1 Assistant to CLEX Manager

Job DescriptionMiTek® is a global provider of building solutions for the residential and commercial construction industries. Utilizing software, services, engineered products, and automated manufacturing equipment, MiTek partners with clients to accelerate their genius and deliver breakthroughs in building.With a rich 60-year history and a network of 6,500 team members worldwide, MiTek pairs local expertise with global capabilities. As a Berkshire Hathaway (NYSE: BRK-A, NYSE: BRK-B) company since 2001, MiTek has a record of continuous growth and innovation.Learn more at www.mii.com.A Brief OverviewĐiều phối viên Quan hệ khách hàng chịu trách nhiệm tương tác và hỗ trợ khách hàng và nhân viên công ty về các vấn đề liên quan trong các chuyến công tác trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, vị trí này hỗ trợ trong việc tổ chức các sự kiện, hoạt động gắn kết và nâng cao trải nghiệm của khách hàng và nhân viên công ty. Ứng viên lý tưởng cần có sự nhạy bén, chủ động, tư duy phản biện và khả năng giao tiếp hiệu quả. Bên cạnh đó, tính chinh xác, khả năng chịu được áp lực công việc và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố rất cần thiết.The Customer Coordinator is responsible for interacting with and assisting customers and company employees on related matters during domestic and international business trips. In addition, this position assists in organizing engaging events, activities and enhancing the customers and employees experience. The ideal candidate should have acumen, initiative, critical thinking and effective communication skills. Besides, the accuracy, ability to withstand work pressure and professional working attitude are also essential factors.ResponsibilitiesWhat You Will Do:Chịu trách nhiệm về các công việc sắp xếp, tổ chức, hỗ trợ liên quan trước và trong toàn bộ thời gian khách hàng hoặc các thành viên tập đoàn MiTek đến tham quan, công tác tại MiTek Việt Nam: Tìm kiếm, đánh giá, đề xuất và đặt chỗ lưu trú theo yêu cầu của khách hàng, Đảm bảo theo dõi và điều phối việc đón khách tại sân bay và ngược lại, sắp xếp quà tặng và phối hợp với các quản lý bộ phận liên quan trong việc chào đón khách. Chịu trách nhiệm trong việc tổ chức tiệc tối hàng tuần chào đón khách hàng, các chuyến đi tham quan và các hoạt động hàng tuần cho khách hàng. Chịu trách nhiệm trong cung cấp các dịch vụ cần thiết hàng ngày hoặc khi có yêu cầu cho khách hàng như sắp xếp phương tiện di chuyển, thông tin liên lạc, thẻ ra vào văn phòng, đổi tiền, sắp xếp tiệc cho khách hàng và các thành viên trong nhóm v.v… Giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thời gian lưu trú của khách hàng tại Việt Nam trong phạm vi trách nhiệm công việc như các vấn đề sức khỏe, an toàn, nơi lưu trú…Đảm bảo cung cấp cho khách hàng các thông tin quan trọng liên quan đến chuyến đi, thủ tục tại sân bay, các đầu mối liên hệ quan trọng, v.v.Sắp xếp và theo dõi việc thực hiện các yêu cầu thanh toán đối với các chi phí phát sinh của khách hàng tại Việt Nam: chỗ ở, tiền thuê nhà, các tiện ích, v.v.Khi có yêu cầu, hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị quà tặng cho các thành viên nhóm vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, cưới hỏi,v.vĐiều phối đội ngũ tài xế và các phương tiện vận chuyển nhằm thực hiện một cách hiệu quả việc đưa đón đội ngũ quản lý cấp cao, việc nhân viên di chuyển qua lại giữa các văn phòng hoặc các điểm đến được yêu cầu hàng ngày, việc vận chuyển tài sản công ty theo yêu cầu/quy trình của công ty, v.v.Bảo mật tuyệt đối các thông tin cá nhân của khách hàng, không được tiết lộ khi chưa có sự cho phép chính thức của công tyHỗ trợ và phối hợp với các thành viên trong nhóm và các bộ phận khác trong việc tổ chức sự kiện, hoạt động của công ty: gặp gỡ nhân viên mới, các chuyến du lịch, sự kiện gắn kết nhân viên v.v.Báo cáo, cập nhật cho cấp quản lí về tiến độ công việc và các vấn đề (nếu có) một cách chính xác và kịp thờiCập nhật quy trình làm việc, biểu mẫu và đề xuất phương án cải tiến cho Quản lýCác công việc khác theo sự phân côngBe responsible for the arrangement, organization, and related support before and during the entire time customers or MiTek cooperation members coming to visit and work at MiTek Vietnam: Search, evaluate, recommend and book accommodation according to customer requests Ensure to monitor and coordinate the pick-up of customers at the airport and vice versa, arrange gifts and coordinate with relevant management department in welcoming guests Responsible for organizing weekly customer dinner, sightseeing tours and weekly activities for customers Responsible for providing necessary daily services or upon request to customers such as arranging transportation, contact information, office access cards, currency exchange, and party arrangements for customers and their team, etc. Address any issues that arise during the customer's stay in Vietnam within the scope of job responsibilities such as health problems, safety, accommodation issues...Ensure to timely provide customers with accurate critical information related to their trips, airport procedures, critical contact points, etc.Arrange and monitor the implementation of payment requests for expenses incurred by customers in Vietnam: accommodation, rent, utilities, etc.When requested, assist customers in preparing gifts for their staff on holidays, New Year, birthdays, weddings, etc.Coordinate the driver team and vehicles to effectively carry out transportation of senior management teams as well as employees moving back and forth between offices or required destinations on a daily basis, delivery company assets according to company requirements/procedures, etc.Absolutely keep the confidentiality of customer’s personal information, do not disclose without the company’s official permissionSupport and coordinate with team members and other departments in organizing company events and activities: meeting new employees, employee engagement trips, events, etc.Report, update accurately and promptly to the Manager on the working process and issues (if any)Update working processes, forms and propose improvement initiatives for the ManagerOther reasonable duties as assignedQualificationsTốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng, ngành Quản trị dịch vụ Du lịch, Quản trị Kinh Doanh hoặc các ngành có liên quanCó kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan là một lợi thếTrình độ tiếng Anh (CEFR) B1+ hoặc tương đươngKỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiênKỹ năng quản lý thời gian tốt với khả năng đã được chứng minh về việc đáp ứng thời hạnThái độ làm việc trung thực và cẩn thậnSử dụng thành thạo vi tính văn phòngHiểu biết sâu sắc về dịch vụ khách hàng bao gồm việc thực hiện các quy định về sự hài lòng của nhân viên.University or College degree, major in Tourism Service Management, Business Administration, or related fieldsHave experience in relevant field is a plusEnglish level (CEFR) B1+ or equivalentAbility to organize and prioritize tasksGood time management skills with a proven ability to meet deadlinesHonest and careful working attitudeProficient with Microsoft Office SuiteDemonstrated internal customer service insights including the implementation of employee satisfaction charters.