Office & Culture Manager*in (m/w/d) - Karenzvertretung (ab 30 Wochenstunden)

Deine AufgabenFachliche und organisatorische Führungsverantwortung für die Mitarbeiter am Empfang und in der ReinigungZentrale Ansprechperson für alle Facility-Management-Themen im BürogebäudeOrganisation, Koordination und Beauftragung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen in Zusammenarbeit mit internen und externen DienstleisternPlanung, Umsetzung und laufende Betreuung von Mitarbeiterbenefits (z.B. Mittagsverpflegung, Kaffee, Sport) sowie Initiierung und Organisation von Events zur Förderung von Unternehmenskultur und MitarbeitermotivationKoordination und bei Bedarf Evaluierung bestehender Lieferanten für Facility, Benefits und WellbeingEnge Zusammenarbeit mit HR und weiteren internen Schnittstellen, insbesondere im Bereich Arbeitsplatzgestaltung und MitarbeiterzufriedenheitKontrolle von Eingangsrechnungen mit Bezug zu Facility, Benefits und EventsReisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen etc.) unter Berücksichtigung interner ReiserichtlinienSeminarorganisation: Planung und Organisation interner und externer Schulungen, Seminare und Workshops inkl. Teilnehmermanagement und LogistikTerminkoordination: Organisation und Abstimmung von Terminen, Meetings und Besprechungen inklusive Raumplanung und technischer AusstattungKommunikation und Korrespondenz: Professionelle interne und externe Kommunikation im Namen des CFO. Bearbeitung von Anfragen, E-Mails und SchriftverkehrKreditkartenabrechnungen: Prüfung, Zuordnung und Abwicklung von Kreditkartenabrechnungen sowie Unterstützung bei der ReisekostenabrechnungDokumentenablage: Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Ablage, Sicherstellung einer strukturierten und effizienten DokumentenorganisationZeiterfassungssystem: Betreuung und Pflege des Zeiterfassungssystems, Kontrolle der erfassten Zeiten sowie Unterstützung der Mitarbeitenden bei RückfragenDein ProfilAbgeschlossene kaufmännische AusbildungSehr gute MS Office-KenntnisseSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftStrukturierte Arbeitsweise und hohes Maß an Selbstständigkeit und VerantwortungsbewusstseinLösungsorientierte, eigenständige ArbeitsweiseGute organisatorische FähigkeitenSehr gute Kommunikations- und KooperationsfähigkeitTeamfähigkeitWir bietenDu möchtest gelegentlich von zu Hause arbeiten? 2 Tage Homeoffice/Woche sind bei uns StandardUnsere Gleitzeit ermöglicht Dir eine flexible ZeiteinteilungDu kannst Dich bei uns sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickelnBei uns wird es nie langweilig - ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet ist garantiertDu möchtest eigene Ideen einbringen? Wir freuen uns über MitarbeiterInnen, die Eigeninitiative zeigenDie Gesundheit unserer MitarbeiterInnen ist uns wichtig, daher ermöglichen wir die Nutzung eines exklusiven Sportangebots (myClubs) und versorgen sie mit frischem ObstBei uns kannst Du zwischen der Wiener Linien Jahreskarte (Jobticket) oder dem Pluxee-Lebensmittelpass wählenFür gesellige Runden trifft man sich an unserer Kaffee- und Teebar - ganz ohne Dresscode Bei diversen Firmen- & Teambuilding Events kommen wir gerne zusammenJe nachdem wieviel Erfahrung und welche Qualifikation Du für diese Position mitbringst, bieten wir Dir ein überkollektivvertragliches Bruttogehalt ab EUR 3.000,00 (Vollzeit, 40h/Woche) mit der Möglichkeit einer entsprechenden Überzahlung