Gestionnaire évènementiel F/H

À propos de nousL’université de Bordeaux compte aujourd’hui parmi les plus influentes universités de recherche multidisciplinaires en France et dans le monde.Installée dans ses fondamentaux que sont la formation et la recherche et à travers son plan stratégique 2030 « Faire de notre modèle d’université un levier de nouveaux équilibres, d’actions, d’impact », l’université de Bordeaux accélère désormais son engagement face aux enjeux sociétaux du 21ème siècle, notamment l’urgence climatique. Porteuse de nombreux grands programmes, elle a résolument pour ambition d’être un partenaire attractif et recherché pour sa capacité de transformation au service d’un progrès responsable et éthique.La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du 21ème siècle.Le service évènements et locations est chargé de la coordination des évènements scientifiques et professionnels sur tous les campus de l'université de Bordeaux (hors sites excentrés), et de la gestion des hébergements locatifs sur les sites de Talence et les Eyzies: gestion administrative et financière des activités, relation clients et partenaires, mise en place de procédures et reporting, relation prestataires, suivi des marchés, valorisation des espaces pour les locations ponctuelles, gestion de projets et accompagnement à l'organisation des congrès et colloques à dimension nationale et internationale auprès des structures internes.Basée sur le campus Peixotto, l'équipe du service Évènements et Locations intervient sur tous les campus de la métropole bordelaise. Une bonne connaissance des sites et de leur fonctionnement est indispensable. De par l'étendue des missions, les interactions sont nombreuses avec différents acteurs : services internes à la fois administratifs et de recherche, partenaires institutionnels et entreprises privées. Une réactivité particulière est requise, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser. Disponibilité et contraintes horaires : l'organisation d'événements peut impliquer des dépassements horaires en soirée ou ponctuellement le samedi ou le dimanche.MissionMissionsSoutien à l'organisation d'événements à caractère scientifique ou professionnel Conseil aux organisateurs sur le montage global de l'évènement Assurer l'interface avec les clients et partenaires Aide au choix du lieu et organisation de visites techniques Coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) Coordination des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique) Gestion des aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques Respecter et faire respecter la mise en application des règles d'hygiène et de sécurité - Participation à l'amélioration des procédures internes et au respect des règles d'hygiène et sécurité applicables aux ERPGestion administrative et financière Suivi administratif des dossiers Elaboration des devis clients Participation à l'élaboration et l'actualisation de documents liés à l'activité du serviceActivités principales Domaine d’activité 1 Conseiller les organisateurs sur le montage global de l’évènement Aider au choix du lieu et organisation de visites techniques Domaine d’activité 2 Assurer la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique) Gérer les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques Participer à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)… Domaine d’activité 3 Assurer le suivi administratif des dossiers Élaborer des devisProfilTitulaire d’un diplôme baccalauréat, idéalement d’un bac +2, cette fonction requiert : Rigueur et fiabilité Sens de l’organisation Capacité à travailler en autonomie et à partager les informations en équipe Fortes qualités relationnelles Usage de l’anglais serait une compétence appréciée☒ Une 1ère expérience dans la coordination événementielle de 1 an serait un plus.Plus D'informationsBasé à Talence - accès tram B (arrêt Peixotto) bus, vélo.Rémunération mensuelle brute entre 2 002 € et 2 229 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (primes contractuelle et de fonction incluses).Avantages Liés Au PosteForfait de congés annuels dès la première annéePrise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de GirondeParticipation à la mutuelle à hauteur de 15€ / moisRestauration subventionnéeDes offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travailParcours d’accueil et formationsProcessus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !Référence de l'offre : to8ubv39gz