Storage & Administrative site Officer

EXERGY are the developers, engineers and producers of Organic Rankine Cycle (ORC) systems, with the innovative, pioneering Radial Outflow Turbine. ORC systems are used for power production from renewable energy sources, including biomass, solar, geothermal energy and waste heat recovery. They perform with greater efficiency and flexibility than traditional Rankine cycle and operate under diverse conditions.EXERGY undertake the development and manufacturing process of the ORC turbine and plant internally. This includes R&D, testing, engineering, project management and after-sales service.EXERGY is part of China's TICA GROUP, an international high-tech group with annual turnover of approx 1 Billion $ with more than 3.000 employees across the globe.https://www.exergy-orc.com/https://youtu.be/OOrJKgmbD1MFor our geothermal power plant in Portugal we are looking for someone to manage all storage operations and administrative tasks on-site, including the reception, registration, and distribution of materials and equipment, as well as coordination of welfare unit operation and interaction with local authorities.Key ResponsibilitiesMaintain an accurate and up-to-date inventory of all equipment and materials stored at the construction site;Ensure the safe storage and protection of delivered materials in accordance with requirements;Coordinate and oversee the distribution of materials to subcontractors based on site demands and work progress;Monitor deliveries, check conformity with packing lists and technical specifications, and manage non-conformity documentation where required;Prepare and share regular reports on stock levels, usage, and remaining quantities;Ensure proper tagging, labelling, and tracking of all stored items;Coordinate with procurement/logistics team for future deliveries and provide on-site storage capacity updates;Manage and oversee the daily operation of site welfare units, including cleaning, water supply, waste management, and maintenance needs;Act as point of contact for interactions with local authorities (municipality, police, etc.) for permits, inspections, and notifications;Organize and maintain administrative documentation related to site services, utilities, equipment movements, and subcontractor logistics;Support the coordination of temporary facilities (e.g., temporary offices, storage containers) and ensure utility services (electricity, water, internet) are functioning properly;Assist the Site Manager with daily coordination of services necessary for the proper functioning of the site.QualificationsTechnical diplomaMinimum 3 years of experience in construction logistics, warehouse supervision, or site administration in industrial or infrastructure projects.Proficiency in Microsoft Office (especially Excel).Familiarity with stock tracking systems and delivery documentation.Basic understanding of construction equipment and materials.Highly organized, detail-oriented, and proactive.Strong communication skills and ability to interact with multinational teams and local service providers.English: AdvancedPortuguese: Intermediate or fluentPara nossa usina geotérmica em Portugal, estamos procurando alguém para gerenciar todas as operações de armazenamento e tarefas administrativas no local, incluindo a recepção, registro e distribuição de materiais e equipamentos, bem como a coordenação da operação das unidades de bem-estar e a interação com as autoridades locais.Principais ResponsabilidadesManter um inventário preciso e atualizado de todos os equipamentos e materiais armazenados no canteiro de obras.Garantir o armazenamento seguro e a proteção dos materiais entregues, conforme os requisitos.Coordenar e supervisionar a distribuição de materiais aos subcontratados com base nas demandas do local e no progresso das obras.Monitorar entregas, verificar conformidade com listas de embalagem e especificações técnicas, e gerenciar documentação de não conformidade quando necessário.Preparar e compartilhar relatórios regulares sobre níveis de estoque, uso e quantidades restantes.Garantir a etiquetagem, rotulagem e rastreamento adequados de todos os itens armazenados.Coordenar com a equipe de compras/logística as futuras entregas e fornecer atualizações sobre a capacidade de armazenamento no local.Gerenciar e supervisionar a operação diária das unidades de bem-estar no local, incluindo limpeza, abastecimento de água, gestão de resíduos e necessidades de manutenção.Atuar como ponto de contato para interações com autoridades locais (município, polícia, etc.) para licenças, inspeções e notificações.Organizar e manter a documentação administrativa relacionada aos serviços do local, utilidades, movimentação de equipamentos e logística de subcontratados.Apoiar a coordenação de instalações temporárias (por exemplo, escritórios temporários, contêineres de armazenamento) e garantir o funcionamento adequado dos serviços públicos (eletricidade, água, internet).Auxiliar o Gerente de Obra na coordenação diária dos serviços necessários para o bom funcionamento do local.RequisitosDiploma técnico.Mínimo de 3 anos de experiência em logística de construção, supervisão de armazém ou administração de obras em projetos industriais ou de infraestrutura.Domínio do Microsoft Office (especialmente Excel). Familiaridade com sistemas de rastreamento de estoque e documentação de entrega.Conhecimento básico de equipamentos e materiais de construção.Altamente organizado, atento aos detalhes e proativo.Fortes habilidades de comunicação e capacidade de interagir com equipes multinacionais e prestadores de serviços locais.IdiomasInglês: AvançadoPortuguês: Intermediário ou fluenteApplications are welcome from all qualified candidates, regardless of gender, age, ethnicity, disability, sexual orientation, religion, or any other protected characteristic, in compliance with Italian Legislative Decree No. 198/2006 and other applicable anti-discrimination laws.