Chargé d’accueil - H/F

À propos de nousDesservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, la Ville de Trappes est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs et culturels, des écoles, des collèges et des lycées d’enseignement général ou technique. L’université Versailles-St-Quentin-en-Yvelines est toute proche. La base de loisirs exemplaire, avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie.Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.LA VILLE DE TRAPPES RECRUTEUn.e chargé(e) d'accueil – (H/F)1 200 talents engagés pour l'avenir de 34 000 Trappistes !Ce poste est accessible aux cadres d’emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs territoriaux- Catégorie C/BSi vous partagez des valeurs comme l'exemplarité, l'engagement, la générosité, révélez vos talents et rejoignez-nous !Nous recrutons toute l'année de nombreux agents, débutants et confirmés dans des domaines d'intervention variés.En rejoignant la ville de Trappes, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des ressources humaines qui veille et vous accompagne sur les parcours et évolutions professionnelles. Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, nous nous engageons à vous offrir une expérience professionnelle riche de sens et d'épanouissement en attachant une attention particulière à la formation et à l'accompagnement pour élargir votre horizon professionnel.MissionMISSIONS PRINCIPALESAccueil et informationAccueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parentsAnalyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptésAssurer une écoute bienveillante et rassuranteFaciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiésAccueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structureTravail en équipeCollaborer activement avec l’équipe pour la coordination des ateliers et projetsParticipe aux réunions d’équipe pour partager des retours d’expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structureAssurer un relais d’information efficace au sein de l’équipe pour garantir une bonne communicationParticipe à l’organisation et à l’animation d’événementsParticipe aux séances d’analyse de la pratique professionnelleGestion administrativeAssurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événementsTenir à jour les effectifs des différents cahiers d’inscription et les reporter sur le tableau généralGérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l’adresse mail générique de la Maison des parentsParticiper à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaireAssurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiensGestion de l’intendance et des commandesAssurer la gestion logistique et l’intendance de la structure et de l’extérieur (logiciel métier Mainti)Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structurePasser les commandes et assurer le suivi des livraisonsVeiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellementVeiller au bon entretien des espaces afin d’assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenairesCommunication et animationParticiper à la diffusion d’informations sur les activités de la Maison des ParentsContribuer à l’animation de l’espace d’accueil en veillant à son bon fonctionnementMettre à jour avec l’aide de l’équipe les supports de communication (flyers, affiches)CONTRAINTES DU POSTEContraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30ProfilConnaissances Et Experiences ProfessionnellesFormation en accueil, secrétariat, gestion administrativeExpérience dans un poste similaire ou dans le domaine de la parentalité serait un plusCOMPETENCES ET APTITUDES REQUISESExcellentes qualités relationnelles et sens de l’écouteBonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomieSens de l’organisation et rigueur administrativeDiscrétion et respect de la confidentialitéAVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun Accès au restaurant municipal Télétravail possible (selon nécessités de service) Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées Participation jusqu'à 25 € de l’employeur pour la mutuelle santé et prévoyance Possibilité d’adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.Référence de l'offre : gnqkswii80