d’IGG pour les prestataires, organisation de petits-déjeuners ou pots de fin de journée pour les équipes du CODIR, et toutes les demandes qui émanent du CODIR RPG France Profil du candidat De formation BAC+2, issu(e) d'école de secrétariat.Justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans le secrétariat et êtes doté(e) des qualités suivantes : rigueur, souplesse discrétion disponibilité dynamisme capacité d'adaptation, organisation polyvalence réactivité Informations supplémentaires TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.