Event & Group Coordinator

À propos de nousSitué à 1 250 mètres d’altitude, au cœur du village de Villars-sur-Ollon, le Villars Palace s’impose comme une icône intemporelle de l’hôtellerie de luxe alpine, où le charme historique se marie à un raffinement contemporain. Entièrement rénové en 2022, l’établissement abrite 103 chambres et suites élégantes, un restaurant gastronomique, un bar convivial, ainsi qu’un vaste espace bien-être de 2 300 m², pensé comme un véritable havre de détente. Depuis ses terrasses et nombreuses chambres, les hôtes profitent de vues à couper le souffle sur les Alpes suisses, offrant un spectacle naturel en toute saison. Adresse de choix pour les voyageurs en quête d’authenticité comme pour les événements privés ou professionnels, le Villars Palace propose des infrastructures de pointe pour séminaires, retraites et célébrations exclusives. Membre du Villars Alpine Resort, il incarne l’excellence de l’hospitalité suisse. En 2024, il a rejoint les cercles prestigieux des "Swiss Deluxe Hotels" et des "Leading Hotels of the World", consacrant son statut d’adresse alpine d’exception.MissionAvant l’arrivée des clientsAssurer le suivi administratif des dossiers groupes et événements, en garantissant la collecte, la mise à jour et la conformité des informations sous la supervision de l’Events & Groups Executive.Préparer et produire l’ensemble des documents contractuels et opérationnels (contrats, fiches techniques, ordres de service, rooming lists), en respectant les standards internes et les exigences clients.Mettre à jour les contingents de chambres, les allotements et toutes les données clients dans le système de réservation (Opéra Cloud ou équivalent), afin d’assurer la fiabilité des informations transmises aux équipes opérationnelles.Coordonner la communication interservices en veillant à la diffusion claire, complète et ponctuelle des informations essentielles à la bonne préparation des événements.Participer activement à la rédaction et à la transmission des ordres de service, en respectant les délais impartis et les procédures internes.Contribuer à la création des supports événementiels (menus, signalétique, papeterie), en garantissant leur conformité avec la demande client et l’identité visuelle de l’établissement.Durant l’événementAssister l’Events & Groups Executive dans le suivi opérationnel quotidien des événements sur site, afin d’assurer la fluidité des prestations et la satisfaction client.Servir de relais opérationnel entre les clients et les équipes internes, en facilitant la communication et en apportant des réponses rapides aux besoins exprimés.Gérer les ajustements de dernière minute (horaires, salles, prestations supplémentaires), en s’assurant de leur bonne prise en compte par les services concernés.Suivre la qualité et la bonne exécution des prestations, en veillant au respect des standards de service et des engagements contractuels.Garantir la mise à jour continue des éléments nécessaires à la facturation, en coordination avec le service financier, afin d’assurer l’exactitude des données transmises.Après l’événementContribuer à la préparation des factures finales, en contrôlant les prestations réalisées et en s’assurant de l’exhaustivité des éléments de facturation.Participer au recueil et à l’analyse des feedbacks clients, pour soutenir l’amélioration continue du service et le suivi de la satisfaction.Mettre à jour la base de données clients et les outils statistiques, en garantissant la fiabilité des informations collectées.Soutenir les initiatives de fidélisation et de prospection du département, en contribuant à la mise en valeur des retours clients et des opportunités commerciales.En collaboration avec son/ses supérieursAssurer le soutien administratif quotidien du département, en participant à la gestion documentaire, au classement et au suivi des dossiers internes.Assister à la préparation des supports de présentation, des rapports mensuels et des analyses d’activité, conformément aux attentes de la hiérarchie.Participer activement à la formation et à l’intégration des nouveaux collaborateurs et stagiaires, afin de garantir la transmission des bonnes pratiques et des standards internes.Veiller au respect des procédures internes et à l’application des standards de qualité, en contribuant au contrôle régulier des processus et à leur amélioration continue.ProfilFormationFormation de type école hôtelière ou commerciale (CFC, BEP, Bac Pro, Bachelor ou équivalent).Une spécialisation en gestion hôtelière ou en organisation d’événements constitue un atout apprécié.ExpériencePremière expérience réussie dans un poste similaire, idéalement acquise dans un établissement hôtelier haut de gamme (4* ou 5*).Compétences techniquesTrès bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et aisance dans l’utilisation de Canva.Connaissance des logiciels de gestion hôtelière, Opéra Cloud constituant un avantage significatif.Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ; la pratique d’autres langues est un atout supplémentaire.Qualités personnellesExcellentes compétences relationnelles et aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés.Très bonne organisation et sens aigu du détail dans la gestion des tâches quotidiennes.Personne polyvalente, flexible, fiable et capable de gérer simultanément plusieurs demandes dans un environnement dynamique.Référence de l'offre : 1rciee738y