Chef(fe) de Projet : Support aux Opérations

L’Union Cycliste Internationale (UCI) a mis en place un nouveau format de championnats du monde de cyclisme regroupant tous les quatre ans, toutes les disciplines qui dépendent de sa tutelle sportive (route, VTT, BMX, épreuves sur piste, para cyclisme, …). La première édition s’est tenue en 2023 à Glasgow en Écosse et les prochains championnats du monde, regroupant une vingtaine de disciplines, se tiendront en 2027 en Haute-Savoie.Une structure ad hoc a été créée pour porter le Comité d’organisation. En sa qualité d’organisateur, il a pour mission la gestion, l'organisation, le pilotage, la planification, la commercialisation, le financement et la livraison de l'UCI 2027 Haute-Savoie Mont-Blanc ainsi que des événements associés. Le Comité d'organisation devra intégrer à ses actions les préoccupations sociétales et environnementales, promouvoir le rayonnement du territoire haut-savoyard et contribuer au développement et à la pratique du cyclisme en France et à l'étranger. Dans ce cadre, le comité constitue une équipe pour atteindre les objectifs fixés par la gouvernance.Poste:Département de rattachement :Le Département « Opérations » a pour mission de concevoir et de livrer l’ensemble des dispositifs techniques, logistiques, sécuritaires, et opérationnels nécessaires au bon déroulement de l’événement. La gestion des volontaires fait partie intégrante des Opérations.Il coordonne les appels d’offre puis le pilotage des prestataires, notamment sur l’aspect sécurité, médical, hébergement, transports et visas, véhicules, nettoyage et gestion des déchets, accréditations et uniformes. Il travaille en lien étroit avec la direction « Sites et infrastructures », la coordination générale, les prestataires, et les autres Directions du Comité.Missions principales du poste :Le/la Chef(fe) de projet support aux opérations est en charge de l’écriture de la stratégie, de la conception et de la mise en œuvre opérationnelle des éléments suivants :Programme des volontaires. Dotations & équipements du personnel et des volontaires.Gestion du volet accréditations & visas.Il/elle aide en ce sens à la définition du besoin, et à la définition de la meilleure stratégie d’organisation, entre internalisation et externalisation. Le programme des volontaires demeurera, dans l'évolution du projet, central. Chacun des postes verra l'appui de ressources d'ici aux Championnats du monde, sur un modèle à définir (interne, sous-traitance, externe intégré).Elaboration de la stratégie :Volontaires :Élaborer la vision globale du programme et le plan de recrutement des volontaires, notamment le calendrier, en collaboration avec les parties prenantes : Comité Départemental de Haute Savoie, FFC, villes-hôtes notamment ;Piloter le processus de consultation pour sélectionner l’agence chargée d’organiser la mise en œuvre opérationnelle du programme (rédaction cahier des charges, analyse des offres, suivi du prestataire) ;Définir les objectifs du programme en concertation avec les directions Sport, et les personnes en charge de l’héritage du Comité d’organisation : besoins en volontaires par site, par fonction, types de missions proposées et compétences attendues, diversité des profils etc. Intégrer les besoins du Département des Opérations ; Planifier le calendrier global du programme, et le parcours complet du volontaire, de la candidature à la reconnaissance post-événement ; Rédiger la charte des Volontaires.Accréditations & Visas :Définir la politique d’accréditation : catégories de public, niveaux d’accès associés aux différents sites, zoning et périodes associées (montage, compétitions, démontage etc.) ;Travailler avec les Services de l’Etat sur la stratégie d’attribution et le niveau d’informations pour les accréditations et les visas ;Choisir et paramétrer les solutions technologiques d’accréditation en lien avec le prestataire de l’UCI et intégrer, si nécessaire, une solution pour le comité d’organisation ; Définir politique d’intégrité et de protection des données.Dotations :Etablir une cartographie complète des bénéficiaires ;Déterminer les niveaux de dotations et quantités associées ; Effectuer le sourcing de fournisseurs potentiels et la stratégie de dévoilement des dotations.Conception & Pilotage :Volontaires :Déployer et animer la campagne de recrutement en collaboration avec les parties-prenantes et les directions concernées ; Coordonner, avec l’agence en charge, la plateforme d’inscription et le processus de sélection des candidats (entretiens, affectations, confirmations, etc.) ;Coordonner le plan de formation des volontaires, général et spécifique, à distance et sur site ;Elaborer et assurer le suivi des outils de communication dédiés aux volontaires pour assurer un partage d’informations régulier et fédérateur (newsletters, guide, hotline etc.) ;Définir, et organiser, le cas échéant, d’éventuels événements dédiés aux volontaires ;Assurer le lien et la coordination avec les villes-hôtes et la FFC, dont ses clubs, pour le recrutement et les bonnes assignations des volontaires par territoire, et par fonction sportive.Accréditations & Visas :Concevoir la matrice d’accès en lien avec l’UCI notamment : qui accède à quelle zone etc. En lien avec la direction des sites, définir les plans de zoning avec les différents accès (notamment les questions d’accès multisites) ;Travailler les flux des différentes populations sur l’ensemble des sites ;Définir le modèle de validation des accréditations ; Elaborer le planning de collecte des informations, validation et production.Dotations :Sélectionner et valider les fournisseurs avec une maîtrise des coûts et délais de production ; Superviser la production et la personnalisation ;Travailler le parcours de remise des dotations pour l’ensemble des populations ;Réaliser ou contribuer aux matrices de populations destinées à la préparation des dotations par population.Pour l'ensemble du périmètre :Travailler avec le département des achats pour la rédaction, le suivi et l’affectation des marchés ;Assurer le suivi du budget global du programme avec la direction des Finances ;Mettre en place les outils de pilotage et de reporting.Coordination opérationnelle et bilan :Volontaires :Superviser la répartition des volontaires sur les différents sites avant, pendant et après l’événement ; Gestion des défections (ou “no show”) ; Assurer, en lien avec les responsables des sites et les fonctions centrales, la gestion quotidienne pendant l’événement (planning, briefings, résolution d’incidents etc.) ;Garantir la qualité de l’expérience volontaire et la fluidité des opérations sur le terrain ;Assurer et organiser un éventuel événement de fin de mission.Accréditations & Visas :En lien avec la direction des Sites et l’UCI, s’assurer de la livraison des différents centres d’accréditation avec un focus sur le centre principal ;Assurer la fluidité du parcours des accrédités ; Gérer les demandes de last minute.Dotations :En charge du stockage et de la sécurisation des dotations ;Préparer le centre des dotations pour la remise aux accrédités ;Coordonner les équipes de remise des dotations ;Gérer les quantités et dispatch des tailles.Processus RH :Participation à la rédaction des fiches de poste, aux entretiens et à la sélection des futures recrues du Département.Profil:Formation et expérience :Bac + 5 en gestion de projet, management du sport ou IEPMinimum 5 années d’expérience dans un poste similaire avec une expérience significative en gestion de volontaires, incluant planification / préparation et livraison opérationnelle accompagnée d’une expérience en pilotage complet d’un processus d’accréditation sur un grand événement ;Connaissances et compétences requises :Expérience confirmée dans la gestion de projets complexes et multi-acteurs, idéalement dans l’événementiel sportif ;Compétences avérées en pilotage d’équipes, gestion de prestataires, et coordinations multisites ; Excellentes capacités de communication orales et écrites ; l’habitude de travailler avec des collectivités et des élus sera un plus ;La connaissance de la Haute-Savoie et/ou du cyclisme sont un plus.Qualités requises :Polyvalent, rigueur et diplomate ;Réactivité et sens pratique ;Disponibilité, mobilité sur le terrain et capacité à gérer les périodes de forte activité ; Esprit d’analyse et de synthèse.Autres informations:Le Comité promeut l’égalité des chances et considère toutes les candidatures avec équité, sans distinction liée au genre, à l’origine, au handicap, à l'orientation sexuelle, à l'âge, ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.