Executive Assistant (Admin Assistant)

Lieu De TravailToronto, Ontario, CanadaHoraire37.5Secteur D’activitéAdministrationDétails De La Rémunération$55,000 - $75,000 CADLes renseignements sur la rémunération publiés tiennent compte d’une prime de marché temporaire propre à ce poste, qui est réévaluée chaque année.La TD a à cœur d’offrir une rémunération juste et équitable à tous les collègues. Les occasions de croissance et le perfectionnement des compétences sont des caractéristiques essentielles de l’expérience collègue à la TD. Nos politiques et pratiques en matière de rémunération ont été conçues pour permettre aux collègues de progresser dans l’échelle salariale au fil du temps, à mesure qu’ils s’améliorent dans leurs fonctions. Le salaire de base offert peut varier en fonction des compétences et de l’expérience du candidat, de ses connaissances professionnelles, de son emplacement géographique et d’autres besoins particuliers du secteur et de l’entreprise.En tant que candidat, nous vous encourageons à poser des questions sur la rémunération et à avoir une conversation franche avec votre recruteur, qui pourra vous fournir des détails plus précis sur ce poste.Department OverviewDescription du poste :At TD Bank Group (TD), everything we do is driven by our passion to provide legendary customer experiences. In order to reach and exceed the commitments we make to our customers and greater communities, our executive team seeks out and relies on exceptional people for support. Alongside caring colleagues and supportive leaders, our administrative and executive assistants provide a broad range of organizational and general workplace support to executives within TD.Job Details If you're a highly organized individual who can help maintain smooth business operations through strong administration skills, we want you to join our team.As an Administrative Assistant, you'll provide dedicated support for several executives at TD. You'll also provide a wide range of administrative or general workplace support for the broader team as assigned.What You'll DoNo matter where you work at TD you’ll make a meaningful impact, grow your skills and thrive in our culture of care. As a valued member of our executive team your work will involve a range of complexity and may include the following accountabilities:Make An ImpactOwn and maintain calendar management for multiple leaders (Vice Presidents, Senior Vice Presidents and Assistant Vice Presidents; may include their respective teams) and troubleshoot conflicts with creative solutionsCoordinate travel for leaders, including supporting travel delay re-scheduling for national and international travel arrangements in addition to rescheduling meetings with internal/external partiesProcess expenses for teams ensuring timely completionAssist with onboarding/offboarding activities for team members within your greater group (e.g., asset management, access management, supply orders)Assist in coordinating in-office or virtual meetings, townhalls or offsite events; may include booking meeting spaces, agenda development, technology setup, amalgamating/proofreading PowerPoint decks, event day troubleshooting and ordering catering with dietary restrictionsMaintain confidentiality: Possible access to leaders' emails to assist in prioritizing or performing important administrative tasks on their behalfApply appropriate due diligence ensuring accuracy in completing ad-hoc administrative tasks (e.g., reports, invoices, communications, tables, charts, files)Inform immediate team regularly on project status, as well as relevant information related to day-to-day activitiesProvide vacation/temporary coverage for colleagues, supporting additional leadersExperience GrowthProvide training to new Administrative Assistants and be a Subject Matter Expert for common tasks performedWork with complete autonomy alongside leader; may partner with Special Assistant or other leaders to finish unique tasksCultivate Our Culture Of CareProvide support while ensuring quality service and professionalism at every interactionParticipate fully as a member of the team and contribute to a positive work environmentJob RequirementsWhat You Need to SucceedWe’re proud to work with a group of diverse colleagues. If you have relevant experience that isn’t mentioned below, tell us about it in your resume or cover letter.High school diploma with 3 to 5 years of relevant experienceExtensive knowledge of Microsoft Office Suite and internet applications (Outlook, PowerPoint, Word, etc.)Ability to work independently as well as part of a team with flexibility to coordinate processes and information across related teamsAbility to collaborate with other Executive Assistants/Administrative Assistants, in addition to internal and external partnersCan perform efficiently in a multi-task environment and ensure deadlines are metCan efficiently interpret TD policies and help executives apply these standards in a fast-changing environmentExperience coordinating travel arrangements and comfortable managing frequent changesStrong organizational skillset to manage accountabilities while simultaneously managing leaders' administrative requirementsExcellent communication skills with the ability to listen actively, ask questions and communicate effectively Strong judgment skills to support initiatives and apply discretion when working with confidential informationColleague DevelopmentThrough regular development conversations and training programs, we’re committed to providing our colleagues with the support they need to thrive both at work and at home.Applications Must IncludeCover letter (one letter-sized page only) Resume (two letter-sized pages only)Interview ProcessWe’ll reach out to candidates of interest to schedule an interview. We do our best to communicate outcomes to all applicants by email or phone call.À propos de nousLa TD est un chef de file mondial dans le secteur des institutions financières. Elle représente la cinquième banque en Amérique du Nord de par son nombre de succursales. Chaque jour, nous offrons une expérience client légendaire à plus de 27 millions de ménages et d’entreprises au Canada, aux États-Unis et partout dans le monde. Plus de 95 000 collègues de la TD mettent en commun leurs compétences, leur talent et leur créativité au service de la Banque, des clients qu’elle sert et des économies qu’elle appuie. Nous sommes guidés par notre vision d’être une meilleure banque et par notre objectif d’enrichir la vie de nos clients, de nos collectivités et de nos collègues.La TD est une entreprise profondément engagée à être une leader en matière d’expérience client. Voilà pourquoi nous croyons que chaque collègue, peu importe son secteur d’activité, est en contact avec la clientèle. En parallèle de l’évolution de nos activités et de notre stratégie, nous innovons afin d’améliorer l’expérience client et de créer des capacités pour façonner l’avenir des services bancaires. Que vous ayez plusieurs années d’expérience dans le secteur bancaire ou que vous commenciez tout juste votre carrière dans le domaine des services financiers, nous pouvons vous aider à réaliser votre plein potentiel. Vous pourrez compter sur nos programmes de formation et de mentorat et sur des conversations sur le perfectionnement et le leadership pour réaliser votre plein potentiel et atteindre vos objectifs. Notre croissance en tant qu’entreprise rime avec la vôtre.Notre programme de rémunération globaleNotre programme de rémunération globale reflète les investissements que nous faisons pour aider nos collègues et leur famille à atteindre leurs objectifs en matière de bien-être mental, physique et financier. La rémunération globale à la TD inclut le salaire de base, la rémunération variable et bien d’autres régimes clés, comme des avantages sociaux en matière de santé et de bien-être, des régimes d’épargne et de retraite, des congés payés, des avantages bancaires et des rabais, des occasions de développement de carrière et des programmes de récompenses et reconnaissance. En savoir plusRenseignements SupplémentairesNous sommes ravis que vous envisagiez une carrière à la TD. Sachez que nous avons à cœur d’aider nos collègues à réussir dans leur vie tant personnelle que professionnelle. C’est d’ailleurs pourquoi nous leur offrons des conversations sur le perfectionnement, des programmes de formation et un régime d’avantages sociaux concurrentiel.Perfectionnement des collègues Un cheminement professionnel particulier vous intéresse ou vous cherchez à acquérir certaines compétences? Nous tenons à vous mettre sur la voie de la réussite. Vous aurez des conversations régulières sur le développement de carrière, le perfectionnement et le rendement avec votre gestionnaire. Une variété de programmes de mentorat et une plateforme d’apprentissage en ligne seront également à votre disposition pour vous aider à ouvrir de nouvelles portes. Que vous ayez à cœur d’aider les clients et souhaitiez élargir votre expérience ou que vous préfériez coacher et inspirer vos collègues, sachez que la TD propose un grand nombre de cheminements professionnels et qu’elle s’engage à vous aider à relever les occasions qui vont dans le sens de vos objectifs.Formation et intégrationNous tenons à nous assurer que vous disposez des outils et ressources nécessaires pour réussir à votre nouveau poste. Dans cette optique, nous organiserons des séances d’intégration et de formation.Processus d’entrevue Nous communiquerons avec les candidats sélectionnés pour planifier une entrevue. Nous ferons notre possible pour communiquer par courriel ou par téléphone avec tous les candidats pour leur faire part de notre décision.Mesures d’adaptationL’accessibilité est importante pour nous. N’hésitez pas à nous faire part de toute mesure d’adaptation (salles de réunion accessibles, sous-titres pour les entrevues virtuelles, etc.) dont vous pourriez avoir besoin pour participer sans entraves au processus d’entrevue.Nous avons hâte d’avoir de vos nouvelles!Exigences Linguistiques (Québec Seulement)Sans Objet