Contract Administrator

Địa chỉ: 36 Mạc Đĩnh Chi, Quận 1, HCMThời gian làm việc: Mon - Fri: 8h-17h00Thu nhập: up to 22M (Junior), up to 32M (Senior)Vị trí này đảm bảo tính chính xác của hợp đồng, kiểm soát chi phí chặt chẽ và xử lý hồ sơ kịp thời — góp phần vào quá trình thực hiện dự án suôn sẻ và hiệu quả tài chính vững mạnh.Vị trí này làm việc chặt chẽ với các Quản lý Dự án, Estimator, bộ phận Tài chính và các nhà cung cấp để duy trì tuân thủ, theo dõi các mốc quan trọng và quản lý các nghĩa vụ hợp đồng.Công việc:Quản lý hợp đồng & dự án• Soạn thảo, rà soát và quản lý các hợp đồng phụ, gói mua hàng.• Theo dõi các hạng mục bàn giao, mốc tiến độ, yêu cầu thanh toán và khoản giữ lại (retention).• Chuẩn bị, đánh giá và phát hành các yêu cầu điều chỉnh (variation) và thư từ liên quan đến hợp đồng.• Hỗ trợ nhóm dự án duy trì sổ theo dõi, tài liệu và hồ sơ thương mại của dự án.Hỗ trợ tài chính & kiểm soát chi phí• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính hàng tháng của dự án, bao gồm cập nhật chi phí hoàn thành (cost-to-complete).• Phối hợp với Quản lý Dự án và bộ phận Tài chính để theo dõi ngân sách, cam kết, chi phí dở dang và chi tiêu.• Chuẩn bị dự báo dòng tiền (cashflow) và tổng hợp yêu cầu thanh toán theo tiến độ.• Phân tích chênh lệch giữa ngân sách, dự báo và thực tế, nêu rõ rủi ro hoặc hành động cần thiết.• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán và kết thúc tài chính dự án.Phối hợp với các bên liên quan & nhà cung cấp• Hỗ trợ tiếp nhận và kiểm tra tuân thủ của các nhà thầu phụ và nhà cung cấp.• Phối hợp với các bên bên ngoài như tư vấn, đơn vị gia công, nhà thầu phụ và các đơn vị dịch vụ.• Hỗ trợ rà soát và xử lý yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp/nhà thầu phụ.• Giúp giải quyết các thắc mắc liên quan đến hợp đồng và tham gia vào quá trình xử lý tranh chấp.Tuân thủ & Quản lý tài liệu• Đảm bảo tài liệu hợp đồng đáp ứng các yêu cầu pháp lý, chất lượng và an toàn.• Duy trì hệ thống sổ theo dõi hợp đồng, cấu trúc lưu trữ và quy trình kiểm soát tài liệu.• Thúc đẩy việc sử dụng thống nhất các mẫu biểu, quy tắc đặt tên và tiêu chuẩn tài liệu dự án.Yêu cầu:• Tốt nghiệp các chuyên ngành Quản lý Xây dựng, Tài chính, Luật hoặc lĩnh vực liên quan.• Có 2-3 năm kinh nghiệm (Junior- không bắt buộc cùng ngành), 6 năm kinh nghiệm trở lên (Senior - bắt buộc có background sản xuất hoặc xây dựng) trong quản lý hợp đồng, điều phối dự án hoặc hỗ trợ thương mại• Kỹ năng phân tích và hiểu biết tài chính tốt, quan tâm đến kiểm soát chi phí và báo cáo thương mại.• Tiếng Anh thành thạo, cả nói và viết.• Tự tin trong giao tiếp với các bên liên quan đa dạng và môi trường đa văn hóa.• Kỹ năng tổ chức tốt, có khả năng theo dõi nhiều dự án cùng lúc.• Thành thạo Microsoft Office, sẵn sàng học các hệ thống quản lý dự án và kế toán mới.• Tỉ mỉ, cẩn thận, có khả năng phân tích thông tin và phát hiện điểm chưa rõ ràng hoặc sai lệch.• Có khả năng làm việc độc lập, đúng hạn và đảm bảo độ chính xác trong môi trường áp lực cao.