Facilities Assistant

STELLENBESCHREIBUNG / ZWECK:Unterstützung in allen administrativen Aspekten des Facility Managements und der Berichterstattung. Verantwortlich für die Beantwortung von Mieter-/Kundenserviceanfragen für ein Portfolio von Unternehmensimmobilien. Erstellung und Unterstützung bei der Erstellung verschiedener monatlicher (und anderer periodischer) Betriebs-, Verwaltungs- und Finanzberichte. Kann auch als Unterstützung für Rezeption, Poststelle und Bürodienste fungieren. Administrative Aufgaben erfordern umfassende Erfahrung, Kompetenz und Kenntnisse der Organisationsrichtlinien und -praktiken für eine bestimmte Gruppe oder Einzelperson.ESSENTIAL DUTIES:Koordination mit dem Facility-Team bei der Verwaltung immobilienbezogener Dokumente – Memos, Briefe, Monatsberichte.Unterstützung bei der Überwachung von Helpdesk-Anfragen und Arbeitsaufträgen, um sicherzustellen, dass Anfragen verteilt und abgeschlossen werden.Unterstützung bei der Konfiguration von Bewirtungs- und Besprechungsräumen.Unterstützung bei der Verwaltung von Schreibtisch- und Raumbuchungen.Unterstützung bei der Organisation von Kurieren und/oder Taxis.Verwaltung der Zuweisung von Schließfächern und/oder Sitz-/Bürozuweisungen für Mitarbeiter vor Ort.Pflege der Liste und Unterstützung bei der Verteilung, dem Ersatz und/oder der Deaktivierung von Sicherheitszugangskarten.Koordination von Mieterserviceanfragen im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Verwaltung der Immobilie. Wahrung eines professionellen Erscheinungsbilds gegenüber internen und externen Anrufern.Abstimmung mit dem Vermietervertreter bezüglich aller vom Mieter angeforderten Dienstleistungen und/oder Arbeitsaufträge. Bei Bedarf Rücksprache mit dem Vermieter oder den Immobilienvertretern halten.Zusammenstellen von Informationen, Erstellen und Aktualisieren von Berichten oder Bearbeiten anderer Dokumente nach Bedarf: Lieferantenversicherungszertifikate, Lieferantenserviceverträge, Lieferantenrechnungen und Serviceaufzeichnungen, Notruflisten für die Immobilie, Mieterkontaktlisten usw.Entwicklung und Pflege von Archivierungs- und Nachverfolgungssystemen für Immobilien, die oben genannten Berichte und Dokumente.Unterstützung der Facility Manager bei der Erstellung und Entwicklung des jährlichen Budgets.Unterstützung der Facility Manager bei der Erstellung monatlicher Berichte auf Anfrage.Unterstützung bei der Rechnungsstellung an Lieferanten.Unterstützung der Rezeption.Beaufsichtigung des Kopier- und Postversands innerhalb der zuständigen Abteilung.Überwachung und Bestellung von Büromaterial, Verbrauchsmaterialien und persönlicher Schutzausrüstung (PSA) nach Bedarf.Überwachung und Bestellung von Vorratsvorräten nach Bedarf.Kontaktaufnahme und Abstimmung mit Lieferanten zur Wartung oder Reparatur von Geräten nach Bedarf.Abstimmung mit dem Facility Manager und Unterstützung bei EH&S-Aktivitäten, Kommunikation und Richtliniendurchsetzung vor Ort.Übernahme weiterer zugewiesener Aufgaben möglichFÄHIGKEITEN, AUSBILDUNG & ERFAHRUNG:Erfahrung im Facility-/Büromanagement und Gebäudebetrieb wünschenswertAusgezeichnete Kommunikations-, Schreib- und OrganisationsfähigkeitenFließende Englischkenntnisse in Wort und SchriftAusgeprägte Multitasking-FähigkeitHervorragende Kundenservice-FähigkeitenGute Kenntnisse in MS Word, MS Excel und OutlookSelbstständiges Arbeiten mit minimaler AufsichtLiebe zum Detail WAS WIR BIETEN: Schnelles ArbeitsumfeldUnternehmerisches und unterstützendes TeamWettbewerbsfähiges GehaltARBEITSBEDINGUNGEN: Normale Arbeitsbedingungen ohne unangenehme Elemente