Directiesecretaresse IPLG, Utrecht

In het kort: Je gaat complex agendabeheer doen en ondersteunen bij projectmanagement. Je plant afspraken in, bereidt bijeenkomsten voor, verzamelt documenten en helpt met acties en verslagen vastleggen. Samenwerking op hoog ambtelijk niveau.Wat ga je doen?In deze functie voer je zowel secretariële taken uit als werkzaamheden op het gebied van projectmanagementondersteuning. Je verzorgt het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam. Ook ondersteun je de opgavemanagers bij het inplannen van afspraken. Je zorgt voor het inplannen en voorbereiden van (online) bijeenkomsten en ondersteunt bij het verzamelen en opstellen van stukken en documenten. Indien gewenst stel je de agenda op, ben je bij overleggen aanwezig en help je met het vastleggen van acties en het verslag. Je bewaakt de acties en processen, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. Je hebt bij deze werkzaamheden veelvuldig contact met het programmamanagementteam, de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en de opgavemanagers. Daarnaast stem je af met collega’s vanuit de provincies/ministeries op hoog ambtelijk niveau.Het teamAls directiesecretaresse ondersteun je de collega’s van het PMT (programma managementteam), samen met een collega-directiesecretaresse. Het PMT bestaat uit 1 programmadirecteur, 3 programmamanagers, 1 programmasecretaris. Onder leiding van het programmamanagementteam (PMT) worden de hoofdactiviteiten aangestuurd door 8 opgavemanagers en ondersteunen de secretarissen van de ambtelijke commissie en de bestuurlijke commissie het besluitvormingsproces.Functie-eisen– Deze opdracht is alleen in te vullen via detachering (je komt tijdelijk bij ons in dienst tegen een vast maandloon) – Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van secretarieel/office management. – Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie. – Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer. – Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift. – Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.Functie-voorstelLET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.– Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat. – Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer. – Je hebt ruime ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen. – Je hebt ervaring met communicatie en afstemming met externe partners (zoals ministeries, provincies, gemeenten). – Je hebt ervaring met project- of programmamanagementondersteuning. – Je hebt kennis van of affiniteit met thema’s in het landelijk gebied (zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat). – Je hebt ervaring met het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen. Competenties: – Omgevingssensitiviteit. – Resultaatgerichtheid. – Geduld en affiniteit met werkprocessen. – Analytisch vermogen. – Flexibiliteit. – Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden. – Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen. – Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken. – Nauw samen kunnen werken collega-directiesecretaresse – Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving. – Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer