Assistente Administrativo

Apresentação da PathfinderA Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.Objectivo da PosiçãoEsta posição apoia a equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.Principais ResponsabilidadesGestão de Eventos/Actividades/ViagensGere e coordena eventos especiais como reuniões semanais/mensais de departamento e a nível da instituição e Organiza toda a logística necessária para cobertura do evento;Recebe, regista e submete TAFs ao departamento Financeiro e organiza a logística necessária para as viagens;Em coordenação com a recepção mantém o quadro de viagens e visitas actualizado assim como a gestão dos motoristas.Gestão de EscritórioCoordena e supervisiona a limpeza geral do escritório, assegurando que esteja sempre limpo;Assistência e trabalho em colaboração e eficaz com o Gestor do Escritório e outros membros da Equipa de Administração, prestando apoio de alto nível em numerosas questões;Supervisiona a copa e assegura que os insumos necessários estejam sempre disponíveis em coordenação com a administração e as assistentes;Faz a supervisão do inventário da cozinha;Controla os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos;Faz a Gestão de gastos fixos (água da FIPAG e água para consumo, luz, telefone incluindo contrato de jardinagem e prestação de serviços de taxi);Assegurar todas as medidas de prevenção da COVID 19 no escritório.ProcurementMantém a base de dados dos fornecedores actualizada,Faz tracking de requisição desde a submissão até ao pagamento.Verifica as requisições.Recebe, revê e regista as requisições.Garante a submissão atempada de processos ao pagamento.Apoia a elaborar processos de Micro compras;Apoia na preparação de Ordens de Compra/Serviços;Apoia na recepção de Material, e armazenamento;Faz gestão do economato.OutrosElaboração de processos de combustível;Revisão e manutenção de motorizadas;Gestão do activo fixo;Executa qualquer outra função atribuídas pelo Oficial de Procurement.Requisitos BásicosFormação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente;Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel;Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.DECLARAÇÃO DO EMPREGADOR SOBRE OPORTUNIDADES IGUAIS DE EMPREGOA Pathfinder oferece oportunidades iguais de emprego a todos os funcionários e candidatos a emprego e proíbe a discriminação e o assédio de qualquer tipo, independentemente da raça, cor, religião, idade, sexo, nacionalidade, estado de incapacidade, genética, estado de veterano protegido, orientação sexual, identidade ou expressão de género ou qualquer outra caraterística protegida por leis federais, estaduais ou locais. Esta política aplica-se a todos os termos e condições de emprego, incluindo recrutamento, contratação, colocação, promoção, rescisão, despedimento, reintegração, transferência, licenças de ausência, indemnização e formação.DECLARAÇÃO DE SALVAGUARDA E PROTEÇÃOA Pathfinder está empenhada em salvaguardar e proteger as pessoas que servimos, bem como o nosso colaborador. Temos tolerância zero para qualquer comportamento que cause danos a crianças, jovens, adultos, bem como aos nossos colaboradores e parceiros, incluindo abuso sexual, assédio, intimidação e exploração. Todas as pessoas que contratamos devem respeitar as nossas políticas, incluindo a denúncia de suspeitas ou violações de políticas conhecidas. Ao apresentar uma candidatura, o candidato reconhece que compreenderá que será submetido a uma variedade de verificações destinadas a verificar a sua aptidão para trabalhar connosco.