Backoffice medewerker Subsidiebureau

Binnen de afdeling Besturing & Strategie werken wij aan de toekomst van de ouderenzorg door projecten, innovaties en subsidies te coördineren die bijdragen aan betaalbare en toegankelijke zorg in de regio. Het subsidiebureau speelt hierin een centrale rol: wij zorgen ervoor dat Envida optimaal gebruik kan maken van financieringsmogelijkheden en dat de uitvoering hiervan voldoet aan alle eisen en afspraken.Dit Ga Je DoenAls backoffice medewerker binnen het subsidiebureau ondersteun je de adviseurs en projectleiders bij de uitvoering van subsidieaanvragen en het beheer van lopende subsidietrajecten. Je werkt binnen vastgestelde procedures en richtlijnen en zorgt ervoor dat de administratieve basis van meerdere complexe dossiers tegelijk op orde is. Jij bent het eerste aanspreekpunt als het gaat over de backoffice van het subsidiebureau. Je houdt gegevens zorgvuldig bij, bewaakt termijnen, signaleert en acteert tijdig wanneer acties nodig zijn. Daarbij stem je af met collega’s binnen het subsidiebureau, de afdeling Control en andere betrokkenen, zodat informatie compleet en actueel blijft. Door jouw nauwkeurige manier van werken, structuur en overzicht draag je bij aan een betrouwbare administratie en een goede voortgang van de subsidieprocessen. Jij zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald, dossiers voldoen aan de gestelde eisen en de adviseurs kunnen rekenen op een correcte en up-to-date backoffice.Taken en verantwoordelijkheden Subsidiedossiers beheren en monitoren Bijhouden van lopende subsidiedossiers in het subsidiemanagementsysteem en andere systemen. Zelfstandig signaleren en acteren op deadlines, mijlpalen en bijbehorende acties, en dit tijdig communiceren met stakeholders. Ondersteuning bij subsidieaanvragen en verantwoording Administratief voorbereiden en indienen van subsidieaanvragen onder begeleiding van de adviseur, projectleider en/of controller. Verzamelen, ordenen en controleren van benodigde (bewijs)stukken, verantwoordingsdocumentatie en correspondentie. Voorbereiden van financiële verantwoordingen in samenwerking met de adviseurs en afdeling Control. Uitvoeren van controles en analyses, bijvoorbeeld op urenregistraties, inhoudelijke voortgang of financiële meetmomenten. Communicatie en interne afstemming Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders, zoals het ministerie, zorgverzekeraars en andere subsidieverstrekkers, om benodigde gegevens en stukken te verzamelen. Ondersteunen bij correspondentie met subsidieverstrekkers en andere externe partijen. Opstellen van concept-rapportages, overzichten en managementinformatie. Procesverbetering en kwaliteit Actief bijdragen aan het verbeteren en stroomlijnen van werkprocessen binnen het subsidiebureau. Zorgdragen voor een juiste archivering en documentbeheer. Signaleren van knelpunten in dossiers of processen en deze bespreken met de adviseur.  Wij Zijn Een Match Als Aantoonbaar werk en denkniveau op MBO+ / HBO niveau. Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in administratieve, bedrijfskundige of financiële richting is een pré. Je bent integer, accuraat, gestructureerd en in staat om overzicht te bewaren in meerdere (complexe) dossiers tegelijk. Je hebt affiniteit met cijfers en kunt goed overweg met (financiële) administratieve systemen. Je kunt je weg vinden met Excel en bent niet bang om een draaitabel of ander format te maken. Je vindt het belangrijk om op de hoogte te blijven op het steeds veranderlijke subsidielandschap, geen ontwikkeling ontgaat jou. Je communiceert helder en schakelt gemakkelijk met verschillende interne en externe partijen. Ervaring met subsidieprocessen is een pré, maar geen vereiste, wij leren je graag de inhoud middels learning-on-the-job. Wat bieden wij jou?Dit Mag Je Van Envida Verwachten Een afwisselende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie. Samenwerking in een klein en ambitieus team binnen Besturing & Strategie. Een marktconform salaris (FWG 45 met een salaris tussen de €2.881,14,- en de €4.102,42,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek); Extra’s zoals 8% vakantiegeld, 8,33% eindejaarsuitkering; Een loonsverhoging van 3,5% in juli 2026; Aantrekkelijke extra’s zoals een fietsregeling, korting op leuke uitjes en activiteiten via Fit & Fun; Alle ruimte voor groei met volop kansen voor (bij)scholing en jouw eigen ideeën; De kans om mee te bouwen aan een professioneel subsidiebureau dat bijdraagt aan de toekomst van de zorg in Zuid-Limburg.