Finance & Accounting Manager (m/w/d) - Buchhaltung

About The CompanyTomorrow University: A Next-Generation University for Impactful CareersEducation is the most powerful lever for driving the transition to a sustainable society. That’s why we’ve built a university dedicated to educating and empowering the change-makers of tomorrow. We offer accredited degree programs designed to equip learners with 21st-century competencies while providing access to a world-class network of experts to maximize their impact.As a remote-first institution, we use technology and AI to enable flexible, personalized learning - accessible from anywhere in the world.We are proud to be the first EdTech startup in Europe with a fully state-recognized university license and to be ranked among the Top 20 EdTech startups globally.Our InspirationWe believe that transforming education requires rethinking how we teach. At Tomorrow University, we move beyond the traditional, teacher-centered approach and embrace a student-centric learning model. Our goal is to equip learners with the essential skills and mindset needed to create global impact, supported by a vast network of change-makers.Our MissionAt Tomorrow University, we leverage science and technology to enhance learning while fostering a global community for continuous growth and impact. Our students learn by applying their knowledge to real-world challenges and engaging with world-class educators, mentors, and partners from around the globe.Be aware that all of our positions are completely Remote but our working hours are Central European Time (+/- 2h)RollenbeschreibungIn dieser Rolle ist sowohl in Teilzeit als auch in Vollzeit möglich und du übernimmst die Gesamtverantwortung für das Finanz- und Rechnungswesen unserer beiden Gesellschaften und gestaltest damit einen zentralen Teil unserer operativen Stabilität und Weiterentwicklung. Du arbeitest eng mit unserer Steuerberatung, Payroll, verschiedenen Banken sowie unseren internen Teams zusammen und sorgst dafür, dass Zahlen, Abläufe und Entscheidungen sicher ineinandergreifen.Als zentrale Ansprechperson in allen Finance- & Accounting-Themen bist du nicht nur dafür verantwortlich, dass unsere Prozesse sauber, effizient und compliant laufen, sondern du bringst auch eigene Ideen ein, denkst voraus und unterstützt das Team dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.Du berichtest direkt an den Head of Finance und gemeinsam arbeitet ihr daran, unsere Finanzstrukturen stetig weiterzuentwickeln und Transparenz im gesamten Unternehmen zu fördern.Dein Aufgabengebiet Gesamtverantwortung & SchnittstellenGesamtverantwortung für Finance & Accounting beider GesellschaftenHauptansprechpartner*in und Schnittstelle zuSteuerberatung und Payroll Agencies (in enger Zusammenarbeit mit HR)Banken (Volksbank, Wise, UnitPlus)Behörden (Finanzamt, DRV, Statistikämter)ggf. Hochschulpartnern (z. B. Abrechnungen)internen Teams (Operations, Program Delivery, Management)Tool-Support für Spendesk und Stripe Operative Buchhaltung & Monatsabschluss (DATEV)Laufende Buchhaltung und Pflege des HauptbuchsVerbuchung und Kontrolle aller Bankkonten (Volksbank, Wise, PayPal, Stripe, UnitPlus)Pflege und Abstimmung der Bankanbindungen (z. B. DUO)Bearbeitung der Eingangsrechnungen über SpendeskPrüfung von Belegen und ReimbursementsVorbereitung und Durchführung von ZahlungenKlärung von Unstimmigkeiten mit LieferantenPflege des AnlagevermögensPayroll-Importe (Inland und Ausland) in DATEVBearbeitung von Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Zahlungseingängen (Stripe, SevDesk)Bildung von ARAP und PRAP inkl. Nutzung bestehender Tools und TemplatesIntercompany Buchungen (z. B. Workation)Kontenabstimmungen, OPOS Abstimmungen, Klärung fehlender Belege sowie Bewirtungs- und ReisekostenMonatsabschlussBildung von Abgrenzungen und Rückstellungen (Marketing, Freelancer, Program Delivery etc.)Erstellung eines internen Account Reviews je MonatAbstimmung der offenen Posten (Debitoren und Kreditoren) LiquiditätsmanagementLaufende Planung und Steuerung der LiquiditätTransfers zwischen Volksbank, Wise und UnitPlusSicherstellung der Zahlungsfähigkeit, insbesondere für PayrollMonitoring der Einzahlungen und Rückzahlungen im Rahmen von Programmen (z. B. Deposits, Preisgelder) Payroll & SozialabgabenVorbereitung der Unterlagen für die Lohnbuchhaltung (Inland und Ausland)Erstellung von Importfiles für DATEVVorbereitung und Ausführung der Sammelüberweisungen für Gehälter, Steuern und Sozialabgaben Debitoren- und Zahlungsmanagement (insbesondere Stripe)Anlage und Pflege von Rechnungen und Subscriptions in StripeMonitoring und Klärung von Fehlermeldungen, Refunds, Credit Notes und Failed PaymentsSystematische Bearbeitung offener PostenUnterstützung bei der Revenue Reconciliation und Weiterentwicklung der ProzesseAnsprechpartner*in für Studierende bei Rückfragen zu Rechnungen und ZahlungenErstellung von Übersichten zu Rechnungen und Zahlungsverläufen in komplexeren Fällen Kreditoren & ProcurementPrüfung und Freigabe von Spendesk RequestsZuordnung zu Kostenstellen und Sicherstellung einer sauberen KostenstrukturKontrolle und Pflege der aktiven SubscriptionsVorbereitung und Durchführung von Zahlungen (Wise, Volksbank)Kommunikation mit Lieferanten und DienstleisternPflege und Aktualisierung der Approval WorkflowsAnpassung von Tool Ownern und Teamstrukturen in Spendesk Controlling & ReportingPflege und Weiterentwicklung unseres Financial Controlling MastersMonatliches Update der internen Reportingsheets (z. B. Mirror Sheets)Vorbereitung von Investor ReportsAktualisierung von Program Delivery Budget ReviewsErmittlung und Kommentierung des monatlichen CashburnVorbereitung von Quartalsreports für ausgewählte Investoren (z. B. Sparkmind, Emerge) JahresabschlüsseVorbereitung der Jahresabschlüsse beider Gesellschaften inklusive ArbeitsunterlagenEnge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bei der Erstellung der AbschlüsseBeantwortung von Rückfragen von Investoren zu Jahresabschlüssen und Abweichungen zum Reporting Steuern, Statistiken & regulatorische MeldungenErstellung und Prüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen (monatlich und quartalsweise)Verantwortung für AWV Meldungen und sonstige statistische MeldungenAnsprechpartner*in für Finanzamt, DRV und andere BehördenUnterstützung bei Themen wie Forschungszulagen und Förderanträgen in Zusammenarbeit mit externen PartnernErstellung und Übermittlung von Finanz- und Personalstatistiken (z. B. IDEV) Administrative Themen & SonderprojekteOrganisation und Verteilung des physischen PosteingangsKoordination von Sonderthemen wie Adressänderungen, Förderungen oder externen PrüfungenMitarbeit an Prozessverbesserungen und Sonderprojekten im Finance BereichDein ProfilMehrjährige praktische Erfahrung im Bereich Finance & Accounting, idealerweise in einem Startup oder Scale-upSehr gute Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung nach HGB und im Monats- und JahresabschlussSicherer Umgang mit DATEV sowie Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. Spendesk, Stripe, Onlinebanken)Hohe Zahlenaffinität und strukturierte, genaue ArbeitsweiseFreude an Prozessaufbau und -optimierungKommunikationsstark auf Deutsch (sehr gut) und Englisch (gut)Proaktive, eigenverantwortliche Persönlichkeit, die Dinge vorantreibt und gerne Verantwortung übernimmtWas Uns Wichtig IstWir suchen Menschen, die Lust haben, in einem dynamischen, mission-getriebenen Umfeld wirklich etwas zu bewegen. Besonders wichtig ist uns, dass du:Ownership & Eigenständigkeit mitbringst – du packst Dinge an und bringst sie vorwärtsGerne im Team arbeitest – über Rollen und Disziplinen hinwegKlar und bewusst kommunizierst – und weißt, wie du unterschiedliche Menschen erreichstNeugierig, ehrlich und wachstumsorientiert bist – du lernst gern dazu und denkst offenProaktiv & motiviert bist – du bringst Energie und Schwung in deine ThemenUmsetzungsstark bist – große Ideen sind super, aber du machst sie auch realEine Leidenschaft für Nachhaltigkeit, Unternehmertum & Technologie hast – und wirklich etwas für die Zukunft verändern willstPerks & BenefitsDirekten Impact auf den Erfolg und die Stabilität eines wachstumsstarken Impact EdTech UnternehmensEnge Zusammenarbeit mit Management, HR und Program TeamsHohe Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiheit in deinem BereichFlexible, remote-freundliche ArbeitsumgebungEin wertebasiertes Umfeld mit Fokus auf Nachhaltigkeit, Bildung und Zukunftskompetenzen🚀 Arbeite von überall, jederzeitUnsere flexible Arbeitskultur gibt dir die Freiheit, deinen Tag so zu gestalten, wie es für dich am besten passt. Lust auf einen Tapetenwechsel? Mit unserem Co-Working-Budget kannst du überall arbeiten, dich vernetzen und neue Energie tanken.🌱 Wachse mit unsBei Tomorrow University leben wir lifelong learning. Du bekommst Zugang zu unseren innovativen Programmen und wirst Teil einer Kultur, die dein persönliches und professionelles Wachstum fördert.🌍 Entdecke die Welt mit dem TeamZweimal im Jahr bringen wir das ganze Team für eine einwöchige Workation in Europa zusammen. Denk an gemeinsame Erlebnisse, kreative Sessions, neue Impulse – in inspirierenden Umgebungen.🌴 Zeit zum AuftankenDu hast 25 Urlaubstage pro Jahr, plus die gesetzlichen Feiertage deines Wohnortes – damit du regelmäßig Energie sammeln kannst.Bereit, die Zukunft der Bildung mitzugestalten und echten Impact zu haben?Dann werde Teil von Tomorrow University und hilf uns dabei, Lernen, Arbeiten und Wachstum neu zu definieren.Bei Tomorrow University zählt dein Potenzial – nicht deine Papiere. Abschlüsse sind gut, aber dein Drive ist uns noch wichtiger 🚀