Executive Assistant & Sales Operations (m/w/d)

VIAMA wächst. Schnell.Wir begleiten Mittelstandsunternehmen durch komplexe Themen wie NIS2, Cybersecurity, Compliance und Organisationsentwicklung und wir liefern Klarheit, Orientierung und haftungssichere Entscheidungen in 30 Tagen.Um dieses Wachstum in den nächsten Monaten gezielt zu skalieren, suche ich eine rechte Hand, die mit mir gemeinsam Vertrieb, Organisation und Operations auf das nächste Level hebt.Du bist strukturiert, kommunikativ, ehrgeizig und hast Lust, wirklich etwas aufzubauen?Dann bist du genau die Person, die ich suche.AufgabenDu bist die operative Schaltstelle zwischen mir, Interessenten, Kunden und Partnern und du baust das komplette Thema Sales & Business Operations mit auf.Deine Aufgaben1. Vertriebsunterstützung & Lead ManagementErstkontakt, Terminierung und Nachverfolgung von LeadsVorbereitung von Sales-Unterlagen, Follow-ups & AngebotenAufbau eines klaren, strukturierten VertriebsprozessesPflege von CRM & Pipelines2. Executive-UnterstützungStrukturierung meiner Woche, PrioritätenmanagementOrganisation von Meetings, Calls, WorkshopsVor- und Nachbereitung strategischer GesprächeUnterstützung bei Präsentationen, Unterlagen & Kommunikation3. Projekt- und KundenkoordinationAbstimmung mit Kunden & PartnernOrganisation von Workshops, Unterlagen & Follow-upsSicherstellen, dass nichts liegen bleibt und alles läuft4. Branding & KommunikationUnterstützung bei LinkedIn, Events, Content-PlanungVorbereitung von Statements, Mails, kurzen TextenVerwaltung von Unterlagen, Material & TemplatesKurz:Du sorgst dafür, dass nichts im Chaos versinkt.Du schaffst Klarheit, Prioritäten & Momentum.Und du hilfst dabei, dass VIAMA jeden Monat einen Gang höher schaltet.**Du passt perfekt, wenn du…**gerne verantwortlich arbeitest statt Aufgaben zu „abarbeiten“kommunikativ, souverän und absolut zuverlässig bistein Händchen für Organisation, Struktur und Menschen hastDinge vorantreibst, statt auf "Ansagen" zu wartengerne neue Wege entwickelst, statt nur bestehende Prozesse zu verwaltenim Vertrieb nicht „Druck“ siehst, sondern Chancen & Dynamikehrgeizig bist und beruflich aufsteigen möchtestein Umfeld suchst, das Tempo hat, aber auch Wertschätzung und KlarheitErfahrung im Vertrieb oder Assistenzbereich ist ideal – aber nicht zwingend.Entscheidend ist Energie, Ownership und Professionalität.QualifikationDu musst nicht aus dem Vertrieb kommen und keine 10 Jahre Erfahrung haben.Was zählt, ist Kompetenz, Haltung und Energie.Must-HavesSehr starke kommunikative Fähigkeiten (Telefon, E-Mail, LinkedIn)Top-Organisationstalent – du liebst Struktur & KlarheitHohe Eigenständigkeit – du wartest nicht, du machstSchnelle Auffassungsgabe für neue Themen (Security, Compliance, Organisation)Professionalität & Ver bindlichkeit im Umgang mit KundenSicherer Umgang mit Tools (Office, CRM, Dokumentation, Kalender)Selbstbewusstes Auftreten – freundlich, klar, souveränTeamgeist & Integrität – wir arbeiten sehr eng zusammen**Nice-to-Haves**Erfahrung in Vertrieb, Assistenz, Sales Support, PMO oder Customer SuccessErfahrung mit LinkedIn, Lead-Handling oder CRM-SystemenInteresse an Digitalisierung, Organisation oder SicherheitErfahrung in Startups, Beratung oder schnell wachsenden Umfeldern**Du passt perfekt, wenn du…**Karriere willstVerantwortung liebstMenschen magst und mit ihnen gerne kommunizierstSpaß an Struktur, Ordnung und Umsetzung hastHerausforderungen suchst, statt Routinengerne in einem Umfeld arbeitest, wo Tempo + Präzision gefragt sindMotivation aus Erfolg, Wachstum und Eigenverantwortung ziehstBenefits**Wachstum hautnah**Du arbeitest direkt mit mir zusammen, lernst schnell und baust Strukturen mit hoher Sichtbarkeit auf.**Karriere mit echter Perspektive**Vom Sales Assistant → Sales Operations Lead → Business Manager → Vertriebsleitung möglich.**Hohe Eigenverantwortung**Du gestaltest mit, du verwaltest nicht.**Flexibilität & Vertrauen**Remote möglich, klare Prioritäten, moderne Tools, keine Politik.**Intensive Einarbeitung**Regelmäßige Sparrings, Feedback, Mentoring direkt vom Gründer.**Ein Umfeld mit Wirkung**Unsere Themen betreffen Geschäftsleitungen und dein Beitrag schafft echte Business-Relevanz.