Secrétaire de direction service Cohésion, Solidarités et Education - H/F

Située au cœur du Parc Naturel Régional du Haut-Jura. A 50 mn de Genève, tout près des stations de ski du Haut-Jura, la commune nouvelle des Hauts de Bienne (Morez - La Mouille - Lezat).Le PostePRESENTATIONAu cœur de l’action municipale, le service Cohésion, Familles et Éducation de la Commune de Hauts-de-Bienne œuvre chaque jour pour renforcer le lien social, accompagner les familles et soutenir le parcours éducatif des enfants de tout âge. En rejoignant cette équipe engagée et pluridisciplinaire, vous participerez à la mise en œuvre de projets porteurs de sens, au service du bien-être et du développement de tous les habitants. En qualité de secrétaire de direction, au côté de la DGA, vous contribuerez à la coordination et à la fluidité de ce service stratégique, véritable pilier de la politique éducative et sociale de la commune.MISSIONSSous l'autorité directe de la DGA, le/la Secrétaire de Direction assure l'assistance, l'organisation, la gestion et le suivi des dossiers de la Direction. Il/Elle est le point d'entrée et l'interface privilégiée de la DGA avec l'ensemble des services, les élus, les partenaires institutionnels et les usagers.Ce poste requiert une grande autonomie dans l'organisation du travail, un sens aigu de l'initiative et une capacité à gérer des dossiers de manière transversale et parfois sensible.Activités Principales Assistance de Direction et Secrétariat de la DGA (Autonomie forte)Gestion proactive de l'agenda et des priorités : Organiser les rdv et le planning des réunions du service, filtrer les sollicitations, préparation des dossiers et des éléments nécessaires à la prise de décisions.Organisation logistique : Planifier et organiser les réunions, comités de direction et instances spécifiques aux politiques sociales (réservation de salles, convocation, préparation des supports).Confidentialité : Garantir la discrétion et le secret professionnel sur l'ensemble des informations et dossiers traités. Appui administratif et budgétairePréparation et suivi des dossiers : suivi administratif des dossiers projets et activités de la direction.Préparation et suivi des documents budgétaires (dépenses, recettes, tableaux de suivi, bon de commande et engagements)Gestion des flux d'information : Filtrer, prioriser, distribuer et suivre le courrier physique et électronique de la DGA. Mettre en place et gérer les outils de suivi (parapheurs électroniques, tableaux de bord, e-parapheur de factures).Rédaction et formalisation : Rédiger des comptes-rendus de réunions, des notes de synthèse, des courriers, des bilans, des relevés de décisions, et mettre en forme des rapports ou présentations de la DGA.Tableaux de bord : Contribuer à l'élaboration et au suivi des tableaux de bord d'activité de la Direction (suivi budgétaire, RH, avancement des projets, suivi des indicateurs). Communication interne et externeLien avec les services : Assurer la circulation fluide des informations et des documents entre la DGA, les encadrants de proximité et les autres services municipaux.Partenariat externe : Servir d'interlocuteur(trice) pour les partenaires externes (institutionnels, associatifs, État) et les usagers ;Accueil et Interface : Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction, en identifiant l'objet de l'appel ou de la visite et en orientant vers le bon interlocuteur ou en apportant une réponse de premier niveau.Gestion Administrative/RH simplifiée : Participer au suivi des aspects RH et logistiques de la Direction (engagement comptable, commandes de fournitures, suivi des temps) et mise en forme et diffusion de documents (notes, rapports, présentations…) Contribution au management et à l’organisationAppui méthodologique et organisationnel aux encadrants de proximité (suivis RH et budgétaire, plannings…)Participation à la coordination : faciliter la communicationAide à l’organisation des temps collectifs (réunions d’équipe, évènements institutionnels…)Profil RecherchéSavoirs (Connaissances)Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité.Notions des politiques publiques de Solidarités et d'Éducation (Petite Enfance, CCAS, etc.) - appréciées.Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, outils collaboratifs).Maîtrise des règles et techniques de secrétariat de direction, de classement et d'archivage.Maîtrise des techniques rédactionnelles (notes, courriers administratifs, comptes-rendus).Savoir-faire (Aptitudes opérationnelles)Capacité d'organisation et de priorisation élevée, gestion des urgences et des imprévus.Autonomie et prise d'initiative dans la gestion des dossiers et la recherche d'information.Capacité à synthétiser des informations complexes et à rédiger de manière claire et structurée.Capacité à représenter sa hiérarchie auprès d'interlocuteurs variés.Capacité à respecter des délais contraints et à travailler en mode projet.Savoir-être (Qualités relationnelles)Discrétion, sens de la confidentialité et devoir de réserve indispensable.Aisance relationnelle et sens de la diplomatie.Rigueur, méthode et fiabilité.Proactivité, anticipation.Capacité à travailler en équipe avec les autres assistantes et chefs de service.CONDITIONS D'EXERCICELieu de travail : Pôle Cohésion Sociale et Education de la commune, 23 avenue de la libération, et Mairie.Temps de travail : Temps complet.Contraintes : Disponibilité requise, notamment en période de préparation d'instances ou d'événements. Possible amplitude horaire en fonction des nécessités de service.Cadre d’emploi : adjoint administratifProfil : Formation Bac+2 (secrétariat, gestion, administration publique)CDD 1 anType de salaire : A définir selon profilPrise de poste : Dès que possibleExpérience souhaitéeRenseignements auprès de Mme VANDELLE Marine - directrice du pôle - au 03 84 33 74 88 ou au 07 71 37 72 56