Office Manager

Douwes Fine Art is een gerenommeerde eeuwenoude kunstgalerie in familiebezit, gesitueerd aan het Museumplein te Amsterdam. Het is een kleinschalig familiebedrijf met een zeer gemoedelijke en vertrouwelijke sfeer. De galerie heeft een uitgebreide expertise op het gebied van vijf eeuwen (schilder-)kunst. Voor ons kantoor en tevens onze galerie zijn wij op zoek naar een enthousiaste, gemotiveerde Office Manager die affiniteit heeft met kunst en cultuur en die ons kan ondersteunen op diverse gebieden. Hierbij denken we aan secretariële, service-gerichte en facilitaire werkzaamheden. Het betreft een part time functie van 24 - 32 uur per week (in overleg).

Functie omschrijvingAls Office Manager bij Douwes Fine Art weet je goed in te schatten wanneer en hoe je het management kunt ondersteunen. Je bent proactief en goed in het organiseren van je eigen werk. Je voelt je comfortabel bij het uitvoeren van verschillende werkzaamheden, waaronder: ·       Secretariële werkzaamheden: Je zorgt voor de correcte afhandeling van post, telefoon- en email verkeer en je ontvangt bezoekers en klanten in onze galerie in Amsterdam. Je ondersteunt de directie en overige collega’s en beheert de algemene agenda. Daarnaast houdt je de klantgegevens bij in het klantenbestand en zorgt dat dit up-to-date blijft.

·       Je hebt een brede administratieve verantwoordelijkheid; je stelt facturen op, consignatie en bruikleen overeenkomsten en maakt taxatierapporten. ·       Service gerichte werkzaamheden: Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten en bezoekers en zorgt dat zij zich welkom voelen. ·       Facilitaire ondersteuning: Je bent verantwoordelijk voor de bestellingen van kantoorartikelen, zowel voor de galerie als voor het restauratie atelier. ·       Communicatie en marketing: je helpt ervoor zorgen dat de bedrijfswebsite actueel blijft en ondersteunt bij het opstellen van nieuwsbrieven en presentaties. Functie eisenJe houdt van een brede functie, bent sociaal en een belangrijk onderdeel van het team.

Je krijgt veel voldoening van zaken regelen en het team zo goed mogelijk ondersteunen en ontzorgen. Daarnaast heb je het volgende in je rugzak: • HBO werk- en denkniveau met affiniteit voor de kunst- en cultuur sector. Ervaring op het gebied van marketing, communicatie gewenst. • Minimaal 7 jaar werkervaring. • Oplettend, nauwkeurig en sociaal vaardig. Je bent plezierig in de omgang, empathisch en proactief: voordat het je gevraagd wordt, heb jij het al geregeld. • Stressbestendig, probleemoplossend en ondernemend. Ad hoc werkzaamheden schrikken jou niet af. • Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, bekend met het werken met alle programma’s binnen Microsoft Office.

Je bent geen digibeet: IT-systemen schrikken je niet af en krijg je snel onder de knie. • Affiniteit met kunst is gewenst, een formele achtergrond is niet vereist. Een ondernemende, positieve en leergierige instelling belangrijker. Wat wij bieden: -       Een salaris op basis van kennis en ervaring te bespreken tijdens interview, inclusief 17 tot 22 vakantiedagen (afhankelijk van een dienstverband van 24 of 32 uur) en 8% vakantiegeld. -       Aanvankelijk een jaarcontract.