Executive Assistant

Rattaché(e) au Directeur du Site, vous assurez l’organisation, la gestion administrative et l’optimisation des activités de la Direction. Vous intervenez sur la préparation des déplacements, la gestion documentaire, l’accueil des visiteurs, la coordination d’événements et le management d’équipes administratives. Vous êtes un(e) acteur(trice) central(e) du bon fonctionnement de l’entreprise et de la fluidité des échanges internes et externes.Responsabilités Organiser les déplacements en France et à l’international pour la Direction et les équipes, optimiser les coûts et préparer les dossiers de visa. Assurer l’assistance à la Direction : gestion d’agendas, préparation de présentations, organisation d’événements internes/externes, suivi des notes de frais et création de newsletters. Gérer et optimiser les documents, dossiers administratifs et agendas de la Direction, mettre à jour les photos et accueillir les visiteurs et nouveaux embauchés. Piloter les conventions sociales (salle de sport, écoles, assurances…), organiser les formations administratives et assurer le suivi des dossiers.Qualifications Bac+3 minimum en gestion administrative ou équivalent. Expérience de 1 à 5 ans dans une société industrielle internationale. Maîtrise des applications bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Français, anglais et arabe confirmés.Les plus qui pourraient vous rendre encore plus unique Bonne connaissance de la législation relative aux visas. Sens de la négociation et de l’écoute. Expérience dans la gestion d’événements ou de projets transverses.Parce que votre profil ne se résume pas qu’à des compétences métier Capacité à communiquer efficacement en interne et en externe. Fiabilité, rigueur et sens de l’organisation pour garantir la qualité du service. Esprit d’initiative et autonomie pour gérer les priorités et proposer des améliorations.Ce poste vous permettra de développer vos compétences dans un environnement stimulant et de contribuer activement à la réussite collective de Timelec.